淺談數字化對檔案管理的影響

文/天津市河北區市容園林委 楊亞楠

淺談數字化對檔案管理的影響

文/天津市河北區市容園林委 楊亞楠

隨著社會文化建設的不斷推進，檔案的建設與管理越來越受到重視。并且，在信息化浪潮的背景之下，檔案的信息化管理成了必然的發展趨勢。本文主要分析了電子信息化對檔案管理的影響。

電子信息化；檔案管理；影響

隨著社會的發展，科學技術的不斷進步，電子信息技術已悄然進入檔案管理的范疇，使檔案管理發生了巨大的變化，為檔案工作者提出了一個新課題。

首先是機關檔案載體的轉變。政務網開通后實現了計算機全程管理，適時實現了信息數據的遠近傳遞和處理。在機關各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。領導高度重視檔案管理工作，定期聽取檔案工作的匯報。了解現狀，提出要求。指導和解決檔案數字管理工作中存在的實際困難和問題。非常關心和支持檔案工作，想方設法創造條件投入資金，配備先進設備，關心重視、積極培養檔案專業人才，把檔案數字化管理納入工作規劃之中。為此有效地推動了檔案數字化管理工作的進程。在區檔案局的關心指導下，按照“創一流、爭第一”的工作目標，認真按照區檔案局的工作要求，加大檔案管理力度，在人力、財力和物力上給予必要的保證，通過建章立制，完善各項管理，加強檔案干部隊伍建設，投入資金安裝了《超星文檔管理系統》。它是一套集文件收發、文件管理、自動歸檔、文檔編目、檔案管理，一次錄入多次利用，實現了自動化管理功能，使檔案管理工作邁上新臺階。

其次在機關檔案保管上也有所改變。此時機關檔案的保管不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的機關檔案信息將存入“虛擬庫房”。委領導把檔案工作擺上議事日程，在辦公用房和經費緊張的情況下，專門騰出一間辦公室作為檔案室，投入資金一萬余元安裝了檔案專用的密集架、掃描儀、刻錄機，得到完備的硬件設施和軟件系統的支持。并配置相應的高性能的計算機系統。運用先進的管理系統提高檔案工作現代化水平。對室藏的文書檔案的永久卷進行全文掃描、目錄連接、全文信息管理工作。提高了檔案數字化管理水平，對檔案進行全文信息管理。在連續4年900天的市容環境綜合整治工程中，委領導選派2名同志成立資料組，專門負責照片和影像資料的收集、整理，4年來，對環境整治工程的每一條道路、每一個公園、臟亂點位、社區保留下的1300多G的整治前、施工中、整治后的照片和影像資料也將成為記錄我區市容環境整治歷史和檔案留存的寶貴財富。

最后為機關活動提供利用檔案信息亦發生了轉變。檔案建設的根本目的在于利用，只有把檔案有效利用好，才能真正實現檔案信息資源的效益和價值。為此，我們從完善檢索體系入手，按照《全宗指南編制規定》要求，編制了檔案全宗指南及各門類的案卷目錄和文件目錄，方便檔案查找利用；同時，每年堅持編寫大事記、組織機構沿革、專題文件匯編、基礎數字匯編等編研，主動為全委工作服務。多年來，我們充分發揮檔案信息資源作用，為我委工作順利進行提供了大量翔實可靠的檔案資料，取得很好的社會效益和經濟效益。利用檔案資料，多渠道爭取市、區專項資金，有力地保證了各項工程的落實，在奮戰300天市容環境綜合整治工作中，我委檔案工作者本著對歷史、對人民群眾高度負責的精神對工程檔案進行了全面地整理，通過對工程施工中新、舊照片對比；錄音錄像檔案整理，文件材料保存歸檔等檔案工作的及時收集整理反映了工作面貌，按時上報天津市市容環境綜合整治指揮部。利用檔案材料爭取資金，在工程施工過程中由市市容園林委首先撥付部分啟動資金，經工程驗收合格后將剩余的大部分資金予以撥付，利用檔案為河北區奮戰300天市容環境綜合整治工程創造了經濟效益。《環渤海經濟瞭望》《濱海市容》《天津行政管理》《天津日報》《今晚報》《城市快報》《每日新報》《渤海早報》等對我區重點工程建設進行了專題報道。營造了我區干事創業的濃厚氛圍，利用檔案資料創造了良好的社會效益。

總結我區的城市管理工作，我們主要有三點體會：一是利用檔案資料必須善于搶抓機遇。機遇稍縱即逝，客觀地判斷形勢、實事求是地分析有利條件和不利因素，抓住機遇就能干成一番事業。二是必須提高工作標準。工作標準的高低不僅關系到工作質量、工作水平，而且直接關系事業的成敗。三是利用照片檔案創社會效益。

伴隨著電子時代的到來，機關檔案管理也伴隨著機關信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。機關檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的內部網而擴展到地區、國內乃至國際范圍內的整個網絡。

在這一新的網絡環境下，檔案人員除了繼續做好機關檔案信息資源的收集和保管，更多地要了解機關需求，擴大服務內容。一方面配合現代機關管理手段，檔案人員應同機關領導及專業人員一道，建立機關信息資料庫。另一方面從網上獲取有效信息為機關領導決策提供服務，主動地、全過程地提供政策等多層次的信息，建立起一套科學的、高效的、多功能的、靈活的檔案信息管理體系。

［1］姚鳳琴.分析檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策［J］.華章，2012（19）：23-24.

［2］趙燕.淺談檔案管理信息化建設的經濟效益［J］.中國商界（下半月），2010（08）：15-16.

［3］劉曉培.機關檔案收集的思考［J］.天津檔案，2013（06）：16-18.