試論縣級檔案局現代化檔案管理工作

文/云南大理漾濞彝族自治州檔案局 馮躍龍

試論縣級檔案局現代化檔案管理工作

文/云南大理漾濞彝族自治州檔案局 馮躍龍

新時代背景下，檔案管理工作在縣級檔案局中是一項十分重要的工作內容。隨著現代化科技技術的進步，人們對縣級檔案局的檔案管理工作的要求越來越高。縣級檔案局的檔案管理工作要逐漸發展為綜合性的信息資源管理中心，而不僅僅是保管檔案。為了達到現代化檔案管理工作的要求，縣級檔案局必須優化改革檔案管理工作，用現代化檔案管理工作的方法進行檔案管理工作。

縣級檔案局；現代化；檔案管理

現代化檔案管理工作的要求下，縣級檔案局要全面落實現代化檔案管理工作的要求，可以從三個方面進行改革優化。方面一，緊跟時代的步伐，將現代化電子信息技術與檔案管理工作進行有機結合。方面二，因地制宜，完善現代化檔案管理工作的制度。方面三，以人為本，發展人才，培養現代化、信息化的檔案管理人才。

一、現代化電子信息技術與檔案管理工作有機結合

檔案工作是縣級機關工作中的重要組成部分，具有提升機關工作的工作質量、工作效率的重要價值。此外，檔案工作還能維護機關真實的歷史面貌，在機關工作中具有十分重要的地位和價值。目前，隨著科技的高速發展，現代化電子信息技術已覆蓋全球。現代化電子信息技術的普及，給縣級檔案局的檔案管理工作帶來了全新的發展，同時也給當前的檔案管理工作帶來了全新的挑戰。

檔案管理工作如何才能做到與時俱進，首先檔案管理的工作人員必須認識到現代化電子信息技術與檔案管理工作互相結合的重要性。現代化電子信息技術的內容就是利用計算機技術進行檔案管理工作，計算機作為全新的信息載體，能在磁盤和硬盤中建立電子信息檔案，代替傳統的紙質檔案。此外，計算機還具有運算速度快、查找能力強、儲存空間大等多項優點，因此，使用計算機進行檔案管理工作能顯著提高檔案工作的工作效率。

現代化電子信息技術與檔案管理工作有機結合后，還能創建全面、綜合、快速、有效的檔案信息網絡體系。通過檔案信息網絡體系能將檔案信息資源上傳至縣級檔案局官方網站，人們可以通過網站查閱檔案信息，實現檔案信息資源的共享。如此一來，不但為縣級市民提供了便利，還能促進檔案信息資源的開發，進而促進縣級地區的經濟發展。

二、因地制宜，完善現代化檔案管理工作的制度

（一）全面普查檔案。為了完善現代化檔案管理工作，實現檔案管理工作的規劃化、標準化，第一步就要對檔案進行全面普查。由于檔案案卷數量十分龐大，而傳統的檔案工作中又不會對檔案案卷進行普查，因此現代化檔案管理工作必須要對長時間沒有整理、普查的檔案案卷進行全面的普查。普查過程中，要清除一些失去使用價值的文件，或是很多重復的文件。只有將這些毫無用處的文件全面清除了，才能提高今后檔案管理工作的工作效率。

（二）統一分號。現代化的檔案管理工作主要依賴于計算機技術，檔案工作人員必須將傳統的紙質檔案錄入到計算機系統當中。為了提高今后計算機檢索的效率，工作人員應按照相關的規定，對檔案進行統一的分號，保證計算機檢索的查全率。分類過程中，工作人員應認真仔細地檢查、審核、校對，避免出現分類錯誤。

（三）規范題名。為了提高檔案檢索的查準率，要對檔案進行標準、規范的題名。題目過程中，應正確描述機構的名稱，避免因為描述不清楚而導致計算機系統無法查準的現象發生。此外，還要在檔案錄入的過程中詳細描述檔案的詳細信息，例如相關人名、相關地點、時間范圍、事件描述等各類信息，保證檔案信息的完整有效。審核過程中，一旦發現檔案信息有缺漏的，應立即補齊，如果發現檔案信息有累贅的，應立即刪除。保證檔案信息的標準化、規范化。

三、培養現代化檔案管理工作的人才

為了實現現代化的檔案管理工作，必須培養具備現代化信息技術能力的專業人才。計算機在現代檔案管理工作中發揮了重要的作用，而相應的檔案管理工作人才也應該具備專業的技能。現代化的檔案工作人員不但要掌握現代化信息技術能力，還應該不斷學習其他相關的先進知識和先進成果，使自身能力能緊跟時代的發展步伐。現代化檔案管理工作人員應具備以下三個方面的能力：方面一，全面掌握計算機的使用能力，掌握計算機的使用能力是現代化檔案管理工作人員的基本能力，也是促進自身發展的必要條件。方面二，業務能力較強，工作人員要將自己樹立為“活檔案”，才能更好地幫助人們解決問題。方面三，掌握專業的知識，由于檔案工作中設計專業知識范圍較廣、內容較多，因此要求檔案管理的工作人員必須掌握專業的知識，以及其他相關專業的基本知識。

四、結語

綜上所述，縣級檔案局檔案管理工作的現代化發展趨勢是必然的。現代化檔案管理工作最基本的特點就是規范化、標準化，現代化檔案管理工作不但要結合現代化電子信息技術，還要完善現代化檔案管理工作的制度，最后培養現代化檔案管理工作的專業人才。

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