規劃檔案管理的科學化研究
——以中山市城市建設檔案館為例

文/中山市城鄉規劃局火炬開發區分局 林雁友

規劃檔案管理的科學化研究
——以中山市城市建設檔案館為例

文/中山市城鄉規劃局火炬開發區分局 林雁友

社會的不斷發展與進步促使檔案管理工作也要與時俱進、順應時代步伐，做出適當的變革與創新。規劃檔案作為城鄉建設而生成的文件內容，是記錄其發展歷程、總結其經驗的珍貴資料，因此不斷提高規劃檔案的管理水平，實現科學化，是推動城市建設發展的必然之舉。本文以“規劃檔案管理的科學化”為主要研究對象，并結合廣東省中山市城市建設檔案管理局的要求，就如何實現這一目的提出具體的對策，為我國規劃檔案的管理事業提供可借鑒的方法。

規劃檔案；檔案管理；科學化研究

一、統一規范管理

由國務院法制辦公室頒布的《科學技術檔案工作條例》明確規定：“科學檔案必須按專業實行統一管理”。規劃檔案屬于科學檔案范疇，產生于城市建設規劃及相關管理工作的過程之中，又反作用于和服務于這一領域，具有強烈的專業性和系統性。規劃檔案管理不僅是城鄉建設規劃的重要組成部分，也是相關部門能夠展開依法行政、進行建設發展的重要顯示依據。鑒于此，在秉承統一管理原則的前提下，相關部門更要肩負起管理規劃檔案的法定職責，從戰略高度上指導和安排改革與管理工作。

以中山市城市建設檔案館為例，其自1990年建館以來，始終負責全市各城鎮、鄉村城建部門系統的，有關于建設施工以及監理部分的檔案管理工作，并對其下屬職能部門進行科學性的指導；同時負責制定全市的規劃檔案業務規范和技術執行標準，積極推動落實。

二、目標性管理

馬克思主義唯物辯證法認為，一切事物都是由各個部分所統一組成的整體，整體高于部分，部分離不開整體，二者之間辯證統一。鑒于此，規劃檔案管理在秉承“統一”這樣一個大原則、大前提下，還要注重其內部管理方向與方法的采取，要進一步細化目標，推動規劃檔案管理事業的發展。

（一）強化檔案管理意識。意識對事物的發展具有能動作用，因此加強與推動規劃檔案管理工作，首先要注重對檔案管理意識的培養，只要將這種意識完整而良好地應用于工作當中，才會用心做好檔案的收集、整理、保管等工作。比如近期中山市城市建設檔案館就舉辦了以“市政建設工程檔案新規范實際操作”為主體的培訓班，其目的就在于全面貫徹最新修訂的《建設工程文件歸檔規范》，幫助各工程建設隊伍（或項目）按規范要求做好工程檔案驗收、移交及歸檔工作，保證規劃類檔案的真實、完整和有效。

（二）構建檔案管理的科學化機制。規劃檔案管理的科學機制構建要以遵循國家有關檔案的相關法規為前提，在具體實施方面主要是從時間維度、內容深度以及范圍廣度三個方面來進行的。換言之，即是要追求檔案收集及時、整理完備，以便能為社會發展、城市建設提供深層次的幫助。而檔案管理機制構建得是否成功，關鍵在于其能否促進檔案管理的長效發展，而不是在于表面形式上的宏大。如果檔案資料做不到完整齊備，橫向上有廣度、縱向上有深度；無法實現妥善保管、不能為相關部門以及城市建設提供服務，那么再豪華的設備也沒有存在的意義和價值。

以中山市城市建設檔案館為例，其為促進檔案機制的合理建立，主要采取了以下幾項措施：

第一，配備了專業的管理人員，推動服務意識得到全面提升。目前檔案館內共有專業技術人員23人，其中20人為檔案專業，2人為計算機專業，1人為工程專業，涵蓋了檔案管理機制所需的各項專業，能夠盡最大可能給予群眾專業而優質的服務。

第二，保證了最基本的硬件投入，并逐步引入了信息化管理手段。完備的檔案信息電處理系統以及聲像采編設備等，都有助于實現檔案管理的電子化、多功能化和高效化。

第三，設立明晰的責任制，將檔案管理工作落實到人。從檔案產生到收集整理、再到歸檔，全過程設專人負責；定期對檔案館藏資料進行科學鑒定、審核、統計，實現建設規范化、管理現代化、使用標準化。

三、注重檔案的維護

首先，檔案館內保持恒溫并配有一定的調溫裝置、消毒裝置，全面防火、防塵、防蟲，使之具備一定的御寒耐熱、抗擊自然災害的職能。

其次，對所有規劃類檔案要做到及時登記、編入檢索系統、定期檢查，發現破損或變質的檔案要及時補救，尤其是對較為重要的城建檔案必須要采取一定的保護措施，保證其不受物理損害。

再次，機密類文件，包括市級相關規劃部門的審批類內容、城市戰略規劃發展方向等要在保管的同時做好檔案等級的鑒定，確定密級。

綜上所述，當前我國的規劃檔案管理工作正面臨著激烈的競爭和巨大的挑戰，在這樣一種情況下，相關工作的開展必須順應時代潮流，做出一定的調整，從管理方法和管理意識上進行適當的改革，才能讓規劃檔案部門更好地為城市建設服務，充分發揮出自身的社會價值。

［1］盛光海，劉新瓶.如何提升檔案管理的科學化水平［J］.經營管理者，2015（20）.

［2］鐘晟，徐剛，鄒鑫.文化創新促進高新區產業轉型升級研究——以中山市火炬開發區為例［J］.科技進步與對策，2014（17）.