計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用分析

張笑天

黑龍江省紅旗農(nóng)場(chǎng)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用分析

張笑天

黑龍江省紅旗農(nóng)場(chǎng)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域內(nèi)均得到廣泛應(yīng)用，在檔案信息管理中也扮演著重要的角色，受到社會(huì)的高度重視。為保證檔案信息資源安全可靠，本文就如何在檔案信息管理中對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)加以合理應(yīng)用，以促進(jìn)檔案信息管理自動(dòng)化的順利實(shí)現(xiàn)，全面提高檔案信息管理效率，僅供相關(guān)人員參考。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案信息管理；應(yīng)用

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸滲透于社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)角落中，并扮演著重要的角色，社會(huì)群體對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴程度也明顯加大。檔案信息管理工作具有一定復(fù)雜性，為切實(shí)保證檔案信息安全，提高管理效果，應(yīng)當(dāng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)加以合理應(yīng)用，從而推進(jìn)檔案管理工作的高效開展，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息管理的重要性

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于檔案信息的檢索和儲(chǔ)存。檔案信息管理是指，通過(guò)一些技術(shù)或手段對(duì)一些重要的、不得泄露任何檔案信息而進(jìn)行的一種安全管理的過(guò)程。在對(duì)檔案信息的檢索、搜集和保存方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)體現(xiàn)出了重要的作用：在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)管理檔案信息與之前的人力管理檔案信息時(shí)相比，計(jì)算機(jī)技術(shù)所展現(xiàn)出來(lái)的，是無(wú)限大的優(yōu)勢(shì)，無(wú)論是查找時(shí)的精準(zhǔn)度、存儲(chǔ)條件、檢索速度、搜集過(guò)程、還是儲(chǔ)存容量，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人力管理。例如，在檔案信息管理過(guò)程中，信息量過(guò)大是一個(gè)不易解決的難題，而計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠很好的解決這個(gè)問(wèn)題。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用主要是通過(guò)掃描來(lái)輸入信息，并且輸入信息后計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行自動(dòng)處理，并將有用的信息壓縮并刻錄，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的存儲(chǔ)。這樣不僅節(jié)約了時(shí)間和空間，還可以提高工作效率。

（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案信息管理提供技術(shù)支持。計(jì)算機(jī)技術(shù)在許多的處理方面有著很強(qiáng)大的技術(shù)支持，而這種成熟的技術(shù)支持足夠支撐去減少檔案信息整理時(shí)的工作量，還可以優(yōu)化檔案信息管理的結(jié)構(gòu)，使其實(shí)現(xiàn)無(wú)需人力的自動(dòng)化的整理和統(tǒng)計(jì)，方便辦公；還能將不同類別的檔案自動(dòng)的分類整理，進(jìn)行統(tǒng)一的管理，既節(jié)約人力物力和成本，還提高工作效率。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息管理自動(dòng)化。在檔案信息管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠?yàn)闄n案信息管理工作提供可靠的技術(shù)支持。尤其是信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)也經(jīng)歷了較大的發(fā)展變革，日漸完善成熟，在信息處理上的效率較高，能夠?qū)n案信息進(jìn)行規(guī)范的掃描、編排、整理與輸出，從而保證檔案信息管理工作的有序開展。通過(guò)研究可知，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的合理應(yīng)用，能夠在提高檔案信息管理效率的同時(shí)，合理控制成本，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理中人力物力資源的優(yōu)化配置，保證檔案信息管理的實(shí)效性。

（二）促進(jìn)檔案信息向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，是基于數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上得以實(shí)現(xiàn)的，能夠促進(jìn)檔案信息向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，從而更好的滿足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的利用需要，提高檔案信息管理的有效性與靈活性。基于計(jì)算機(jī)技術(shù)之上促進(jìn)電子檔案的形成，并對(duì)此類信息進(jìn)行有效分類、篩選、整理與加工，使得檔案管理工作更具便捷性和高效性，檔案信息易于存儲(chǔ)、閱讀和傳遞，降低了檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)和利用打下良好的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案信息的管理與健全。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，一定程度上拓寬了檔案信息管理空間，尤其是在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的整體環(huán)境下，檔案信息管理工作面臨著復(fù)雜的形勢(shì)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠規(guī)范檔案信息管理環(huán)節(jié)，提高檔案信息管理的有效性，從而為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案信息管理主要包含總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、系統(tǒng)管理以及安全措施等諸多環(huán)節(jié)，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，兼具硬件與軟件。由于檔案信息具有隱私性，因此檔案信息管理工作也具有一定特殊性，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握檔案信息管理的具體情況以及相關(guān)要求，加強(qiáng)檔案信息的管理與健全，推進(jìn)檔案信息管理工作的高效開展，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

（四）保障檔案信息安全。檔案信息管理是一項(xiàng)重要的工作，尤其體現(xiàn)在安全性，如果信息泄露會(huì)造成嚴(yán)重的后果，甚至?xí)址纲Y料當(dāng)事人的隱私權(quán)。所以，要做好檔案信息的安全保障是管理工作的重中之重。信息安全重在管理，首先要建立一整套完整的安全保障制度，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)制作、完善防病毒軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行防病毒保護(hù)，還要防止黑客等隊(duì)檔案信息進(jìn)行攻擊，其次，要對(duì)重要信息做好保密工作，例如對(duì)涉及到重要秘密的信息要進(jìn)行雙重加密設(shè)置，將加密檔案放在加密計(jì)算機(jī)中，并設(shè)置密碼，進(jìn)行身份權(quán)限的設(shè)定，并指定專業(yè)的、經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人員進(jìn)行管理。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的優(yōu)點(diǎn)

其一，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理中能夠保證檔案信息的時(shí)效性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要定期整理與分類，檔案管理人員的工作任務(wù)量較大，并且極易存在失誤而影響檔案管理效率。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行掃描、整理、分類等，并基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸，完成歸檔等工作，保證檔案信息管理的時(shí)效性與實(shí)用性，切實(shí)提高檔案信息管理工作效率。

其二，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享。在檔案信息管理過(guò)程中，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)可以建立專屬檔案信息庫(kù)，錄入開放式信息，便于檔案信息查詢與調(diào)取，并且能夠最大程度上節(jié)約時(shí)間與空間，提高檔案信息管理效率，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用，為社會(huì)群體生產(chǎn)生活帶來(lái)極大的便利，對(duì)于檔案信息管理工作來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息管理工作中的整理、分類、查詢以及輸出等環(huán)節(jié)提供了可靠的技術(shù)支持，使得檔案信息管理工作效率明顯提升，檔案服務(wù)范圍逐步拓寬，檔案信息服務(wù)質(zhì)量與效果也得到明顯改善。因此在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，檔案信息管理工作中應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)加以合理應(yīng)用，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，加大力度開發(fā)系統(tǒng)，建立具有良好應(yīng)用價(jià)值的檔案信息管理系統(tǒng)，從而為檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

[1]劉文慶．檔案信息管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用分析[J]．?dāng)?shù)字通信世界,2016(7)．

[2]王磊．計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用[J]．中國(guó)管理信息化,2015, 18(5):244-245．