信息時代檔案管理工作創新與實踐探討

文/陜西省地方電力（集團）有限公司培訓中心 惠宇紅

信息時代檔案管理工作創新與實踐探討

文/陜西省地方電力（集團）有限公司培訓中心 惠宇紅

眾所周知，現代社會是知識經濟的時代，是網絡化的時代，互聯網技術對民眾的生活和工作正產生著越來越大的影響，同時信息管理和信息的公開使用已成為社會發展水平和科技水平的象征，而檔案作為一種信息資源，逐漸受到了越來越多人的關心和重視，并且對其的要求也在不斷提高，相應的，如何提高檔案管理工作的工作效率和工作質量逐漸成了相關專業人士重點關注和重視的問題之一。因此，本文就信息時代給檔案管理工作提出的新要求進行了論述，分析了當前檔案管理工作實現網絡化的必要性，探究了信息時代下創新檔案管理工作的措施，以期能夠從根本上提高檔案管理工作的工作效率和工作質量。

信息時代；檔案管理；要求；必要性；創新；措施

一、信息時代給檔案管理工作提出的新要求

隨著現代化信息技術的發展以及民眾對檔案重視和要求的逐漸提高，傳統的檔案管理模式已經暴露出諸多弊端，已經不適合現代信息社會的需求，所以了解和掌握信息時代給檔案管理工作提出的新的要求是提高檔案管理能力的基礎和關鍵，也是現代信息社會發展的需要，通過相關的調查研究發現，信息時代給檔案管理工作提出的新要求主要表現在以下幾點：

首先，從制度層面來看，基于信息時代下的檔案管理需要制定和完善新的制度規范，要根據信息化時代下高效率、高質量等基本的特點來制定相關的制度規范，同時，需要嚴格按照既定的制度規范來完成檔案管理工作，還要在實踐中不斷總結經驗，完善相關的制度規范，提高其實用性和適用性。

其次，從績效層面來看，基于信息時代下的檔案管理工作需要利用網絡化和數字化的優勢健全檔案管理的內容，提高檔案管理工作的績效，充分向其他先進的國家汲取經驗，構建具有自己的信息化檔案管理體系。

此外，從表現形式層面來看，基于信息化的檔案管管理工作是政府及相關企業走向信息化管理的重要標志，所以需要嚴格和細化電子文檔和重要電子文件的管理工作，增強風險意識，減少信息時代給其帶來的風險和壓力。

二、當前檔案管理工作實現網絡化的必要性

從現代社會發發展的要求來看，現階段，計算機及網絡技術已經普及到生活和工作的各個領域，檔案信息網上在線服務功能的建立是適應時代發展以及需求的重要舉措之一，而且檔案管理的信息化有利于實現檔案資源的自動化、數字化和法制化，從而能給檔案使用者提供更加便利的條件。

從檔案管理工作的實質來看，檔案管理工作的開展是為了以《檔案法》為相關的規定，加強對檔案文件信息的整理、著錄、檢索以及保護，為檔案的使用者以及決策者提供更加真實可靠的檔案信息，是一項十分重要和必不可少的工作，近年來，隨著信息量的不斷增加以及需求的不斷增多，如何有效地降低檔案管理工作人員的壓力，提高檔案資源信息的利用率逐漸成了相關工作人員重點關心和重視的問題之一，而信息化的檔案管理能夠有效地解決上述問題；此外，現階段檔案管理機構都配有相關的網絡化設備，而且各個機構和部門之間也建立了通信網絡，在很大程度上便利了信息化的檔案管理工作，為檔案信息網絡化管理提供了有效的先決條件。

三、信息時代創新檔案管理工作的措施

（一）提高檔案管理人員創新的意識。眾所周知，檔案管理工作的開展和運行都離不開高素質的人才，所以要想在信息時代下提高檔案管理工作的工作效率和工作質量，首先就要提高相關工作人員的創新意識和綜合素質，即一方面要增強其對檔案管理工作的敏感程度和認知水平，提高其對檔案管理工作的重視程度。另一方面，要提高自身的綜合素質，使自己擁有良好的職業道德、較高的責任意識、嚴謹的工作態度和兢兢業業的工作精神；此外，要樹立終身學習的意識，既要提高自身的專業知識和專業技能，也要提高自身信息化技術的掌握程度，在實現自身價值的基礎上，提高信息化檔案管理工作的績效。

（二）創新服務方式。服務方式的創新也是基于信息時代，提高檔案管理工作績效的關鍵，這就要求檔案管理機構首先要創建檔案館網站，及時地將收集到的數據和信息實現電子化和網絡化。其次，要創建“電子檔案數據中心”，將各個部門和單位的電子檔案進行統一管理，實現有條件的網上查詢和共享。此外，要在線收集相關的數據信息和資料，開展在線服務模式，提高檔案資源的利用率，實現其應有的服務價值。

（三）適當擴大檔案管理的范圍。信息時代下，檔案管理工作已經不是簡單地對檔案進行保管，還是檔案信息的提供者和佐證者，更是檔案信息的交流中心，所以適當擴大檔案管理的范圍也是信息時代的必然要求，所以檔案管理機構一方面可以發展檔案產業、興辦相關的服務實體。另一方面，可以加強檔案機構橫向的聯合，建立完善的信息共享系統，利用現代化的信息技術充分實現檔案資源的共享。此外，還可以創建有效的反饋機制，改善檔案信息的利用方式，加強檔案信息資源的科學合理性。

四、結語

總之，信息時代下，在給檔案管理工作提供了更多的機遇的同時也給其帶來了更多的壓力和挑戰，如何充分地利用信息化技術，實現檔案管理的信息化是相關工作人員共同追求的目標，也是需要相關工作人員一直努力的方向和目標。本文愿意拋磚引玉，希望能夠使更多的人關注和重視信息時代下的檔案管理工作。

［1］伍震.淺析信息時代下檔案管理工作的創新［J］.速讀旬刊，2015（10）.

［2］唐雄，劉煥寶.淺析信息時代下檔案管理工作的創新［J］.華東科技：學術版，2015（09）.