事業單位人事檔案管理淺析

文/泉州市科技咨詢服務中心 馮以珊

事業單位人事檔案管理淺析

文/泉州市科技咨詢服務中心 馮以珊

本文論述了事業單位人事檔案管理過程中存在的問題，探討提出解決方案，更好地發揮其應有的功能。

事業單位；人事檔案；問題

人事檔案是在組織人事管理活動中形成并經組織審查或認可的，記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關證明時，都需要使用人事檔案。事業單位的人事檔案管理是對干部或管理人員在不同階段的學習和工作情況的總結記錄。隨著我國人事制度改革的不斷深入，管好用好人事檔案，對事業單位及工作人員的發展至關重要。

一、事業單位人事檔案管理現存問題

（一）管理意識不強。人事檔案管理在事業單位的日常工作中是比較容易被忽視的環節，雖然增加了對檔案工作的投入，但部分事業單位的領導和人事檔案管理人員對這項工作的重要性認識不足，更有少數領導干部片面地認為人事檔案工作只是檔案管理人員的事情，輕檔案重業務，檔案管理意識不強，檔案知識和檔案法律法規意識嚴重缺乏，因而造成了人事檔案資料殘缺、保存方式不規范等現象的普遍存在，有些單位的人事檔案材料僅有一套卷宗和目錄，案卷質量較低，嚴重影響了人事檔案的完整性。

（二）管理人員業務素質偏低。人事檔案關系到個人的切身利益，是一項復雜細致繁瑣的工作，對檔案管理人員的業務素質要求比較高。但是由于事業單位的特殊性，一般單位沒有配備專業的檔案管理人員，大部分管理人員是抽調或是兼職，沒有進行專業知識培訓，因此對檔案管理業務不熟悉，對檔案資料的保密性管理不嚴格，容易影響到檔案的安全性。

（三）檔案內容單一。事業單位人事檔案的采集工作存在被動接收，沒有主動征集的情況，檔案內容主要包括履歷材料、學籍材料、組織關系材料、工資材料、任免材料、考核材料等，內容單一，無法全面反映一個人的工作能力和綜合素質。此外，人事檔案還存在紙質材料、綜合檔案、機關活動檔案多，聲像檔案、專門檔案、反映問題檔案少的情況。

（四）管理方式落后。目前事業單位的人事檔案管理方式主要處在傳統模式，以管理人員針對實體檔案管理的人工管理為主，要花費大量的時間和精力進行檔案整理和歸檔，查閱檔案過程比較繁瑣，而且容易造成原始資料的損壞和丟失。對計算機管理方式使用較少。究其原因，除了檔案信息化的硬件設備不夠外，管理人員年齡偏大，計算機操作不熟練也是原因之一。

（五）檔案內容封閉。一直以來，我國的人事檔案管理制度基本上是在十分封閉的情況下運行。對個人政治態度、學習表現、工作業績的“鑒定”，通常是由本人所在學校或單位的組織做出的，而且鑒定內容又多半不與被鑒定人見面，萬一鑒定內容出錯，會讓這個錯誤一輩子跟隨被鑒定人，無法改變這個鑒定結果。因此在大力打造人本政府的今天，建立以人為本、適度開放的人事檔案管理體系，已經迫在眉睫，檔案的封閉性已經到了非改不可的地步。

二、事業單位人事檔案管理改善措施

（一）不斷強化檔案意識，扎實做好檔案管理工作。首先要加強對人事檔案工作的重要性、現實意義的宣傳，尤其是主管領導對人事檔案工作的開展起著重要作用，要爭取得到主管領導的關注與支持，并將人事管理工作納入日常工作計劃，建立人事檔案管理領導小組，加強對人事檔案的管理和指導。其次要加強對檔案管理人員的培訓，加強其專業知識學習，提高文字和綜合應用能力，不斷學習認識檔案管理軟件知識和計算機知識。最后要動員和組織全體工作人員加強對個人人事資料的收集、保管、備份，便于人事檔案管理人員的整理歸檔。

（二）加強信息化管理應用，提高使用效率。隨著信息化時代的來臨，熟練使用計算機，建立事業單位人事檔案信息化管理平臺是大勢所趨。而傳統的人事檔案管理過程中，每年年底都會形成工資臺賬報表、干部任免表、績效考核表等一系列的表格材料，對這些材料的收集、編號、歸檔工作，要耗費大量的精力，工作時間長，勞動強度大。因此，對人事檔案管理實現自動化和網絡化管理，充分發揮現有數據庫的強大作用，將文字、圖片、聲像等材料轉化成數據保存，在人事管理內部進行數據共享，使查閱者能夠自行通過網絡進行實時便捷查閱，可以極大地提高檔案信息的利用率和管理人員的工作效率。現階段我單位的人事檔案已逐步采用網絡化管理，將人事材料分類歸檔，做好表格設計并錄入數據，后期有新增的人事資料能實現自動編號，批量管理，一勞永逸。檔案使用信息化管理，不僅可以提高工作效率，而且可以確保人事檔案資料查閱和使用過程中不丟失不損壞，保證檔案信息不泄密。

（三）適當開放信息，提高公眾的知情權。隨著社會的進步，個人對檔案知情權意識也在不斷地提高，有條件地開放人事檔案信息已是大勢所趨。事業單位人事檔案是對干部個人學習、工作經歷的真實記錄，個人有正當理由可以隨時申請查看，單位應該盡量滿足干部的查檔要求；此外，對一些不涉密但是干部又急需了解的檔案信息可以選擇適當公開，憑個人的賬號密碼登錄網絡查看，既方便又滿足干部的知情權。

三、結語

隨著社會信息化程度的不斷深入發展，事業單位人事檔案內容將不斷得到充實和完善，其功能也將不斷得到強化和加深。科學合理地做好人事檔案管理工作，對事業單位的發展將有極大的促進作用。因此，必須不斷強化檔案管理意識，加強管理人員的培訓，加強現代化信息化管理應用，讓事業單位人事檔案更好地發揮它應有的作用。

［1］馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰［J］.檔案管理，2014（208）.

［2］李淑偉.淺議檔案信息自動化系統管理［J］.經濟研究導刊，2011（17）.

［3］謝亞曲.對當前事業單位人事檔案管理的思考［J］.辦公室業務，2014（6）.