當前高校學生檔案管理服務大學生就業(yè)存在的問題及原因

文/長春工業(yè)大學檔案館 尹晶華；中國聯(lián)通長春分公司 李雪晴；長春工業(yè)大學圖書館 王有敬

當前高校學生檔案管理服務大學生就業(yè)存在的問題及原因

文/長春工業(yè)大學檔案館 尹晶華；中國聯(lián)通長春分公司 李雪晴；長春工業(yè)大學圖書館 王有敬

高校學生檔案是對大學生學習生活的具體體現(xiàn)，而檔案管理服務水平是評判高校教育情況的主要標尺，也是衡量高校管理水平的重要依據(jù)，更是大學生就業(yè)的基本憑證，它在大學生就業(yè)中發(fā)揮著重要作用。本文首先分析檔案管理在大學生就業(yè)中的地位和作用，然后介紹學生檔案管理現(xiàn)狀，最后提出了檔案服務的創(chuàng)新策略。

高校；學生檔案管理；服務；大學生就業(yè)

對于高校而言，學生檔案管理在學校日常管理工作中占據(jù)著重要位置，其管理水平直接關乎著學校的綜合管理情況，規(guī)范、標準、合理的學生檔案管理，有利于高校管理水平的提升，還能優(yōu)化高校的社會形象，提升公信力，它是學生獲得就業(yè)機會、提升高校就業(yè)率的動力源泉。

一、學生檔案管理在大學生就業(yè)中的地位和作用

高校學生檔案，簡單來說是指大學生的檔案信息資料，也是學籍檔案，具體包含高考成績、大學四年學生的表現(xiàn)、家庭基本信息等內容。待學生畢業(yè)后，檔案將會轉交給就業(yè)單位，有時還會移交至人才交流機構，此時學生檔案轉變成人事檔案。學生檔案管理在大學生就業(yè)中發(fā)揮著重要地位和作用。

（一）對學校的影響。學生檔案管理水平直接關乎著學校整體辦學質量，并與學校的社會形象緊密相關，它在學校發(fā)展以及管理中均發(fā)揮著重要作用。從日常管理層面來說，它與未來就業(yè)存在較大關聯(lián)。依照學生檔案可掌控學生的思想狀態(tài)，進而參照學生的實際情況開展針對性的教育工作，這直接關系著學生的未來發(fā)展以及綜合素質的提升，它在未來就業(yè)中發(fā)揮著深遠影響。

（二）對學生的影響。首先，檔案管理直接影響著學生最終的就業(yè)質量。人事檔案中記錄著有關個人成長的事情，它是對個人經(jīng)歷的真實反映，也是人事服務的重要依據(jù)。對于每一個人來說，檔案在其生活成長過程中發(fā)揮著重要作用，特別是在推薦就業(yè)中，學生檔案的作用更加凸顯。

二、高校學生檔案管理服務現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，在服務大學生就業(yè)過程中主要存在以下問題：其一，檔案形式陳舊、內容不完整。大部分高校的學生檔案僅僅包含錄取材料、高考成績、獎懲資料、體檢表格等，這無法從整體層面映射大學生的個人修養(yǎng)、專業(yè)水平和心理素質，導致用人單位無法深入了解大學生的具體表現(xiàn)，同時，個人能力較強但學習成績一般的大學生毫無就業(yè)優(yōu)勢。其二，在利用方面，因高校學生檔案管理存在滯后性，在大學生畢業(yè)就業(yè)過程中無法為其提供及時、準確的依據(jù)。這主要是因為高校仍然采用傳統(tǒng)的運作方式，待學生進入大學校園后，將學生檔案放在一邊，不建檔，大學四年生涯的檔案材料也分布在不同的部門，待離校時才開始集中歸檔。其三，在誠信方面，因檔案管理人員自身責任心不強、管理意識薄弱，忽略檔案管理工作，在具體工作中不按規(guī)定落實，時常出現(xiàn)各種問題，導致學生個人信息不完整或者缺少真實性，不利于學生的順利就業(yè)。其四，管理方式陳舊、管理理念落后。目前，大部分高校在檔案管理工作中，依舊片面地認為檔案管理便是學生學習成績以及政治表現(xiàn)的簡單匯集，且與就業(yè)推薦相關的材料并不完整，這嚴重背離了用人單位錄用信息標準。高校應在原有手工操作的基礎上進行改進，有效利用信息技術，不斷創(chuàng)新。

三、檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）確定以就業(yè)為導向的檔案管理目標。學生檔案主要服務以下兩方面：一方面，服務于學生教育以及學校管理，為其提供基本信息資料。另一方面，服務于大學生就業(yè)，為用人單位提供及時、真實、完整的學生信息。在學生檔案充當憑證的條件下，檔案工作應緊緊圍繞上述兩個方面開展相應工作，憑借規(guī)范的建檔以及高水平的管理工作，為其提供更加全面的服務。其中在建檔環(huán)節(jié)，不僅要嚴格遵守基本歸檔標準，還應廣泛收集與學生個人誠信、專業(yè)技能以及心理素質相關的資料，進而全面映射學生個人素質，達到檔案標準；在管理水平方面，應有效利用現(xiàn)代信息技術，以此來改善服務質量，提升工作效率。

（二）合理選擇檔案管理模式。現(xiàn)階段，集中和分散模式是最為主要的兩種檔案管理模式，其中集中模式指代針對大學生檔案實施統(tǒng)一管理，主要由檔案館負責；分散模式指代針對大學生檔案由學生工作處就業(yè)指導中心及各學院（部）多個部門共同管理。針對這兩種檔案管理模式的優(yōu)勢，截止到目前，尚未給出具體的結論，各所高校主要依據(jù)自身辦學情況來選擇相應的檔案管理模式。伴隨著時代的進步以及檔案管理辦法的完善，由檔案館負責進行統(tǒng)一管理學生檔案已經(jīng)成為主流，該管理模式主要依據(jù)現(xiàn)有條件和經(jīng)驗來看開展，它可促進學生檔案管理工作的標準化、合理化以及現(xiàn)代化。

（三）注重紙質檔案內容特色和信息化管理水平提升。在信息技術高度發(fā)展的今天，談及學生檔案管理工作時，大部分人均認為應采用信息化管理，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，有些還提出將檔案存儲到計算機中，上述做法很難實行：一方面是因為經(jīng)費、工作人員以及技術水平有限。另一方面是因為學生檔案具有流動性和動態(tài)性，若不規(guī)范，將會失去開展數(shù)字化工作的價值。基于上述情況可知，紙質檔案內容特色和信息化管理水平提升是當前社會發(fā)展的必然要求，而信息技術利用水平的提升是改善學生檔案管理現(xiàn)狀的有效手段。

高校學生檔案擁有一定的人力資源開發(fā)作用，而作用的發(fā)揮直接取決于信息存儲量。因此，高校應重視并創(chuàng)新學生檔案管理服務工作，學校重視，開展學生檔案宣傳教育活動，增強大學生的檔案意識，指引學生可通過個人檔案來開拓更加廣闊的就業(yè)渠道，不斷完善，發(fā)揮學生檔案服務就業(yè)參考憑證作用，對促進大學生就業(yè)具有十分重要的意義。