試析高校檔案信息資源集成服務(wù)

劉 揚陳 巖

1.哈爾濱學(xué)院檔案室 2.哈爾濱學(xué)院網(wǎng)絡(luò)中心

試析高校檔案信息資源集成服務(wù)

劉 揚1陳 巖2

1.哈爾濱學(xué)院檔案室 2.哈爾濱學(xué)院網(wǎng)絡(luò)中心

數(shù)字信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展支持著各行業(yè)高效運轉(zhuǎn)，本文在此背景下對高校檔案信息資源集成服務(wù)進行探討，提出從數(shù)字平臺、系統(tǒng)對接、標準化、人才儲備等方面構(gòu)建高效檔案信息資源集成服務(wù)。數(shù)字信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和成熟豐富了高校檔案信息資源，也形成了用戶對信息需求的個性化和多樣化。高校數(shù)字檔案信息集成服務(wù)是分析數(shù)字檔案信息資源、技術(shù)手段、數(shù)字信息服務(wù)，并以整體、優(yōu)化、創(chuàng)新思想為指導(dǎo)，以數(shù)字信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，保證用戶獲得檔案信息渠道，使信息資源各項功能最大發(fā)揮，排除“信息孤島”，滿足用戶個性化、多樣化的信息需求。

一、高校檔案信息資源集成服務(wù)面臨的困境

（一）人才資源匱乏。檔案信息集成服務(wù)需要一批強有力的人力資源力量做支持，他們應(yīng)具備計算機技術(shù)、檔案管理技術(shù)雙重技術(shù)知識和雙方面才能，從目前來看這也正是高校檔案信息管理所面臨的一大挑戰(zhàn)。大多數(shù)高校目前缺乏類似的復(fù)合型人才，現(xiàn)有的檔案管理隊伍多為熟知基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)流程卻缺乏信息技術(shù)或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識之人，使得檔案信息數(shù)字化管理的實現(xiàn)步伐相對受阻，影響了檔案信息化建設(shè)建設(shè)。

（二）檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對接脫軌。當前各高校基本上實現(xiàn)了自動化辦公，創(chuàng)建了自行研發(fā)、設(shè)計的辦公自動化系統(tǒng)，有效確保了辦公效率，提高了辦公質(zhì)量。這些辦公軟件系統(tǒng)多來自于校內(nèi)自身的設(shè)計，檔案管理系統(tǒng)同樣來自于高校檔案部門設(shè)計，這使得檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)庫對接脫軌情況，二者之間無法達成互動交流的局面，甚至也會影響檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢的發(fā)揮。

（三）檔案數(shù)字化形式單一。雖然部分高校已經(jīng)啟動檔案信息資源數(shù)字化管理工程，甚至基本實現(xiàn)了庫存檔案數(shù)字化管理，但所謂的數(shù)字化管理還主要體現(xiàn)于紙介檔案的掃描。單一的檔案信息資源數(shù)字化形式使得檔案信息利用效果不佳，由辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔滯后，缺乏有效管理，存在信息孤島。現(xiàn)有的信息資源無法得到充分利用，使檔案數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢無法完全展現(xiàn)出來。

二、實現(xiàn)高校檔案信息資源集成服務(wù)的對策

（一）創(chuàng)建數(shù)字平臺，營造良好信息環(huán)境。實現(xiàn)高校檔案信息集成服務(wù)需要一個健全的技術(shù)平臺，為檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造一個有利的技術(shù)條件與和諧環(huán)境空間。數(shù)字平臺的設(shè)計、相關(guān)軟件的研發(fā)、檔案信息歸納、系統(tǒng)設(shè)計以及信息存儲備份等等都應(yīng)有步驟、有目標地開展。結(jié)合自身特點研發(fā)適合其發(fā)展和管理的檔案管理系統(tǒng)，并配套對應(yīng)的配置與硬件設(shè)備。因為高校的信息化任務(wù)繁瑣，每個工作日都可能出現(xiàn)大規(guī)模的檔案信息急需錄入、儲存等，所以最好在所建設(shè)的系統(tǒng)中引入雙服務(wù)器，高速掃描儀等設(shè)備，以便發(fā)揮良好的掃描、備份功能，維護檔案信息資料的安全。創(chuàng)建檔案信息查詢系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案信息的有效核對、查詢等功能，確保高效利用檔案信息，促進檔案信息資源的共享。

