人事檔案檢查的著力點及整改重點分析

文/山東省海洋生物研究院 王娟

人事檔案檢查的著力點及整改重點分析

文/山東省海洋生物研究院 王娟

在構(gòu)建組織和諧生態(tài)環(huán)境的要求下，通過加強對基層職工的檔案進行檢查，首先可以確保他們的身份信息正確。為此，檔案檢查的著力點包括：求學(xué)經(jīng)歷要件、工作履歷要件、評先創(chuàng)優(yōu)要件等。整改重點則需要圍繞著：端正整改目的、明確整改重點、增強實地核查、完備檔案規(guī)制4個方面下功夫。

人事檔案；著力點；整改；檢查

從傳統(tǒng)視角下來看待人事檔案檢查（下文簡稱：檔案檢查），其似乎是在對現(xiàn)職人員的檔案信息進行稽查，但其中的意義還在于為組織建設(shè)挖掘人才資源。梳理現(xiàn)階段的相關(guān)文獻可知，諸多同行在進行主題討論時往往聚焦于領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案檢查事由，似乎較為忽略基層職工的檔案檢查問題。對此，筆者是不贊同的。在構(gòu)建組織和諧生態(tài)環(huán)境的要求下，通過加強對基層職工的檔案進行檢查，首先可以確保他們的身份信息正確，畢竟他們在單位中的話語權(quán)決定了這需要由組織出面來解決。再者，通過整改人事管理辦法，為單位用人創(chuàng)造出公正、公開的環(huán)境。

本文的結(jié)構(gòu)是這樣安排的：首先對人事檔案檢查的著力點進行分析，然后指出檔案整改的重點環(huán)節(jié)。在此基礎(chǔ)上，提出符合實際的整改措施。

一、人事檔案檢查的著力點分析

從單位管人、用人的角度來分析檔案檢查的著力點，這應(yīng)以維護基層職工合法權(quán)益的價值取向出發(fā)，重點檢查以下三個方面的要件：

（一）求學(xué)經(jīng)歷要件。求學(xué)經(jīng)歷要件的完整性，直接關(guān)系到體制內(nèi)職工檔案工齡的計算時間。隨著當(dāng)前基層職工對學(xué)歷提升意愿的加強，在職或脫產(chǎn)完成學(xué)歷提升教育已較為普遍。那么在他們畢業(yè)和獲得相應(yīng)學(xué)位的同時，他們的學(xué)籍檔案材料是否已經(jīng)準確地裝入他們的檔案袋，則需要通過檢查來確認。從流程來看，當(dāng)事人是無法確認自己檔案信息的完整性的。

（二）工作履歷要件。隨著當(dāng)前人才流動性的加強，從始至終在一個單位工作的人員已逐步減少，根據(jù)目前對我國在職人員的履職估算，職工平均6年就會換單位。這就意味著，基層職工的工作履歷是否能在檔案信息中連貫地體現(xiàn)出來，以及出現(xiàn)時間斷層的原因是什么。另外，在工作履歷上進行造假不是沒有可能，所以在檢查時還需要確認信息的真實性。

（三）評先創(chuàng)優(yōu)要件。評先創(chuàng)優(yōu)要件是職工晉升的加分項目，所以備受基層職工的重視。那么是否在他們的檔案中如實反映出了這些信息，仍需要通過檢查來確認。而且，在檢查時還應(yīng)建立信息公開機制，這樣才能在職工提交原件的基礎(chǔ)上形成信息上的閉合。從中可以看出，檔案檢查也需要掌握一定的方式方法。

二、人事檔案整改的重點環(huán)節(jié)

人事檔案的整改工作包括兩部分：第一，便是對出現(xiàn)錯誤的檔案信息進行糾正。第二，便是對現(xiàn)有的檔案管理職能進行優(yōu)化和提升。從同行的論著中可以發(fā)現(xiàn)，不少人仍僅從信息糾錯上來做文章。為此，以下就這兩個重點環(huán)節(jié)進行闡述。

（一）檔案信息糾錯方面。毫無疑問，有錯必糾是檔案檢查所要遵循的原則。但糾錯所依據(jù)的“正確信息”是否真實準確仍值得商榷。諸如，工作履歷信息、求學(xué)經(jīng)歷信息等，在缺少實地調(diào)研的基礎(chǔ)上只能依據(jù)職工所提交的原始材料去確認，那么原始材料又是否真實準確呢。因此，這種循環(huán)推論導(dǎo)致了在檔案信息糾錯方面仍存在著難點。

