探析高校檔案工作的建設與管理

張文華

山東廣播電視大學 山東濟南 250014

探析高校檔案工作的建設與管理

張文華

山東廣播電視大學 山東濟南 250014

高校工作檔案建設與管理的便利性和完整性與開展和維護高校相關工作有著直接的關系。故構建與管制高校工作檔案的意義重大，本文正是基于此實施了探究，分別指出了高校檔案工作構建與管理的意義、現狀問題以及完善的策略。

高校檔案；建設與管理

在新時期的辦學模式下,特別是高校制度改革后,高校更應重視、提高檔案工作的建設與管理水平,而且其要成為各個高校管理工作的重點，高校的領導者需大力關注檔案管制的運行，須將校內檔案管制工作歸到學校年終規劃中，可組建專門的管制檔案團隊，該團隊主管是校內領導，其能夠直接對檔案實施建設與管理等，系統有序的工作檔案與高校各項工作的順利開展緊密相連。

一、構建與管理高校檔案工作的意義

高校的檔案工作屬于所有工作中的根基部分，其能夠很詳細具體對學校的歷史進展實施記載，屬于高校各方面工作長期積累的結晶，它在為高校教育、教學和管理等各項工作服務的過程中已愈來愈顯示出其重要性,更是高校綜合工作的信息庫，高校檔案工作的建設與管理的重要性已經得到了人們的普遍認可和贊同。

（一）對于高校檔案工作進行建設與管理有助于校方更好地完成評估性工作。學校的工作檔案記載了校內所有的真實事件，能夠彰顯出校內最具本質性的狀況，并真實反映出高校整體的辦學水平，更屬于高校配合上級部門督導評估必不可少的資料。只有高度關注檔案的管制，才能夠在一定程度上確保其于評估事項中獲取益處。故說，對于高校檔案工作的管制屬于校內監管工作的關鍵組成要素。

（二）對于高校檔案工作進行構建與管制可促使校方更高效地展開教學工作。高校的工作檔案可以稱為高校教學開展的最好參考資料，它如實記下了每一學科人才培育的狀況，經過對檔案資料的考察，可指引高校推行下一步籌劃教育課改的思維，強化其對于教育與教學改革的認識,制定出更加科學、更為合理的教育、教學方案,確保高校教育、教學工作取得更大成效。

（三）對于高校檔案工作進行構建與管制可促使高校畢業生更好地就業。大學畢業生就業率的高低對于高校來說異常重要，高校須努力完成對畢業生檔案整理方面的事項，設置畢業生本身在就業資料上的檔案，主要包括：高校招生考生檔案；高校畢業生登記表；全國普通高等學校本、專科畢業生《就業通知書》；學籍卡；高校歷年成績單；高校學生體檢表；組織關系與其他材料等。齊全完備的高校畢業生關于就業資料的檔案，對于畢業生及時掌握就業行情與社會對人才的需求情況等有著很大的幫助，其可結合自身的實際，找到較滿意的工作。

二、現階段高校檔案工作構建管制中遇到的問題

現階段，相當多的高校內還沒有較為規范的檔案工作管理與建設，下面是其遇到的主要問題：

（一）檔案管理者缺乏必要的專業素養。盡管當前設立檔案工作監管室與特定的檔案監管者的高校很多，但是有部分高校內檔案管理者缺乏必要的專業素養，其自身擁有的文化與專業特長等根本無法滿足現階段檔案管理與構建方面的需求，只有具備熟識檔案管理并可深度探究與研發檔案資料等專業特征的高校檔案管理者，方可確保高校檔案構建與管理工作順利高效地展開。

（二）檔案的管制工作規范性不強。當前，由于很多高校自身對于檔案管制未形成較強的意念，大多數都有著管理不規范的問題，沒有構建健全的檔案監管機制，同時也未達成秩序性、規范性極強的管制策略，主要表現為：各科（處）室職責不明確，歸檔范圍混亂，立卷沒有標準，借閱也沒有嚴格的規定，保密工作不嚴格，庫房管理方面也沒有健全措施等，這就無法在細節上保證檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案的管制工作缺乏較高的科技程度。當前，高校都在進行改革，包括檔案管理工作的改進，但大多數高校檔案管理仍然較落后，沒有合理高效對當代先進科技實施運用，也未研發出方便好用的當代軟件，如此便令檔案監管工作一直處于最原始的狀況，在很大程度上埋沒了高校檔案的最初用途。

三、完善高校檔案工作建設與管理的策略

對于檔案事項的監管屬于高校所有管理工作的首要組成因素。秩序化、統一化的檔案管理能真實的反映出高校的實際管理水平、辦學特色等，以下是對于完善高校檔案工作構建的策略：

（一）緊密增強高校檔案管理者團隊的組建是促使高校檔案管理工作順利進展的最本質條件。做好高校檔案工作的建設與管理不就要設有專門的科室，更要有專業技術、技能過硬的人才來從事這項工作。因此，高校還要適時的定期加強對檔案人員的培訓，聘請校外、校內知名專家，以講座、報告的形式及時更新檔案人員的檔案思想，或選擇性的組織人員去兄弟學校觀摩學習等，以此來提升工作者檔案監管的科技程度。

（二）增強對檔案管理的宣傳力度，努力提升校內所有工作者的檔案意識是促使檔案高效管理的重要因素。要認識到檔案管理工作不僅僅是學校哪個部門或者是那幾個工作人員的責任，而是全校教職工都需履行的職責，高校的領導者應該如期舉行專項會議，凸顯檔案管理的關鍵性，強化對于檔案管制的宣傳力度，學校每一位老師都應大力支持、積極配合學校檔案室工作，令高校所有的老師和學生都可感受到檔案的重要性，使其更深的認知檔案的監管工作，努力構成所有人均主動參加到檔案監管事項的美好氣氛，進而保障學校檔案監管事項的順利開展。

（三）及時做好高校檔案工作的“廢改立”工作才能真正實行現檔案工作的標準化管理。為進一步完善學校制度體系建設，不斷提升內部管理制度化、規范化水平，檔案部門應及時對全校的章程機制實施整合，找出其中的不足，并適度指出修正的建議。通過統籌規劃和不懈努力，盡快建成門類齊全、內容科學、形式規范的規章制度體系，實現對歸檔資料的標準化管制，更好地開展高校檔案的監管事項。

總而言之，要努力認知到高校檔案監管的首要性，更要及時的解決在工作中發現存在的不足，推動高校檔案工作構建的步伐，達成高校檔案管制的標準化水平，以此確保其在高校中發揮出更重要的意義。

[1]何樹娟．加強高校檔案管理工作的探析[J]．改革與開放,2010,10:178．

[2]譚玉蘭,許貽斌,李依娜,季丹．高校檔案工作建設與思考[J]．青年文學家,2010,19:245+247．

[3]《高等學校檔案管理辦法》,2008/09