提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析

文/遂寧經濟技術開發區政務服務中心 謝蓉

提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析

文/遂寧經濟技術開發區政務服務中心 謝蓉

辦公室檔案與辦公室工作具有緊密的聯系。該部門工作運行效果將直接影響其他部門工作的順暢實施。隨著信息技術的快速發展，傳統辦公室檔案管理并不能滿足實際工作的需要。針對這樣一種情況，唯有不斷提高辦公室檔案管理工作效率，才能夠滿足工作發展的需要。本文就提高辦公室檔案管理工作效率的策略進行簡單分析。

辦公室；檔案管理；工作效率

就辦公室檔案管理工作實際來說，該項工作就是收集資料數據，并整理和保存。事實上，辦公室檔案管理工作就是為能夠利用檔案記錄來反映事物發展的具體過程，該項工作在實際中具有查詢與借鑒的作用。就辦公室檔案管理工作本身來說，紙質檔案是最為突出的問題。任何檔案都具有一定的機密性。查詢紙質檔案通常都會面臨較多的問題，并且紙質檔案占用空間非常廣。基于此，就需要合理保存檔案。辦公室檔案管理工作人員做好該項工作，有助于工作的順利實施。

一、辦公室檔案管理工作的重要意義

事實上，辦公室檔案管理具有非常重要的作用。就該項工作而言，提高其效率具有非常重要的意義。首先，提高檔案管理工作效率，是適應時代發展的體現。檔案是信息產業的重要部分。辦公室檔案管理工作的實施，其實就是為人們查詢信息資源提供便利的一項工作。而這就是辦公室檔案管理工作最為直接的價值。在信息時代快速發展的過程中，辦公室檔案管理工作的重要性進一步突出。為能夠適應時代發展的要求，更好地服務于人民，就需要高度重視檔案管理工作。將該項工作與社會實際需要相互結合。如果該項工作開展的過程中，沒有考慮社會性，就會致使其失去應有的價值。其次，促進檔案事業的持續發展。從檔案工作的本質來看，其具有連貫性、持續性與不間斷性。正是由于檔案管理工作具有這幾方面的要求，就需要高度重視檔案管理工作。根據檔案管理工作的實際情況，采取相應的措施。做好檔案管理工作有助于檔案的可持續發展。檔案并不是一次形成，其形成具有一定的時間性與歷史性。保證檔案的完整性，就需要整理、收集檔案，預防遺漏或者是丟失。對紙質檔案進行全面系統地管理，可以促進檔案管理工作的可持續發展。最后，有利于檔案事業與國民經濟、社會協調發展。社會的快速發展，檔案在其中起著非常重要的作用。社會中的各個行業都離不開檔案。可見，辦公室檔案起著無法替代的作用。做好檔案管理工作，有助于推動社會的發展。檔案將歷史發展的軌跡記錄下來，具有借鑒與參考的意義。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

從前文的分析中就可以了解到，無論從哪方面來說，辦公室檔案管理工作都具有其他工作難以替代的作用。而要想將辦公室檔案管理的價值充分體現出來，就需要采取相應的策略來提高辦公室檔案管理的工作效率。

（一）實現辦公室檔案管理的現代化。事實上，就當前社會發展形態與科學技術發展趨勢來看，辦公室檔案管理的現代化是必然的發展趨勢。而所謂的現代化其實就是改進傳統的管理方式，更新管理模式，這有助于促進辦公室檔案管理工作適應當前社會發展的趨勢。就當前發展形勢來看，檔案管理工作需要立足于實際。而面對社會發展的變化，檔案管理工作也將面臨著新的要求。因此，在組織開展該項工作的過程中需要根據具體的要求，制定工作目標。唯有如此，才可提高辦公室檔案管理的效率。現代化的辦公室檔案管理模式，會影響整個檔案工作。而所謂的現代化，就需要從檔案收集、整理與儲存、保管等各方面都需要體現出來。應用計算機技術，音響技術、縮微技術、靜電復印技術以及激光光盤技術等技術均是先進技術的直接體現。在科學技術快速發展的過程中，將會不斷出現先進的技術。實現辦公室檔案管理的現代化，有利于提高辦公室檔案管理工作效率。

（二）加強人工智能技術的應用。在現代化逐步發展的過程中，計算機已經成為人們工作與生活不可缺少的重要內容。但是在逐步發展的過程中，人們已經不再滿足計算機現有的功能。計算機的人性化設計，可以通過綜合性的觀察，來體現人性化的服務。利用計算機技術發展人類的智能，可以促進人類快速發展，并且提高解決實際問題的能力，推動人類智力的發展。

（三）實現信息化檔案管理。在科學技術快速發展的過程中，計算機技術開始逐漸應用于不同的領域。針對辦公室檔案管理工作，同樣可以借用計算機技術來實行。利用計算機技術，有助于實現信息化管理檔案。信息化檔案管理，其實就是電子檔案管理最為直接的體現。管理人員在對辦公室檔案實施管理的時候，利用計算機技術，不僅可以快速、準確的收集檔案信息，同時還有助于查詢檔案，促使檔案管理在實際中發揮出應有的作用。

三、結語

總而言之，要想從根本上提高辦公室檔案管理的工作效率，就需要在認識上予以重視。重視檔案管理工作的實施，才會在態度上進行改變。針對辦公室檔案管理工作涉及范圍的寬泛性，唯有在實際工作中采取相應的策略，才能夠提高辦公室檔案管理的效率。

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