（二）檔案管理規(guī)制方面。在檔案信息化管理大環(huán)境下，職工檔案信息都已經(jīng)輸入到人事部門的數(shù)據(jù)庫，這也構(gòu)成了日常管理的基本數(shù)據(jù)資源。此時可能出現(xiàn)的是，電子檔案與紙質(zhì)檔案信息之間存在不閉合的情況，甚至職工名字中因存在著同音字，而未能準確輸入導(dǎo)致工資發(fā)放“張冠李戴”。因此，實現(xiàn)電子檔案信息與紙質(zhì)檔案信息間形成完全閉合，應(yīng)成為檔案管理規(guī)制的重點。

以上從兩個部分所提煉出重點環(huán)節(jié)，應(yīng)成為指導(dǎo)今后檔案管理工作的重點，也是當(dāng)前進行整改的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三、整改措施

根據(jù)以上所述，整改措施可從以下四個方面來展開：

（一）端正整改目的。檔案信息的準確性與否，直接關(guān)系到當(dāng)事人的切身利益。在我國檔案與人相互分離的管理制度下，基層職工幾乎終身無法獲知檔案中的信息。這就意味著，若是出現(xiàn)不利于職工的檔案信息錯誤，在不進行檢查的情形下則將永遠地錯下去。因此，人事部門的檔案檢查人員一定要端正整改目的，要從糾錯和改進檔案管理工作下功夫。

（二）明確整改重點。整改小組本身也承擔(dān)著檔案檢查的工作，所以在團隊工作模式下一定要明確整改重點。前面已經(jīng)有所提及，檔案關(guān)鍵信息的糾錯和電子檔案信息與紙質(zhì)檔案信息之間的閉合，都應(yīng)成為整改的重點。為此，在對今后的工作進行定位和啟示的目的下，應(yīng)全面增強檔案管理人員的崗位意識和業(yè)務(wù)能力，對涉及學(xué)歷信息、工作履歷信息等構(gòu)成要件應(yīng)爛熟于心。

（三）增強實地核查。為了避免檔案信息整改中的二次犯錯，人事部門需要增強實地核查力度。根據(jù)單位人事部門的人力和物力情況，以及最有可能出現(xiàn)整改錯誤的地方，應(yīng)在工作履歷上進行實地核查。核查的方式可以是電話訪問、電子郵件詢問，乃至派人進行上門詢問。

（四）完備檔案規(guī)制。完備檔案規(guī)制在于嚴格電子檔案信息的管理，因為在人事信息查詢時一般使用電子檔案信息。為此，在整改期間應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)原始檔案信息逐一進行核查，特別要針對同名同姓、名字中存在同音字的情形，應(yīng)給予重點關(guān)注。再者，職工爭先創(chuàng)優(yōu)的成果是否及時輸入電子檔案信息中，職工薪酬等級是否準確等，都應(yīng)成為完備檔案規(guī)制的重點。為了促進工作的有序開展，整改中可以將關(guān)鍵信息打印出來交由當(dāng)事人確認。

四、問題的拓展

以下就干部人事檔案檢查問題進行拓展：干部人事檔案是干部成長經(jīng)歷的真實反映，是做好干部工作的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。為做好干部人事檔案審核自查工作，不斷提高對人事檔案工作重要性的認識，充分認識到檔案工作在為干部工作服務(wù)、為班子建設(shè)服務(wù)和為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)中所發(fā)揮的重要作用，為優(yōu)質(zhì)高效地做好檔案審核工作提供了思想保證。

在檔案審核過程中，主要做到以下幾點：一是明確責(zé)任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。同時，按照干部人事檔案審核的工作程序和要求，將檔案審核工作細化為審核、裝裱、錄入、裝檔、材料收繳五個步驟，明確各步驟工作任務(wù)和工作責(zé)任。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規(guī)范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。同時，從嚴格工作程序著手，每卷檔案材料都注重從前后印證中審核信息，確保審核工作的質(zhì)量。

五、小結(jié)

人事檔案檢查的著力點應(yīng)從：求學(xué)經(jīng)歷要件、工作履歷要件、評先創(chuàng)優(yōu)要件等三個方面來展開。整改重點則需要圍繞著：端正整改目的、明確整改重點、增強實地核查、完備檔案規(guī)制4個方面下工夫。

［1］吉華，謝富林.鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位人事檔案管理工作中的問題及對策［J］.檔案與建設(shè)，2004（8）：57-58.

［2］王雪.對加強人事檔案管理工作的幾點建議［J］.才智，2013（21）：292-292.

［3］劉波.加強機關(guān)企事業(yè)單位人事檔案管理工作的對策［J］.黑龍江檔案，2014（3）：151.

［4］韓曉華.從嚴從細抓實干部人事檔案核查整治工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（15）：152.