淺析高校學(xué)生檔案管理中的問題及建議

文/哈爾濱工業(yè)大學(xué)深圳研究生院 袁曉波

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淺析高校學(xué)生檔案管理中的問題及建議

文/哈爾濱工業(yè)大學(xué)深圳研究生院 袁曉波

【摘要】高校學(xué)生檔案是學(xué)校在錄取、培養(yǎng)及學(xué)生就業(yè)等一系列過程中形成的第一手資料，是國家和社會(huì)選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理工作主要包含學(xué)生檔案的整理、歸檔、保管及利用。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)對高校學(xué)生檔案的要求越來越高。闡述了目前高校學(xué)生檔案的現(xiàn)狀及存在的問題，針對這些問題提出了相應(yīng)的建議。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生檔案；管理模式；檔案意識(shí)

高校學(xué)生檔案是學(xué)校在錄取、培養(yǎng)及學(xué)生就業(yè)等一系列過程中形成的第一手資料，是國家和社會(huì)選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理工作主要包含學(xué)生檔案的整理、歸檔、保管及利用。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)對高校學(xué)生檔案的要求越來越高。但就目前情況來看，高校檔案管理存在如檔案管理秩序混亂、管理手段落后、利用率低等問題。本文就對高校學(xué)生檔案管理工作中存在的主要問題作粗淺探討，并提出相關(guān)建議。

一、高校學(xué)生檔案管理中的問題

（一）檔案管理模式各不相同。調(diào)研眾多高校學(xué)生檔案管理模式，各不相同，總體分為集中管理和分散管理兩種。

集中管理，即學(xué)生檔案統(tǒng)一由學(xué)校檔案館或?qū)W生工作就業(yè)處等部門進(jìn)行管理。在這種格局下，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作上的全面統(tǒng)籌，進(jìn)行統(tǒng)一安排、統(tǒng)一部署和統(tǒng)一監(jiān)督檢查。同時(shí)，也給集中管理部門帶來了巨大的工作量及各種問題。第一，學(xué)生檔案材料的形成來自于學(xué)校各部門，增加了與各部門之間往來的工作量。第二，材料的齊全與否，取決于各部門的歸檔情況。第三，每個(gè)學(xué)生是不同的個(gè)體，個(gè)人檔案材料也不完全一樣。集中管理難以掌握每個(gè)學(xué)生的具體情況，只能按照統(tǒng)一模式進(jìn)行管理，往往不能準(zhǔn)確反映每個(gè)學(xué)生在校活動(dòng)的全貌。第四，學(xué)生檔案集中管理后，查詢利用工作量大大增加。

分散管理，即學(xué)生檔案由學(xué)校所屬院系直接管理，對自己學(xué)院的學(xué)生檔案全權(quán)負(fù)責(zé)。由于各院系是直接與學(xué)生接觸的單位，能夠充分了解每位學(xué)生的具體情況，更能真實(shí)地豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。但是在這種情況下，出現(xiàn)了各自為政的格局。同一所學(xué)校，所屬院系的學(xué)生檔案材料類型卻不盡相同。同時(shí)，也對學(xué)生檔案材料形成部門造成一對多的局面。

學(xué)生檔案從高校轉(zhuǎn)入社會(huì)后，由于各高校學(xué)生檔案管理模式的不盡相同，也給用人單位核實(shí)檔案內(nèi)容帶來一定的影響。

（二）檔案管理手段落后。高校學(xué)生檔案的利用需求隨著社會(huì)的發(fā)展亦與日俱增。長期以來，學(xué)生檔案管理工作仍處于“手工勞動(dòng)”階段，工作重點(diǎn)依然是檔案的收集與整理。大部分高校學(xué)生檔案仍為紙質(zhì)檔案，調(diào)閱起來非常不便，未對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工處理。此外，檔案檢索工具單一，沒有形成一整套科學(xué)的檔案檢索體系。落后的檔案管理手段導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理工作效率極其低下，檔案信息的傳輸不通暢，利用需求得不到滿足，查全率、查準(zhǔn)率較低，學(xué)生檔案的作用與價(jià)值未得到充分發(fā)揮。

（三）檔案意識(shí)薄弱。學(xué)生檔案管理手段落后等各種原因，導(dǎo)致工作得不到重視，淡薄檔案意識(shí)。首先，某些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，高校是教書育人的地方，學(xué)生檔案工作不值一提。其次，由于人事檔案的特殊性，個(gè)人嚴(yán)禁翻看自己的檔案，造成學(xué)生對個(gè)人檔案不以為然，意識(shí)相當(dāng)薄弱。再次，大學(xué)生普遍對學(xué)生檔案的作用不了解、對檔案價(jià)值不重視。事實(shí)上，高校學(xué)生檔案是高校畢業(yè)生日后接受相關(guān)政審等的重要依據(jù)，也是確定畢業(yè)生干部身份、轉(zhuǎn)正定級和計(jì)算工齡的重要參考。由于高校畢業(yè)生普遍缺乏檔案意識(shí)，常有畢業(yè)之后棄檔、丟檔或自行管檔的情況發(fā)生，給自己帶來了不必要的麻煩。

二、幾點(diǎn)建議

（一）統(tǒng)一學(xué)生檔案管理布局。縱觀現(xiàn)有學(xué)生檔案管理模式，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，能促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。學(xué)校指定某一部門如檔案館或?qū)W生工作處等，對學(xué)生檔案管理工作做集中指導(dǎo)工作，有利于及時(shí)全面落實(shí)上級對學(xué)生檔案工作的要求。具體的學(xué)生檔案管理工作，如檔案的整理、保管、利用、寄出等工作，由學(xué)校所屬院系專職人員負(fù)責(zé)，便于豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容，保證檔案的準(zhǔn)確、完整及安全。

（二）學(xué)生檔案管理制度化。編制一套切實(shí)可行的學(xué)生檔案管理制度，并制定合理的檔案管理機(jī)制，即對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格的考核。在制度中明確不同部門的所屬職責(zé)，使部門之間在工作中相互配合，保證檔案在管理、流轉(zhuǎn)過程中的完整無誤。

（三）學(xué)生檔案管理信息化。學(xué)生檔案管理的信息化，是用現(xiàn)代技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加工處理和傳輸。檔案信息化可充分利用掃描技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)、數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化和數(shù)字化存儲(chǔ)；還可運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理，并引入云存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)化交互鏈接技術(shù)，將原先孤立、片面、精致的數(shù)字化檔案信息整合起來，在此基礎(chǔ)上建成智能化的檔案信息庫，方便管理檔案以及提供檔案利用。檔案管理部門在對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理的同時(shí)，仍需保存好原件，只有這樣，才能保證學(xué)生檔案的完整性和真實(shí)性。

（四）加強(qiáng)檔案意識(shí)的教育。高校應(yīng)對檔案意識(shí)薄弱這一現(xiàn)狀加強(qiáng)檔案教育，將檔案教育納入高校學(xué)生檔案管理工作中，以有效提高學(xué)生的檔案意識(shí)。利用各種可能的宣傳渠道，如校園網(wǎng)發(fā)布檔案信息、檔案走進(jìn)學(xué)生身邊等活動(dòng)，讓學(xué)生了解到檔案對自己的重要性。其次，通過就業(yè)指導(dǎo)，引起學(xué)生對檔案的重視。同時(shí)，還可以趕赴其他高校考察檔案教育的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和良好做法，并結(jié)合自身特點(diǎn)，開展合適的檔案教育工作，提高高校整體的檔案意識(shí)。

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