疾控中心檔案管理工作中存在問題與對策

文/迪慶州疾病預防控制中心 梁樺

疾控中心檔案管理工作中存在問題與對策

文/迪慶州疾病預防控制中心 梁樺

疾病預防控制中心檔案是疾病預防、衛生檢驗檢測、衛生學評價等一系列實踐活動中形成的具有保存價值的各種音頻、影像、文字、圖像以及其他不同形式的歷史記錄載體。疾控中心檔案管理工作對保存疾控中心信息資源、發展疾病預防控制工作、保障公共衛生安全等具有重要意義。但是隨著時代的發展、社會的變遷，疾控中心檔案管理工作呈現一些問題，需要改革完善。

檔案管理；疾控中心；問題與對策

一、疾控中心檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理尚未形成規范的管理制度。目前，大部分疾控中心尚未形成科學統一的管理制度，例如檔案信息收集內容、檔案制作、檔案資料的整理、檔案的保管和查閱等沒有完善的規范制度，很多時候是檔案工作人員根據長時間以來形成的不成文的規定、根據自己的經驗和習慣來開展工作。如此，檔案資料的收集、整理、制作等在質量和效率上都會大打折扣，影響檔案管理工作的進一步發展。

（二）檔案管理水平有待改善。隨著時代的發展和科學技術的進步，醫療環境也在迅速發展，疾控中心的檔案管理也需跟上步伐，向著現代化、信息化的方向發展。目前許多疾控中心建立了信息化檔案管理系統，但是流于形式，實用性和利用率較低。

（三）對檔案的重視程度不夠。很多疾控中心的檔案管理意識薄弱，認為檔案管理工作沒有實際意義，只要能應付檢查，可以外調、查檔和查閱就可以了。這種思想導致檔案資金和硬件投入不足，人員不充足或工作人員知識、專業技術補充更新不及時，檔案信息資源開發不足，檔案工作標準落實不到位等問題，使得檔案工作的質量和規范化都受到影響。

二、提高疾控中心檔案管理水平的對策

（一）制定科學規范的檔案管理制度。根據相關的法律、法規和政策制度，構建全面、完善、科學、規范的檔案管理制度是做好檔案管理工作的重要保障。檔案管理制度包括收集、整理、歸檔、查詢等各個方面的管理程序和標準。例如在檔案信息的收集方面：檔案信息的收集應當及時；收集內容的形式包括紙質資料、音頻資料、影像資料、圖像資料等，并重視信息化檔案的收集；檔案信息的收集范圍應當科學、合理、嚴謹，保持相對穩定性；對疾控中心各個方面的檔案同等對待，包括檢驗資料檔案、疾病檔案、衛生學檔案、人事檔案等。在檔案信息的保管方面：保證檔案所在環境的安全性，防火，防潮防蟲等，貫徹“以防為主，防治結合”的原則；檔案的接收、移出、外借需履行登記手續，并嚴格執行，做到收、借有記錄，進出需登記；數字檔案資料需做好備份，并維護網絡安全。制定完善合理的檔案管理制度，使檔案管理工作向著法制化、標準化、制度化、規范化的方向發展。

（二）提高檔案管理水平。疾控檔案管理信息化是提高檔案管理水平的重要途徑。檔案信息化建設已成為疾病預防機構檔案管理工作發展的趨勢，也是提高疾控檔案利用率的方法。檔案管理信息化主要依靠計算機技術與互聯網，使計算機信息技術運用到檔案管理之中，使實物檔案轉變為電子資料，并通過信息技術進行管理、分類、查詢等。檔案的信息化使檔案的采集、保管和利用更加便捷。疾控中心檔案管理負責人應當積極運用計算機和網絡技術，實現疾病預防機構檔案管理向網絡化、數字化轉變，不斷提高疾病預防機構管理現代化水平。

三、加強對檔案管理重要性的認識

（一）對檔案管理工作實行領導負責制。在檔案管理過程中，疾控中心的各級領導要大力推行領導負責制，對一些重要基礎工作的檔案資料要進行直屬化的管理。

（二）加大投入。增加必要的硬件設備投入，如服務器、計算機、錄像機、格式轉換設備、視頻剪輯軟件等。采用先進的防火墻技術，保證電子資料的安全性和保密性。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質和專業技能。加強思想指導教育，明確工作方向、加強服務理念；熟練掌握疾控知識和工作內容及工作流程；不斷提升檔案專業知識，開闊視野；學習信息技術知識，掌握計算機操作技術、相關設備和軟件的使用技術；具備勇于創新、不斷進步的開闊進取精神。

四、提高檔案的利用率

疾控中心檔案包括豐富的資料，為維護和研究疫情、流行病學、公共衛生安全等提供重要的依據，具有重要的社會價值以及教學和科研價值。疾控檔案管理部門應當注重對疾控檔案資料的開發利用，例如聯系宣傳部門將疾控檔案作為公共衛生宣傳資料；聯合學校為學校衛生教育提供教學資料等。疾控中心檔案的利用率提高，會提升檔案的地位和工作重要性，為今后檔案的進一步發展打下基礎。

總之，疾控預防中心在社會衛生防病工作中具有重要作用，疾控預防中心檔案是醫學衛生事業發展不可缺少的組成部分，做好疾控中心檔案管理對疾控中心自身發展和社會文明傳承有著重要意義。隨著時代的發展，疾控中心檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇，檔案工作人員需不斷開拓創新，與時俱進，及時發現問題解決問題，為疾控中心檔案管理工作貢獻力量。

［1］許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及對策［J］.改革與開放，2015（8）.