提高新時期醫院人事檔案管理工作的體會

文/秦皇島市婦幼保健院 郭攀

提高新時期醫院人事檔案管理工作的體會

文/秦皇島市婦幼保健院 郭攀

在科技發達的今天，龐大的信息和數據已逐漸滲入人們生活的各個方面，面對大量需要處理的檔案及各類資料信息，醫院的人事檔案管理工作已不再局限于傳統的資料收集與保管，取而代之的是亟待轉變成為迎合信息化要求的一項重要的基礎性工作。本文從新時期醫院人事檔案管理的發展現狀、存在的問題出發，深入分析，并提出一些意見和建議，具有一定的理論意義和現實意義。

醫院；人事檔案；管理；建議

人事檔案，是每個單位工作人員都必不可少的伴隨職業生涯的重要記錄，是對個人重要事件、資料的記錄和保存，是人們生活和工作不可或缺的重要的記錄憑證。近年來，隨著我國科學技術和經濟水平的提高，人事檔案管理的各個環節和方式也逐步進入信息化時代，便捷、高效也已成為檔案管理工作的全新標準和要求。但是在檔案信息化建設過程中，仍然存在一些問題，需要我們客觀對待。

一、醫院人事檔案管理的現狀及問題

（一）檔案信息化基礎設施建設不平衡。當前我國大部分醫院的人事檔案管理工作已經采用計算機技術、網絡技術及電子化辦公模式，人事檔案信息化基礎設施建設成效明顯，信息化程度逐步提高。根據相關調查顯示，當前我國檔案部門擁有微機326000多臺，網絡服務器41500多個。但我們也要看到，在我國的一些偏遠地區及農村地區，一些醫院的人事檔案管理的基礎設施仍不完善，計算機等設備不到位、網絡資源匱乏等情況普遍存在，給這些地區的人事檔案管理工作帶來嚴重影響。

（二）檔案管理應用系統建設滯后。當前國內大多數醫院的人事檔案管理工作的另一個問題就是檔案應用系統建設滯后，雖然多數醫院已安裝使用人事檔案管理系統，但系統版本陳舊，功能單一，在當前信息量突飛猛漲的條件下已經不能適應當前的檔案管理工作的需要，亟待研發更加新型的檔案管理系統。另外，截至目前，我國仍然沒有建立起全國統一的檔案門戶網站，也沒有構建起大規模的國家檔案數據庫，這就造成無法實現對外一體化的檔案信息服務，這些現實情況都已成為制約檔案信息化管理的一大障礙。

（三）檔案信息化標準有待完善。據相關調查顯示，截止到2010年，我國現有的與人事檔案管理方面相關的政策、規定及標準共50余條，然而，在這些政策、規定及標準中真正涉及檔案的現代信息化管理方面內容的僅僅不足10條，這現實情況和新時代信息現代化建設的客觀要求相差甚遠。與此同時，我國現有的一些人事檔案管理的標準由于制定的年數久遠，其效用大多已越來越小，其相互間的內容聯系也已經逐漸淡化，對醫院人事檔案管理工作的規范和引導作用比較弱，因此，醫院人事檔案管理體系建設亟待加強。

（四）檔案信息化人才隊伍亟待培養。人才是發展的基礎和后備力量，對于醫院的人事檔案管理工作來說也不例外。當前醫院的人事檔案管理工作還面臨著人才資源指數落后的情況，我國多數醫院的人事檔案管理技術人才隊伍無法滿足國家信息化、現代化建設，亟待發展壯大。檔案從業者的信息化素養總體偏低這一現實與技術型人才嚴重缺乏、“中間性”人才缺失、人才引入及激勵政策有待完善等方面原因都有著密切關系，也是人才培養的癥結所在。

二、新時期醫院人事檔案管理的建議

（一）提高認識，統籌規劃。首先必須在思想上充分認識醫院人事檔案管理的重要性，積極學習和順應檔案信息化管理工作的知識和要求，為做好醫院人事檔案管理工作打好基礎；其次，做好統籌規劃。醫院人事檔案管理工作的工作量較大，要積極做好相關情況的調查，包括人事檔案的類型、人員調動、檔案信息統計等情況。同時，根據實際情況制訂人事檔案信息化的科學規劃，包括硬件設施的購置計劃和軟件研發的長期規劃，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。

（二）檔案管理要有所側重。針對當前突飛猛漲的信息資源，我國當前現有的技術水平和軟硬件設備如要全部將其納入進來是不現實也是不必要的。在大量的資源和信息中，我們應根據一定的原則將其進行分類和甄別，挑選有價值的、重要的資源進行整合、收集和管理，以此達到資源利用的雙向最大化。

（三）做好檔案數字化的全程控制。在人事檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容。一是數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。二是數字化后的數據質量、圖像質量檢查。三是數據聯接檢查。通過機讀目錄數據庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行連接，形成一一對應。這些方面都需要引起從業人員的重視，把握細節，做好工作。

（四）加強相關人才隊伍建設。針對醫院人事檔案管理人才隊伍不能滿足工作需要的現實情況，一方面要加大相關專業的人才培養力度，不斷增加具有專業知識和較高業務能力的人才數量，另一方面要有計劃地定期對現有從業人員進行培訓，使現有從業人員接觸新時期醫院的人事檔案管理工作要求，轉變傳統觀念，更好地適應工作。

［1］崔穗旭.檔案信息化建設進程中應注意的幾個問題［J］.廣東檔案，2007（1）.

［2］李妍.談如何改進檔案信息化管理工作［J］.遼寧師專學報（社會科學版），2011（6）.

［3］安小輝.論檔案信息化管理的重要性［J］.齊齊哈爾大學學報（哲學社會科學版），2010（1）.