淺談新常態下檔案管理方式的探索

文/白山市江源區發展和改革局 孟慶波

淺談新常態下檔案管理方式的探索

文/白山市江源區發展和改革局 孟慶波

在經濟社會發展的新常態下，檔案管理現代化創新是檔案管理發展的必然趨勢。在目前的檔案管理的工作中存在著專業人員缺乏、檔案管理標準化程度低等問題。本文闡述在新常態下通過檔案管理方式創新，實現管理現代化等方式方法探索，并就如何切實提升檔案管理水平提出可行的意見和建議。

新常態檔案；檔案管理；管理現代化

在我國經濟社會發展進入新常態的時代背景下，檔案管理工作已經逐漸成為一個單位全方位管理必不可少的一部分，在社會發展中的作用也越來越重要。因而如何不斷改進和創新檔案管理方式，提升檔案管理的現代化水平，使其變得更加科學和規范，已經成為每一個檔案管理人員應該深刻思考的重要課題。

一、實現檔案管理現代化意義重大

檔案文獻記載著一個組織機構發展過程中的階段性成果，為該組織機構的科學發展提供了第一手素材，是科學分析形勢。做到揚長避短，制定發展方略的基本憑據。而在現階段我國檔案管理的實際工作中，管理工作方式與水平和經濟社會發展脈搏不相適應所產生的問題普遍存在并日益突顯。因此，規范檔案管理工作，實現檔案管理現代化有助于單位整體工作朝著健康的方向發展，在經濟社會發展中有具有重大意義。

二、當前檔案管理工作中存在的主要問題

隨著經濟社會的不斷向前發展，檔案管理工作也在不斷地進步，不過仍然存在著一些不容忽視的問題，筆者認為主要有以下幾個方面：一是檔案管理者專業素質不高。二是檔案歸檔不及時。三是檔案整理不規范。四是檔案利用不規范。

三、多措并舉，實現檔案管理方式的改進

（一）強化培訓，謀求檔案管理人員綜合素質的提高。哲學認為，生產力中最為活躍的要素就是人。要提高檔案管理水平，首要的任務是提升檔案管理人員綜合素質，筆者認為，應該從以下幾個方面著手：一是要從理論上加強對檔案管理人員的培訓，并多為他們提供觀摩、競賽等實際體驗機會，以提升檔案管理者的基本工作能力，包括檔案編目、資料整理、文件索引等方面，并想方設法使其具備現代化的操作技能，運用技術化和信息化的手段加強檔案管理。二是要從部門特點和實際工作出發，結合經濟社會發展新常態，有針對性地對檔案管理人員進行培訓，讓他們不斷認識新常態，適應新常態，并力求在不斷發展變化的工作實際中引領新常態，做一個始終站在時代前沿的現代檔案管理工作者。三是要注重檔案管理人員思想政治水平與職業道德素養的提升。在推動檔案管理人員業務提升的同時，也要適時地對其進行馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀及習近平總書記系列重要講話精神的教育，提升其思想政治水平。而且，要適時地以先進典型激勵他們，提高自己的職業操守。

（二）完善機制，優化檔案管理體系的建設。一是要認真制定并切實落實本組織機構的檔案管理責任制，并著力加以完善。要將檔案管理的具體責任細化，落實到責任領導和具體責任人，力求形成高效能、全方位的檔案管理體系。二是要以國家和上級事關檔案管理的法律法規為指導，加大力氣規范檔案管理工作，確保與檔案相關所有工作合乎法律規范，從而有效保障檔案管理工作順利開展。三是要與時俱進適度調整傳統檔案管理模式，構建新型的檔案管理模式以更好地適應經濟社會新常態下發展的需求。在檔案管理中謀求注入多媒體、網絡等時代元素的創新工作方法，提升管理工作的現代化程度。四是要以不同部門檔案管理內容以及不同崗位的責權差異為依托，設置有針對性的基本信息源、影音資料等不同類型的檔案資料，使此項工作內容更加翔實、檔案資料信息更加豐富。

（三）注重常態，實現檔案日常管理效率的提升。一是要制定切實可行的檔案管理工作計劃，明確日常檔案管理工作具體操作思路、工作方法和應注意的事項，對具體工作情況定期檢查或不定期抽查，及時發現檔案管理工作中出現的問題，及時采取有效措施進行調整。二是要加強檔案管理工作的考核工作。以該組織機構工作實際為著眼點，出臺具有操作性較強的考核制度并認真落實，通過有針對性的考核，促進檔案管理工作者實際水平的提升。三是要加強檔案資料的保管環境和條件的改善。這是至關重要的。四是要注重檔案管理工作的接續性。一個機構工作人員的職責有時會隨著工作實際需要的變化而發生轉變，當檔案管理工作人員的崗位發生變化時，務必做好工作的交接，確保檔案信息的整理和管理思路有效順接，以利于檔案管理工作有效開展。

（四）有效投入，做好檔案管理信息化的建設。一是要加大有效資金投入力度。要做到檔案管理的信息化，必須及時更新硬件和軟件設施，這就需要一個機構的決策者能夠有一定的魄力和擔當，在此項工作中有效投入資金，推動檔案管理的信息化建設。二是要加快檔案管理信息體系建設。隨時隨地將重要的檔案信息錄入計算機檔案管理系統，形成檔案管理者與相關業務科室的有機聯動、信息共享的工作狀態。三是大力拓展檔案的儲存空間。發揮現代存儲技術的作用，大膽運用移動硬盤、網上云盤等存儲手段，尤其是一些年代較久遠的文件，更要利用有效手段加強存儲，以免遺失。

總之，檔案管理工作是一個組織機構事關全局的重要組成部分，研究切實可行的思路，不斷規范和提高檔案管理水平是至關重要的。同時，采取切實可行的措施，創新地對檔案管理工作進行業務探索，也可以更好地服務于新常態下的經濟建設和社會發展。

［1］李喜梅.淺談檔案管理現代化［J］.中州煤炭，2007（5）.

［2］韓宏.淺析文書檔案的現代化管理［J］.機電兵船檔案，2010（4）.