探析水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的思考

文/湖北省漳河工程管理局 劉祖銀

探析水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的思考

文/湖北省漳河工程管理局 劉祖銀

轉(zhuǎn)變水利檔案的管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的信息管理技術(shù)，發(fā)揮出紙質(zhì)檔案、電子檔案的現(xiàn)代管理功能，是目前水利檔案管理的重點和難點。本文在分析水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件、制約因素的基礎(chǔ)上，重點探究水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的措施。

水利；檔案管理；傳統(tǒng)；現(xiàn)代

水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的過程中，必會遇到各種制約因素，阻礙水利檔案管理工作的開展。因此，需采取有效的措施將其解決，以此促進(jìn)水利檔案管理工作現(xiàn)代化的推進(jìn)。

一、傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件

水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，需具備的基礎(chǔ)條件有：一是法律保障。從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)，就是得到相應(yīng)的法律保障。二是技術(shù)措施。水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，需以過硬的技術(shù)為前提。三是人才保障。人才是水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的重要條件。

二、傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素

（一）管理方法落后。傳統(tǒng)的水利檔案管理工作，其重點在于紙質(zhì)檔案的管理，部分基層的水利檔案管理工作人員主要采取手工收集、整理檔案，對于檔案的編目、查閱、存檔等工作，依然采取老舊落后的方法，無法適應(yīng)信息化的計算機(jī)檔案管理方式。同時傳統(tǒng)的水利檔案管理技術(shù)、思路等，存在一定的缺陷，因此，導(dǎo)致基層的水利檔案管理人員不會主動研究管理知識和技術(shù)。

（二）客觀制約因素。水利項目存在建設(shè)周期較長、檔案內(nèi)容較繁瑣等特點，自項目的論證、設(shè)計到實施，再到項目竣工，周期1～10年不等，并且在施工過程中，還會根據(jù)實際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，導(dǎo)致項目信息固化成紙質(zhì)或者做成電子文檔等的工作比較復(fù)雜、冗長。

（三）主觀制約因素。部分水利檔案管理的工作人員并未正確認(rèn)識自己的工作，也未明確管理地位，將其看作整個水利管理工作的末端，認(rèn)為其不會影響水利項目的運行，導(dǎo)致檔案管理和水利建設(shè)的其他管理脫節(jié)，最終造成檔案資料的收集工作滯后，檔案信息傳遞存在漏洞，影響整個水利項目的工作進(jìn)展。

三、水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的措施

（一）更新和完善水利檔案管理制度。針對水利檔案管理方法落后、管理制度不健全的問題，也是為了提高水利檔案管理的效率和質(zhì)量，增強(qiáng)水利檔案資料的安全性，水利單位需重點加強(qiáng)水利檔案管理制度的更新、完善，具體方法有：一是健全水利檔案的保密制度：部分水利科研的成果及水利基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等均具有一定的保密性，尤其是水利科研成果，是具備專利性的。二是實施檔案管理崗位責(zé)任制度：對水利檔案管理實施崗位責(zé)任制，并完善管理問責(zé)制度，以此提高檔案管理工作人員的管理意識。三是注重宣傳水利檔案管理的重要性：認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，是做好水利檔案管理的前提條件，因此，水利單位需通過講座、會議、視頻等方式，幫助水利檔案管理人員提高對本工作的重要性認(rèn)識。

（二）強(qiáng)化水利檔案資料的整理。在水利檔案的收集、整理的過程中，不同的水利項目可采取分階段采集、追蹤采集的采集方式；檔案材料的整理項目，具備較強(qiáng)的目標(biāo)性，且采集的速度較快，這是為了預(yù)防出現(xiàn)久時不采集導(dǎo)致的缺漏；對于形成周期長的水利材料，可在分段采集的過程中規(guī)劃出采集的每個時間段，保留水利信息的初始資料，以確保水利檔案的完整性。

（三）實施水利檔案管理信息化建設(shè)。對于電子文件的處理，需規(guī)范統(tǒng)一，從而簡化檔案管理的工作量，具體的建設(shè)內(nèi)容有：一是引進(jìn)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫等方面的優(yōu)秀人才，以提升整個檔案管理部門的信息技術(shù)含量。二是為現(xiàn)有的管理人員提供進(jìn)修、在職培訓(xùn)的機(jī)會，幫助其提升計算機(jī)技術(shù)的操作能力，并強(qiáng)化其信息意識，使其能在工作中運用信息管理技術(shù)，實現(xiàn)水利檔案管理的科學(xué)性。三是制定有效的激勵機(jī)制，以調(diào)動工作人員的工作積極性，提高工作質(zhì)量，進(jìn)而優(yōu)化水利檔案管理隊伍。

（四）注重檔案隊伍建設(shè)。檔案管理人員需正確認(rèn)識自身的工作地位，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，充實自身。同時水利單位需重點建設(shè)一支信息化建設(shè)的技術(shù)型、管理型的人才隊伍，具體的方法有：一是打破封閉、落后的檔案管理工作格局，將水利檔案管理工作推向社會，強(qiáng)化水利單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)能力，為檔案管理創(chuàng)造較好的工作環(huán)境；二是重點培養(yǎng)檔案管理人員的信息意識，從而讓檔案管理人員能在工作中全面運用信息資源的相關(guān)理論，并對檔案的信息資源進(jìn)行綜合開發(fā)和科學(xué)管理。

（五）實現(xiàn)水利檔案資源的安全保護(hù)和共享。水利檔案資源建設(shè)的具體內(nèi)容為：一是做好檔案機(jī)房門、窗的防盜工作，并對信息管理系統(tǒng)加密，嚴(yán)防計算機(jī)遭遇病毒侵襲，必需安裝防病毒卡。二是加強(qiáng)對檔案管理工作人員信息安全意識培養(yǎng)，增強(qiáng)其安全責(zé)任意識。三是實現(xiàn)部分水利檔案資料的資源共享，并積極吸納其他水利單位的先進(jìn)經(jīng)驗和技術(shù)，促進(jìn)自身檔案管理工作的開展，提高工作質(zhì)量。

四、結(jié)束語

對水利檔案管理實施現(xiàn)代化建設(shè)，為其發(fā)展創(chuàng)造較好的條件，是水利檔案管理接軌社會的必然選擇，也是推進(jìn)水利事業(yè)管理的重要前提，更是提高水利檔案信息技術(shù)和服務(wù)水平的主要方式。

［1］章憬憬.關(guān)于水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的研究［J］.卷宗，2014（1）：7-8.

［2］王秀霞.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的思考［J］.青年與社會，2014（18）：292.

［3］王文平.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的思考［J］.中國水利，2013（6）：62-64.

［4］趙綺蘭.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變探討［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（32）：260.