關于事業(yè)單位檔案管理信息化的具體分析

朱照芳

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關于事業(yè)單位檔案管理信息化的具體分析

朱照芳

隨著我國改革開放的不斷加深，各行各業(yè)的發(fā)展也越來越迅速。事業(yè)單位作為服務人民的窗口，有必要不斷進行改革以提升服務的質(zhì)量和效率。近年來，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給社會帶來很大變化。通過在事業(yè)單位的檔案管理工作中引入信息技術，可大大提升人員的工作效率，減輕工作壓力，為整個部門帶來很大的效益。本文對事業(yè)單位檔案管理信息化進行了具體分析，希望對我國事業(yè)單位的快速發(fā)展有所幫助。

事業(yè)單位 檔案管理 信息化

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

目前我國的大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理方面的工作都很不到位，這給事業(yè)單位功能的發(fā)揮造成了很大阻礙。事業(yè)單位是為人民服務的組織，其工作的質(zhì)量影響著人們的生活。因此有必要在事業(yè)單位的各個方面進行嚴厲的改革，提升其整體的工作質(zhì)量和效率，保證其為人民服務的水平。在目前的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于傳統(tǒng)觀念的影響，再加上組織結(jié)構等并未進行定期調(diào)整，從而造成了其工作效率低下、無法適應當前形勢的狀況，最終降低了整個部門的工作質(zhì)量，給人們的生活帶來麻煩。

二、信息技術概述

近年來，信息技術的發(fā)展突飛猛進。傳統(tǒng)的技術和管理方式等已無法滿足新環(huán)境的要求，越來越多的行業(yè)和單位通過改革傳統(tǒng)方式，引入互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術，大大提升了部門的工作質(zhì)量，提高了工作效率，減少了因人員問題導致的錯誤，降低了生產(chǎn)成本，最終為單位帶來了很大的效益，使得整個行業(yè)或領域都得到很大發(fā)展。在檔案管理方面，信息化改革已成為未來的發(fā)展趨勢，新的技術可使繁瑣復雜的檔案管理工作得到優(yōu)化，方便相關人員的工作，減少人員的使用和人力成本，對整個部門的發(fā)展有極大的促進作用，是深入發(fā)展的前提和基礎。

三、信息化中所出現(xiàn)的問題

（一）缺乏專業(yè)人才

信息化技術需要大量的人才進行支撐才能使其發(fā)揮應有的作用，但由于我國的信息技術起步較晚，對于相關人才的培養(yǎng)不夠到位，從而使得在社會中缺乏大量信息技術人才，這就導致事業(yè)單位的檔案管理機構在進行信息化改革時出現(xiàn)由于人員素質(zhì)較低而導致的進程緩慢等問題，大大影響了其職能的正常發(fā)揮。同時，由于單位內(nèi)部仍舊采用傳統(tǒng)的人才管理機制，并未根據(jù)社會形勢對制度進行調(diào)整，這就造成了大量專業(yè)人員流失的問題，進一步加劇了人才缺乏狀況。具體來說，人才的匱乏主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，檔案管理的信息化改革離不開專業(yè)的計算機人才的輔助，因為互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術是信息化的關鍵所在，這就要求管理人員既要具備檔案管理能力，又要了解大量的信息技術理論基礎，而這樣的復合型人才在目前的市場上少之又少；第二，由于相關部門領導的不重視，使得事業(yè)單位在檔案管理工作中的信息技術人才引用上的投入較低，從而給信息化改革帶來較大困難；第三，由于在目前的大多數(shù)事業(yè)單位中，并沒有設置定期組織人員培訓的制度，使得大多數(shù)在職人員無法及時地進行新技術的學習和使用。

（二）制度較為落后

由于在目前的事業(yè)單位中，大多數(shù)部門仍舊使用著較為傳統(tǒng)的制度，而沒有根據(jù)社會的發(fā)展做出及時的改革和調(diào)整，從而導致了制度與環(huán)境相矛盾的狀況，對檔案管理工作的進行以及事業(yè)單位整體功能的發(fā)揮都帶來了很大影響。具體來說主要有以下幾點：第一，檔案管理質(zhì)量標準制度較落后，在新的信息化環(huán)境下，對于檔案管理工作的質(zhì)量要求也應做出調(diào)整，相應的質(zhì)量檢驗機制也要及時地制定，從而保證在改革期間仍有較高的工作質(zhì)量；第二，缺乏相應的開發(fā)利用機制，該種制度的缺乏會導致信息化改革出現(xiàn)不夠全面和不夠到位的問題，亟需引起相關部門的重視。

四、相應的解決措施

（一）重視人才的引進和培養(yǎng)工作

在人才的引進和培養(yǎng)方面，相關部門需要做好以下幾點工作：第一，要以部門的長遠發(fā)展作為決策的前提和基礎，通過一系列的優(yōu)惠和補貼等措施，吸引具備檔案管理能力和信息化經(jīng)驗的人才，從而提升人員的整體素質(zhì)，為信息化改革的順利進行打好人才基礎；第二，要組織定期的學習和培訓，通過及時地對市場形勢及變化進行了解，做出相應的應對措施，進而保證事業(yè)單位與社會發(fā)展相協(xié)調(diào)，為人民帶來更好的服務。

（二）完善制度建設

制度的完善同樣是信息化改革的關鍵工作。首先，要進行人員管理制度的完善，通過學習國外先進管理經(jīng)驗，保證事業(yè)單位的檔案管理人員在信息化環(huán)境下有較好地適應，從而使信息化所帶來的優(yōu)勢得到發(fā)揮，提升部門的工作效率和單位的服務水平；其次，在制度中要加入檔案管理技術先進化建設的條例，這是由于在目前的社會中，技術發(fā)展十分迅速，只有定期地進行技術更新，保持信息技術的先進性，才能使檔案管理工作順利地開展，才能保證其發(fā)展與社會環(huán)境的變化相一致。

五、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理的信息化是發(fā)展的必然趨勢，也是時代的要求。通過進行信息化改革，不僅能提高檔案管理工作的效率，減輕相關人員的工作壓力，提高工作質(zhì)量，還能使事業(yè)單位的功能在新環(huán)境下得到正常發(fā)揮，提升事業(yè)單位為人民服務的水平，最終促進社會的良好發(fā)展。本文對事業(yè)單位檔案管理信息化工作中存在的問題進行了仔細分析，并客觀詳細地探討了解決方法，為相關研究人員提供了一定幫助。

［1］劉俊巖，彭兆偉.新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討［J］.黑龍江檔案，2013（4）.

［2］孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究［J］.信息技術，2014（12）.

（作者單位：崗南水庫管理局）