淺談中專學校檔案工作的規范化、標準化管理

文/廣東省惠州市惠城職業技術學校 黃潔

淺談中專學校檔案工作的規范化、標準化管理

文/廣東省惠州市惠城職業技術學校 黃潔

中專學校標準化、規范化的檔案管理是中專學校實現現代化的必由之路。本文將對中專學校檔案管理標準化、規范化的特點和內容，以及檔案管理標準化、規范化的注意要點進行研究分析，以期給相關研究者以有益借鑒。

中專學校檔案管理；標準化；規范化；現代化

隨著教育教學改革的不斷深入，中專學校檔案管理的數量和種類不斷增加，給檔案的管理和利用造成了一定的困難。同時檔案的有效利用也對檔案管理提出了更高的要求。因此，中專學校進行檔案管理手段改革的任務十分緊迫。

一、中專學校檔案管理標準化、規范化的特點

（一）檔案管理工作人員的綜合素質要求較高。中專學校檔案管理人員的良好綜合素質包括：良好的智力素質、能力素質、政治素質和業務素質。檔案管理人員必須具有較高水平的知識儲備，良好的基礎知識、專業知識與交叉學科知識，熱愛自己所從事的工作，掌握得當的工作方法，擁有做好自身工作的信心與激情。我們身處信息社會，檔案管理人員必須緊跟時代發展，處理解決好檔案管理工作中的各種問題，重視自身素質的提升，不斷充實自身的檔案管理專業知識，具備熟練使用電子設備和多媒體設備的能力。

（二）檔案管理系統存儲量大、查閱方便。隨著多媒體管理方式的普遍應用和“無紙辦公”的倡導，以計算機應用為主要手段的工作模式逐漸取代傳統的管理模式。現代檔案管理模式通過便利的文檔、靈活的文字軟件等分門別類地進行檔案管理，并形成檔案管理體系，能夠使得檔案閱取、查詢、溝通、利用更為方便。

（三）檔案管理成本較低。現代化的檔案管理體系的容量很大，能夠合理地存儲很大容量的學生檔案，且能夠確保中專學校檔案管理的高效、安全運行，只需1～2位工作人員便可勝任繁雜的工作，極大地提高了檔案管理的工作效率，大大節省了檔案管理人力物力，降低了工作成本。

二、檔案管理工作標準化、規范化的內容

（一）檔案管理技術的標準化、規范化。檔案管理技術是指通過檔案存儲、處理、加工、傳遞、溝通等先進應用技術的使用，對印刷、復印、聲像和電子計算機技術進行廣泛的應用，使檔案的管理、查閱、檢索、編目和各種統計工作規范、合理地處理。

（二）檔案管理組織的標準化、規范化。中專學校檔案工作的管理與組織，是在各種現代科學理論的指導下，在遵循檔案管理的客觀性基礎上，通過管理科學手段的運用，處理和研究檔案管理問題的，這樣能夠讓檔案管理機構更加高效、管理方式更為科學、管理程序更加標準。

（三）檔案管理保護的標準化、規范化。檔案保護工作的現代化在傳統意義上來講主要是指檔案保護保管載體和檔案基礎設施建設的現代化。但是，隨著新技術、新設備的應用，新型的檔案管理載體，比如，電子、機讀、聲像檔案等，這些存儲和記錄檔案管理信息的載體，有的是光學的，有的是磁性的，還有的是磁光性的。和傳統的檔案信息載體相比，新型檔案信息管理載體在使用方式、形成介質和存儲模式上等的要求和特點是有很大區別的。因此，以新型檔案管理載體為手段的現代化檔案保護必將是檔案管理未來的主要研究方向。

三、中專學校在追求檔案管理現代化中應注意的問題

（一）標準化、規范化的公文制法是基礎。檔案是由公文發展而來的，公文是檔案的前身。公文制法的水平與質量，不但對公文本身具有一定的影響，而且對于檔案后續的質量，進而對檔案管理標準化、規范化的質量也具有很大的影響。所以，在追求檔案管理現代化的過程中，中專學校必須首先處理好公文制法的標準化、規范化，提升檔案管理的實體質量，為規范化、標準化的檔案管理工作奠定堅實的基礎。

（二）“以我為主”的立卷歸檔原則是關鍵。無序化的立卷組合和重復性的相近公文是妨礙檔案管理工作標準化的一個重要問題。因此，要想讓檔案管理利用和檔案管理保管實現最大化的價值，就必須在工作實際中，始終堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，讓檔案檢索利用更為方便，讓檔案案卷更為完整，這樣才有助于檔案管理目標的實現。

（三）提升檔案案卷質量是可靠保證。在檔案管理規范化過程中，檔案案卷裝訂水平和檔案立卷方法是十分重要的影響因素。檔案管理工作人員對不同門類的檔案必須細致認真地進行鑒定、收集、整理、接收和存儲，確保檔案或者載體的方便、完整和安全。認真檢查和確認移交的各種檔案資料和檔案案卷，及時處理所出現的問題。對于那些已經整理完的檔案案卷和資料要進行及時地統計、鑒定和上架。要特別重視會議簡介、檢索工具、文件匯編等的編研工作，注重對各機構有關工作的幫扶與指導。對于檔案日常管理工作人員，要不斷學習理論知識，兢兢業業、努力鉆研，不斷提升自身的業務能力與業務素質，同時對檔案管理現代化的應用設備，積極主動地了解熟悉和掌握相關維護技術和使用技巧，為自身工作的順利進行提供堅實的技能基礎。

四、結語

檔案管理工作涉及中專學校管理的方方面面，必須在統一思想認識的基礎上，讓廣大中專教師在工作實際中主動了解檔案管理工作，全力支持檔案管理工作，這樣檔案管理工作才能不斷朝著標準化、規范化的方向發展，才能讓檔案管理在學校教育管理中發揮更大的作用。

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