加強醫療機構聲像檔案的采集整理開發利用

文/淄博市中心醫院北院區　高麗

加強醫療機構聲像檔案的采集整理開發利用

文/淄博市中心醫院北院區高麗

本文結合工作實際，分析了醫療機構聲像檔案管理現狀，提出要重視醫療機構聲像檔案的采集、整理和開發利用。

醫療機構；聲像檔案；采集整理；開發利用

隨著多媒體技術的高速發展，聲像資料因其傳輸速度快、形象直觀的特點，在醫療衛生機構醫教研的應用上日趨廣泛，醫院對聲像檔案載體也越來越重視。加強聲像檔案的管理成了醫療機構信息管理中非常重要的一環，但目前醫療機構聲像檔案管理工作中存在著歸檔不完整、管理混亂、不重視開發利用等問題，嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，因此必須看清現狀，對癥下藥，加強聲像檔案的采集、整理和開發利用。

一、了解醫療機構聲像檔案管理現狀方能對癥下藥

（一）思想上不重視，及時完整歸檔成難題。隨著照相機的更新換代，照片檔案已經很少涉及到底片的歸檔。因為對底片的管理有很特殊的要求，這無形之中減少了很多工作量。但是聲像檔案的時效性和特殊的歸檔要求還是馬虎不得。照片及電子版需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和準確。積存照片不能及時歸檔，且多數照片及電子版早已分家，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，就失去了其應有的保存價值和利用價值。錄音、錄像帶的歸檔情況也不容樂觀，不少單位都是直接反復用原始錄音（像），沒有復制應用。另外部分珍貴的聲像檔案保存在部門或個人手里，檔案部門去收集時不愿交出，對聲像檔案的集中管理缺乏根本認識。

（二）制度不健全，聲像檔案管理混亂。很多單位根本沒有聲像檔案的管理制度，或有的單位有明確的管理制度，但是在落實上缺乏監督和治理措施，導致實際執行起來大打折扣。那些聲像檔案由檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交的單位在應用時就顯出得心應手的優勢了；那些由科室分散保管或個人保存的聲像檔案，有時候隨著科室的變遷或人員的變動大部分遺失了，一旦單位需要某一會議或事件的聲像資料，那真是大海撈針。

（三）收集渠道狹窄，不嚴格遵守保管和借還制度。醫療機構的聲像檔案管理一般由宣傳科負責，這就為聲像資料的及時完整歸檔創造了有利條件。但是很多科室內部活動或個人外出開會進修學習的資料歸檔存在一定困難。目前很多單位存在著征集措施不得力、渠道不暢的問題，這部分資料散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理，致使單位聲像檔案不齊全，造成應用上的短板和尷尬。另外，聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。由于思想上不重視，大部分單位將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不符合保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。另外，有部分專業檔案人員意識不強，存在形成的檔案不及時歸檔，借出的檔案不及時追回等問題。

二、重視醫療機構聲像檔案的采集、整理和開發利用

近幾年，在醫療衛生行業，聲像檔案的使用可謂廣泛至極。那么如何采集、整理、開發利用好這些特殊的載體，使之發揮到最大效益呢？

（一）各級人員都要重視聲像檔案的采集。領導重視是做好聲像檔案工作的重要保證。重要會議及場景及時通知醫院專職攝像人員，這就為聲像檔案的專業采集創造了有利條件，為醫院很多重要而又不能復制的寶貴瞬間留下精彩而又生動的影像記錄。很多單位是攝像人員和聲像檔案人員一肩挑，這就更有利于影像檔案的歸檔。文字資料可以再創作，但是影像資料卻不能 “無中生有”；各級人員的重視也是把影像資料補充完善的一個重要途徑。重要會議、學術講座、業務演練、典型手術、溫馨護理瞬間，這些資料需要各級人員及時上交到醫院聲像檔案人員手中，只有這樣才能更規范地管理，更科學地分類，更大范圍更長時間地開發利用，發揮最大效益。

（二）聲像檔案的形成和歸檔需要動手，更需要動腦。積極參加業務培訓，學習專業知識和技能，為聲像檔案的規范整理和保管奠定基礎。聲像檔案的實物載體形成是一個花費時間和精力的工作，從數以百計、千計的照片中選取一張或幾張最具有代表性的照片，用一組照片像講故事一樣講述一件事情，題名、編寫文字說明，細致、繁雜，但是也充滿樂趣。實物載體的保管要在恒濕、恒溫等很多方面有科學規范的數據參考，要依據當地檔案局的要求嚴格執行。但是當今電子時代，在日常工作中發揮更大作用的還是電子版的聲像資料。一個單位隨著電子資料的積累，一年、二年、十年甚至二十年，數量是驚人的。那么從“大海撈針”到“隨心所用”，就需要動腦了。什么內容按什么分類就成了至關重要的事情，方法不是一成不變的。或按內容分，或按科室分，或按姓名分，或按時間分，復雜的類別中可能又分多級科目，一級套一級，都需要命名一個準確的題目，以便于查找搜索。比如說業務培訓，二級科目是醫療、護理、醫技和行政后勤，三級科目是科室，四級科目可能是重要人名，五級科目是時間。在人們傳統觀念中的時間分類是最不好查詢的分類方法，因為具體時間在短時間內能記住，如果年數多了卻是最容易遺忘的，所以最好放在低級科目中。更要避免內容重復放置占用內存，而且一定要加以備份，以免丟失。

（三）要在聲像檔案的開發利用上下工夫。聲像檔案員既要動腦，也要具有不怕麻煩的思想，聲像檔案員大都兼職，還有很多其他的工作需要去處理，隨時有醫護人員打斷你的工作來查詢聲像資料，可能要半天甚至一天的時間來幫他們準備幻燈片的照片以及鏈接，一個文件夾的照片就有很多張，要根據幻燈片的內容去選取角度和人物，同樣的場景還需要反復比較神態和色彩，一旦選取后還要逐張修復力求最好，最后要配上文字介紹，這是一項非常繁雜的案頭工作，也是一個彈性的工作，你用心與否就會關系到幻燈片的質量，甚至會關系到一場學術匯報的力度和反響，所以責任感非常重要。但是把一張張照片生動形象地展示出去，把一段段錄像真實貼切地放映出來，讓人去欣賞、去思考，這就是聲像檔案的最大魅力和貢獻了。