（二）創(chuàng)設(shè)多數(shù)據(jù)庫集成接口對接。積極在辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間創(chuàng)設(shè)數(shù)據(jù)庫集成接口對接。為解決其之間的有效鏈接問題，在查詢接口程序中設(shè)置檔案信息查詢項目，以此來確保檔案信息管理同高校的自動化辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)以及財務(wù)系統(tǒng)等之間的有效鏈接，為這些部門在辦公過程中，查詢檔案信息資料的提供便利條件。也為檔案管理部門提供信息數(shù)據(jù)收集、整理與歸檔便利，從而實現(xiàn)自身檔案信息數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化整合。對電子文件、數(shù)據(jù)進行提前干預(yù)，將其納入檔案數(shù)字化管理監(jiān)控范疇，并以合理、有效的方式予以保護和留存，確保數(shù)據(jù)的完整與安全。與此同時將檔案信息通過文本與影像兩種模式進行共存，并參照檔案管理數(shù)字化特點來編制出科學(xué)、完備、客觀的管理規(guī)范制度。例如電子文件歸檔規(guī)范、數(shù)字化檢測制度等等。

（三）打造標準化規(guī)范化體系。標準化與規(guī)范化已經(jīng)成為高校檔案信息集成服務(wù)的基礎(chǔ)和條件。創(chuàng)建高校檔案的標準系統(tǒng)，其中涵蓋信息處理、錄入、傳播、檢索、調(diào)控等多方面內(nèi)容。建立健全高校檔案信息資源集成服務(wù)的制度規(guī)范，并不是要求高校檔案部門完全依靠自身的能力獨自制定每一部制度規(guī)范，創(chuàng)立一整套制度規(guī)范體系，而是更多的充分整合、利用現(xiàn)有的國家、行業(yè)、地方制度規(guī)范，并結(jié)合學(xué)校實際制定具有針對性的制度規(guī)范，最終完成制度規(guī)范體系的構(gòu)建。

（四）優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)。檔案信息集成服務(wù)的前提之一是要擁有一批合格的信息技術(shù)人才，在描述構(gòu)建檔案相應(yīng)系統(tǒng)或程序時能夠及時、準確的反饋意圖與思路，甚至能夠自主研發(fā)符合本部門需求的相關(guān)程序、應(yīng)用。這樣才能確保信息化技術(shù)在檔案信息管理與服務(wù)中得到充分合理的利用，才能確保檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢功能的發(fā)揮。因此必須加大檔案管理人才隊伍結(jié)構(gòu)優(yōu)化力度，重點培養(yǎng)并培訓(xùn)具備檔案管理專業(yè)能力，同時又精通計算機信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

（五）構(gòu)建特色檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案信息資源集成服務(wù)必然離不開信息數(shù)據(jù)庫的支持，有必要構(gòu)建一個與檔案信息資源相適應(yīng)的，能夠發(fā)揮查詢、檢索以及其他多功能的檔案信息數(shù)據(jù)庫。開發(fā)特色檔案庫，依托本地元數(shù)據(jù)倉儲，根據(jù)調(diào)度策略導(dǎo)出特定資源，按模板、指定主題形成專題資源庫。特色檔案庫既可以根據(jù)館（室）藏數(shù)字檔案資源不同的形式、內(nèi)容特征進行組織和歸類，又可以按照主題或?qū)ｎ}的知識組織方式來形成，然后統(tǒng)一存儲于獨立的數(shù)據(jù)庫中。

［1］陳巖.高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)探析［J］.電腦知識與技術(shù)，2014（11）.

［2］劉揚.高校數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的任務(wù)與目標［J］.黑龍江檔案，2015（3）.

［3］周秀英，陳健.高校檔案館數(shù)字檔案信息資源建設(shè)［J］.紹興文理學(xué)院學(xué)報自然科學(xué)版，2012，26（8）：110-112.

［4］劉翠紅.等知識創(chuàng)新與高校檔案資源信息化建設(shè)［J］.中國檔案，2012（8）.

［5］馬海群.影響數(shù)字信息資源建設(shè)的關(guān)鍵因素及對策分析［J］.檔案學(xué)通訊，2012.（04）.

注：本文系黑龍江省檔案科技項目《高校數(shù)字檔案信息資源集成服務(wù)機制研究》（HDK2014-14）成果之一。