高校開展遠程檔案利用服務的實踐與探索

陳 敏

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高校開展遠程檔案利用服務的實踐與探索

陳 敏

【摘 要】伴隨電子科技的飛速發展與廣泛應用，當今世界逐步步入了信息化時代。這是世界發展的一個大趨勢，是一股推動經濟社會變革的重要力量。在這樣的前提下，各種遠程服務層出不窮，而高校檔案的遠程利用服務也逐步地形成并在穩步發展。本文筆者就推動高效開展遠程檔案利用服務的意義及策略展開探討與總結。以期為行業提供一定借鑒。

【關鍵詞】高校 檔案服務 遠程利用

現代信息技術的日漸普及和應用，為高校檔案利用服務模式的創新和發展提供了良好的契機，傳統的高校檔案管理模式正面臨著深刻的變革，逐步向著開放化、自動化及數字化等方向轉變。同時，新時代背景下的檔案管理工作更加凸顯了公民主體的信息化自主權和知情權。基于此，高校檔案館如何更好的、與時俱進的順應新型檔案利用系統發展趨勢值得深入思考和研究。

一、高校開展遠程檔案利用服務的必要性

（1）是順應我國社會民生檔案利用服務發展的必要。自十七大以來，我國便將民生改革作為重點工作來開展，并于2007年由國家檔案局印發了關于民生檔案工作推進細則，要求在全國范圍內構建完善的群眾檔案體系。可以說，如今的檔案管理工作將服務民生作為強調重點之一，也意味著我國檔案管理工作邁上了新的發展臺階。在這一過程中，創新民生檔案工作顯得尤其重要。對于高校檔案管理工作而言，所涉及的范圍更為廣泛、多樣，如教職工的科研資料、工資福利、獲獎情況，學生入學檔案、學科成績、畢業學位材料等。這些資料數量龐大，且具有重要意義，關系到廣大師生教育、工作乃至今后的社會發展等。因此，以高效、科學的檔案系統開展管理工作則顯得十分必要[1]。

（2）符合信息化社會發展的要求。如今，信息時代的高速發展催生了各種智能及互聯網技術的誕生，在這一潮流下，如何能夠實現對于此類工具的高效利用決定了高校檔案管理工作能夠以何種質量發展下去。借助于現代信息技術，高校能夠更加輕松的走在全國檔案信息化隊伍前列。自計算機輔助應用、信息化檔案管理系統，至檔案網站、數字化檔案館等的建立，高校檔案管理工作的信息化特點逐步凸顯和加深。截至目前，我國很多高校都已完成了遠程檔案利用服務系統的構建，如南京大學、背景交通大學、先交通大學、清華大學等，通過科學構建檔案服務平臺，學校檔案的網上信息搜索能力、檔案信息利用度及管理有序性都有所提升，使得檔案館的綜合業務工作水平顯著得到改善。值得一提的是，“南大之星”一經研發，便深得國內眾多院校的采納和應用。繼而，國內更多院校更好的實現了學生高考入學成績、畢業生名冊、畢業學位信息的數字化，很多高校檔案庫存便在原有基礎上大幅度擴大，規整化也因此明顯改善[2]。

（3）更好的適應了對于高校師生檔案的需求。如今，我國很多高校都在擴大辦學規模，高校重組及生源擴招正如火如荼的進行著。很多學校出現了當地“一校多區”，甚至跨域的“一校多區”局面，如1994年，上海大學由上海科學技術大學、上海工業大學、上海科技高等專科學校及原上海大學共同合并構建，后形成了以寶山校區為“本部”、延長及嘉定校區為“兩翼”的校園格局。這樣相對分散的學校布局，從某種意義上來說，不僅增加了學校部門檔案的管理難度，而且也使得學校師生在查閱、利用檔案信息時走了很多彎路。在這種情況下，校園網平臺的構建，尤其是遠程檔案利用服務系統的構建便顯得尤為重要。借助于網絡平臺，師生能夠按己所需進行查詢和獲取，部門管理也能夠如期、保質開展[3]。另一方面，在如今國際交流日漸頻繁的今天，很多高校校友都能夠依靠此遠端平臺進行相關檔案信息的查閱和獲取，如學籍檔案材料、中英文成績的查閱和證明開據等。這樣一來，檔案信息需要者便不需長途奔波，節約了時間和金錢，也極大改善了過去因檔案館按時按點開放，需要提前預約等問題，而造成的用戶不滿、焦急等負面情緒的產生。

