談談新校區檔案館建設的策略
——以達州職業技術學院為例

文/達州職業技術學院 陳玄

談談新校區檔案館建設的策略
——以達州職業技術學院為例

文/達州職業技術學院 陳玄

檔案館建設是新校區項目建設的重要組成部分，抓好新校區檔案館建設，需要從硬件建設、檔案資源建設、信息化建設和檔案隊伍建設四個方面入手，有的放矢，以不斷提升新校區檔案館的建設效率與服務水平。

新校區；檔案館建設；策略

達州職業技術學院新校區檔案館建設是達州職業技術學院新校區項目建設的重要組成部分，屬達州市的重大建設項目之一，其建設工作已經全面展開。抓好新校區檔案館建設，探討新校區檔案館建設的策略，對全面完成達州職業技術學院新校區項目建設具有十分重要的意義。

一、完善設備設備，強化檔案庫房建設

現代化的高校檔案庫房應實現館藏庫房、閱覽、辦公室分開，并配有檔案柜、計算機、打印機、刻錄機、復印機、空調機、除濕機、防磁防潮柜、消毒柜、縫紉機、裝訂機等檔案專用設備，以滿足現代化檔案資源的收集、整理、歸檔和收藏要求。但目前達州職業技術學院沒有符合上述標準的現代化檔案庫房。對此，一是結合達州職業技術學院新校區的辦學、科研、管理需求，盡快完成檔案庫房的規劃、設計與建設。二是結合檔案管理信息化的實際需求，適時購置信息化設備，支持電子檔案建設與存儲工作。三是強化對現有設備、信息系統的維護與管理，包括強化設備的日常維護與定期檢修，及時進行系統安全維護、漏洞修補，以及經常更新計算機軟件等等，以保證現有設備良好運行。

二、強化管理制度建設，規范檔案資源開發

首先，強化新校區檔案館制度建設，這對提升新校區檔案館檔案收集、歸檔、開發、利用等一系列工作的規范性和有效性具有重要意義。根據《高等學校檔案管理辦法》的原則和要求，結合達州職業技術學院檔案管理工作的實際，修訂完善《達州職業技術學院檔案管理實施意見》，其內容應當涵蓋檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統計、借閱、利用、保密工作、檔案庫房管理等的規定，該項制度可使檔案工作有章可循。在此基礎上，新校區檔案館應進一步完善制度建設，對檔案管理工作中的各項核心業務流程提出明確要求。

其次，達州職業技術學院現館藏分為原達縣教育學院、達州農業學校、達州衛生學校、達州農業機械化學校、達州職業技術學院5個卷宗，黨群、行政、教學、科學研究、基本建設、儀器設備、外事、出版、財會、學生、聲像、實物12個檔案門類。種類豐富、數量較多，為對上述檔案資源進行妥善歸類、規范歸檔。今后應按照《普通高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》要求對現有檔案資料進行整理、分類、組卷、編目，建立規范的全宗卷。在此基礎上，達州職業技術學院檔案館應結合學校各專業辦學活動和科研項目情況，積極做好檔案資源的收集工作，并適時開展專題檔案資源編研活動，使館藏資源得到有效開發和利用。

三、加強信息化建設，豐富檔案服務形式

達州職業技術學院新校區檔案館目前裝配有《檔案管理系統》，基本實現檔案數據錄入、檢索、查詢、統計、編目、維護、編制檔案檢索工具等的計算機管理，但在實際工作中，檔案管理人員對相關設備、信息系統的應用水平仍然偏低，今后需要繼續強化檔案管理信息化人員建設。一方面要適時引進新技術、新軟件。另一方面要組織檔案管理人員積極學習信息化技術的應用方法，使其樹立信息化管理意識，并主動利用信息化設備開展檔案收集、管理與開發工作，提高檔案工作的信息化水平。同時，新校區檔案館建設中應著重突出檔案管理工作的服務職能。新校區檔案館工作人員應結合學校基建項目的開展、專業教學的發展、科研項目的開展與黨建、管理工作的發展等情況，積極與相關部門的領導、同事進行溝通，結合其需求主動查找、提供相關檔案材料以供參考并積極開展檔案編研工作，充分發揮檔案資源在行政管理、教學、科研、深化改革等方面的作用。

四、強化人才隊伍建設，提升檔案人員素質

檔案館人員的專業素質是搞好檔案工作的重要因素，為了提升達州職業技術學院新校區檔案館人員的專業素質，需要采取以下措施：一是完善檔案干部終身教育體系，對現有專、兼職檔案員進行培養，鼓勵檔案員繼續深造學習，或到知名檔案館進行參觀學習；二是提高檔案培訓質量，提升現職檔案管理人員的文化和專業程度，除了加強檔案管理新知識、新理論的教育外，還應切實增強檔案管理人員運用專業理論解決實際問題的能力，尤其是提升其利用信息技術解決檔案管理實務問題的能力；三是要適時引進高素質檔案管理人才，尤其是加大對優秀青年檔案工作者的引進與培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，優化檔案管理隊伍結構，加大專職檔案管理員的比重。

總之，達州職業技術學院新校區檔案館的建設是一項系統性的工程，檔案工作人員應結合新校區人才培養、科學研究、建設與管理等工作的實際需求，從硬件建設、檔案資源建設、信息化建設和檔案隊伍建設4個方面入手，有的放矢，循序漸進的開展新校區檔案館建設工作，以不斷提升新校區檔案館的建設效率與服務水平，促進檔案資料質量的不斷提高和館藏資源數量與種類的不斷豐富，同時為檔案利用、檔案開發等活動奠定堅實的基礎。

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