新時期企業人事檔案管理工作初探

文/威海市公路管理局 盧虹瑾

新時期企業人事檔案管理工作初探

文/威海市公路管理局 盧虹瑾

知識經濟時代，經濟的增長不再僅僅依賴物質資源和資金等要素，而主要依賴知識。而知識的載體便是“人才”，從而出現了人力資源資本化的理論。企業人事檔案管理工作面臨著整體走向社會化的趨勢，人事檔案的來源呈現多元化和復雜性，對人事檔案的需求日益增多且多樣化和管理方法突出服務性。做好企業人事檔案管理工作需要從多個方面進行改進和優化。

知識經濟；人事檔案；管理

一、知識經濟和市場經濟的時代背景

市場經濟是以自由為價值追求，強調發揮市場自身的作用來實現價值的增值，發揮市場自發的價值規律的作用，來調節人才、資源和資金在不同社會部門的流動。

步入21世紀之后，繼市場經濟的概念之后，知識經濟日漸成為學界和社會的一個理論。1996年，世界經合組織發表了題為《以知識為基礎的經濟》的主題報告。在這份報告中，知識經濟被定義為建立在對知識的生產、分配和使用之上的經濟。而知識則指人類迄今為止所創造的一切知識，最重要的是科學技術、管理及行為科學知識。后經學者研究，認為創新是知識經濟發展的動力，教育、文化和研究開發是知識經濟的先導產業，而知識和高素質的人力資源是最為重要的資源。知識經濟時代，經濟的增長不再僅僅依賴物質資源和資金等要素，而主要依賴知識。而知識的載體便是“人才”，從而出現了人力資源資本化的理論。

二、新時期對企業人事檔案管理的新要求

鑒于知識經濟和市場經濟社會背景對人力資源管理和企業人事檔案管理提出的挑戰，本文認為企業人事檔案管理工作面臨著以下幾個方面的新要求和挑戰：

（一）整體走向社會化的趨勢。人事檔案的管理機構、服務對象和管理對象都呈現社會化的趨向。具體包括人事檔案管理機構不再是政府部門或是企事業單位，而是充當中介職能的人才中心等第三方管理機構。通過這一中介機構實現整個社會人事檔案管理的集中化，同時在服務對象和管理對象上也不再作特別限定，而是面向整個社會的普通公眾。

（二）人事檔案來源的多元化和復雜性。因為整個社會人事檔案管理工作的社會化趨勢，一般社會公眾的人事檔案都會交由一個統一的社會機構來具體承擔，這便使得其歸入、保存、管理和處理的人事檔案呈現多元化的局面，而不同類型人群的人事檔案管理出現的問題也就呈現復雜化的局面。

（三）對人事檔案需求的日益增多且多樣化。由于人群的多元化和社會化，相關人事檔案的利用者對人事檔案的需求也日益增多，且因為用途的多樣化，其具體要求也不盡相同。這便要求檔案管理機構針對不同的需求采取不同的管理模式和工作程序。

（四）管理方法上突出服務性。服務方式上呈現開放性。市場經濟下，人員的自由流動變得日漸普遍和頻繁，這時候人事檔案不再呈現封閉或是神秘的狀態，而是在一個統一的標準化的制度框架下被合理地歸入、借閱、保存和轉移，既滿足相關主體對檔案利用的需求，又保證檔案中相關主體的隱私得到保護。而且，這種檔案資料地利用隨著信息技術地應用變得更加便捷和高效。

三、如何做好新時期企業人事檔案管理工作

結合知識經濟和市場經濟對企業人事檔案管理工作提出的新要求，本文認為必須從以下幾個層面做好新時期企業人事檔案管理工作：

（一）檔案管理部門應當轉變職能定位，側重服務功能，為相關公眾利用檔案資料提供必要的便利。新時期企業人事檔案管理不再是一個神秘的帶有權力色彩的工作，而是一項為企業人力資源管理提供信息和依據的服務部門，是企業實現人力資源優化管理，知人、選人、用人、留人和育人的重要依據。因而，企業人事檔案管理部門應當樹立服務意識，著重提高檔案管理工作的質量，為企業、員工和社會公眾提供檔案利用的便利服務。

（二）在具體的工作開展過程中應當樹立競爭意識和合作意識。著力提高本部門的服務質量和效率，并加強與其他部門和外部組織的合作，保證企業人事檔案信息的完整準確和充分有效利用。

（三）建立合理且可操作性強的人事檔案管理制度。按照更好地服務相關主體、確保檔案內容完整、準確以及實現檔案管理工作統一標準化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環節都明確具體地制定操作規范和目標要求，并且明確崗位職責，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學性，

（四）重視檔案管理的人才隊伍建設，提高整個檔案管理工作隊伍的業務能力和工作素質。不僅要強化職業道德和行業文化知識教育，提高相關人員的政治素質和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務能力，增強其對現代技術手段和管理理念等專業知識的掌握程度。

四、結語

知識經濟和市場經濟的浪潮是時代發展的總體趨向。人才成為社會財富創造的資源使得人事檔案管理工作面臨著許多新的要求和挑戰。新時期企業人事管理工作呈現社會化、管理對象和服務對象呈現多元化、社會對檔案利用的需求也日益增多，人事檔案管理偏向服務職能的實現。在這樣一個新的社會背景下，做好企業人事檔案管理工作需要從多個方面進行改進和優化。

［1］魯瑤.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求［J］.檔案學通訊，2006（4）.

［2］邵金蓮.論新時期企業人事檔案管理的深化［J］.廣西民族大學（哲學社會科學版），2007（6）.

［3］王云慶，李曉麗，武丹.關于創新人事檔案管理制度與模式的探索［J］.中國人力資源開發，2007（4）.