二、現存高校遠程檔案利用服務平臺系統的相關不足

目前，盡管遠程檔案利用服務平臺系統已經在我國多家高校完成了建設和應用，然而相關工作仍然處于初步階段。如今，檔案信息網站為大多數國內高校應用的主要形式，民生檔案遠程服務系統缺乏一定的主動性，這嚴重制約了我國高校發展規模和能力的提升。可以說，現有模式對于社會信息化發展也會起到一定的阻礙作用。由于大部分的高校檔案館所收集的檔案信息缺乏應有的完善性和全面性，因此能夠開展的遠程檔案利用服務尚且有限，服務范圍較窄[4]。例如，國內很多高校都遇到過類似的問題，他們在研發、應用“檔案網上服務系統”之前，盡管已經完成了上百次模擬調試與運行，然而在實際應用的開展過程中，仍然會存在有失嚴謹與實踐性的相關問題；另外，檔案的查詢和證明的開據比起其他工具來說復雜性較高。與此同時，高校之間缺乏關于遠程檔案系統構建與運用的必要交流。

三、如何有效推進高校遠程檔案利用服務平臺系統的發展

（一）構建功能完善的網絡系統平臺

當前，我國很多高校檔案館都以本校校園網為基礎構建了網站，主要完成檔案館宣傳、工作成果展示工作。實際上，檔案館網站及相關系統平臺的功能遠不只此，相關工作人員應該在此平臺功能的基礎上進行進一步的優化升級，為高校民生提供與其需求相匹配的、更多的服務功能。例如，南京信息工程大學所構建的高校遠程檔案服務平臺不僅用于對外宣傳和成果展示，更為重要的是為師生提供多種形式的檔案查詢；另外，為了更好的提升服務水平，他們還對于館藏信息進行整合和提煉，使得師生參考、利用的信息準確性更高，極大提升了利用率，這便促進了服務水平的極大優化。

（二）落實檔案需求分析，豐富遠程服務內涵

如今，我國高校的檔案利用率伴隨著學生出國熱潮而顯著提升。僅2012年上海大學檔案館便共計接待了7000余名檔案利用人次，其中大多數為中英文成績證明的開據，另有1000余名為進行學位證明、中文成績證明開據[5]。可以說，我國高校師生在辦理出國相關事宜過程中所進行的成績證明、學位證明等為主要服務內容，比例高達86%有余。這些統計數字從某一方面表明，我國高校遠程檔案服務的開展需要以民生需求為基礎，實現服務次重點突出、工作布局詳略得當等。唯有認真梳理客戶需求，突出重點業務服務的應用價值并提升工作能力，才能真正體現遠程檔案利用服務系統的價值。

在本文中，筆者首先針對高校開展遠程檔案利用服務的必要性給出了總結，即順應我國社會民生檔案利用服務發展的必要、符合信息化社會發展的要求、更好的適應了對于高校師生檔案的需求；然后在此基礎上，對于現存高校遠程檔案利用服務平臺系統的相關不足，及如何有效推進高校遠程檔案利用服務平臺系統的發展給出了建設性意見，認為應該構建功能完善的網絡系統平臺、落實檔案需求分析并不斷豐富遠程服務內涵，以期為行業提供借鑒。

參考文獻：

[1]盧杰.論高校檔案中經濟、文化資源的開發與利用[J].淮南工業學院學報(社會科學版),2002(02).

[2]羅學玲.高校檔案為校園文化建設服務之探討[J].湖北師范學院學報(哲學社會科學版),2010(04).

[3]萬絢,方黑虎.Web2.0時代高校檔案館個性化信息利用模式及策略[J].檔案與建設,2012(08).

[4]楊冬權.談檔案與文化建設——在2012年全國檔案工作者年會上的講話[J].中國檔案,2012(12).

[5]崔穗旭.民生檔案信息如何實現社區查詢——由上海市“民生檔案遠程協同服務機制”說開去[J].中國檔案,2012(10).

(作者單位：四川醫科大學檔案館)