淺析新時期的會計檔案管理

文/重慶工商大學 鄒曉露

淺析新時期的會計檔案管理

文/重慶工商大學 鄒曉露

會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，包含會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等內容的會計核算專業資料。本文就新時期會計檔案管理存在的問題進行探討，并提出相應的改善措施。

新時期；會計檔案；改善措施

檔案管理是具有管理性、服務性和政治性的一項工作，在科學技術日新月異的新形勢下，堅持便于利用的原則，集中統一管理檔案，維護檔案的完整和安全，是做好檔案管理工作的前提。數字化和現代化的檔案管理工作，順應了時代發展的趨勢，工作效率大幅度地提高，工作時間縮減，人力資源和物力資源得到有效地利用，但是，盡管如此，檔案管理工作仍存在著諸多的問題。

一、會計檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度落后。會計檔案歸檔方面的制度不完善，不同的經辦人手中都留存一些應該歸檔的會計數據，導致會計檔案歸檔的缺失。會計檔案管理以會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業材料為主，在新時期信息技術的推動下，形成電子文檔、程序文件、數據結構等新的會計檔案信息載體，由于缺乏相應的管理措施，會計檔案歸檔工作未能妥善完成。另外，有些單位或者部門管理不善，會計檔案保管、移交制度不完善，職責不清，出現隨意擺放檔案，檔案被許多無關人士翻閱，導致檔案泄密甚至丟失的局面；負責人管理檔案的裝訂和存放，在負責人缺席期間，檔案資料沒有設置使用權限，交接不清，給接替人員或者后續工作帶來不利影響。

（二）管理工作不到位。有些單位檔案管理意識落后，不重視單位的會計檔案，未安排專人負責管理會計檔案，既不培訓現有工作人員的現代化知識技術，又沒有引進現代化的會計檔案管理人才。會計檔案的管理人員不固定，一般由財務部門負責財務的會計兼任，沒有專職的會計檔案管理職位；會計人員不具備專業的計算機知識，不清楚會計檔案管理的軟件系統安全維護等一系列問題，使得會計檔案管理存在安全隱患。有些不重視會計檔案管理工作的單位，投入少量資金在更新設備上，單位管理手段落后，導致現代化程度低，嚴重制約了會計檔案管理工作的開展。會計檔案整理工作不到位，相關的表格、目錄不完整，致使會計檔案移交手續不清，到期的檔案未能及時處理，造成會計檔案堆積如山的情況。

（三）資源利用不充分。很多部門利用范圍狹窄，利用方式片面，只重視資金的管理利用，忽視了會計檔案資源的利用，造成會計檔案管理資源的浪費；會計檔案具有保密性，一些單位會嚴格限制利用者的身份和權限，使得利用者范圍縮小；需要利用檔案的利用者受到限制，不能利用會計檔案，使得會計檔案的史料和作用難以發揮。

二、會計檔案管理 工作的改善措施

（一）建立健全會計檔案的管理制度。規范歸檔制度，確保檔案的安全性，選配高素質、專業性的管理人員，配備必要的檔案設施，制定專門的管理制度來維護計算機中的會計檔案的安全，推行電子檔案和紙質檔案雙套保管的制度，實現會計管理的規范化、標準化。采取保密措施，合理限制利用者的權限，嚴禁無關人員隨意翻閱，禁止查閱和復制會計檔案的人員在會計檔案上涂畫、抽換，確保借出的檔案能按時歸還。認真對待會計檔案的銷毀工作，建立嚴格、完善的會計檔案銷毀制度。

（二）優化會計檔案的管理工作。計算機的應用和普及，給會計檔案管理工作帶來極大的便利。單位應該重視會計檔案管理工作，加大投入力度，引進先進的技術，注意保管場所的安全；建立和落實會計檔案管理工作責任制，明確工作人員的職責，確保有效落實會計檔案收集、歸檔、保管等工作；加強對會計檔案管理人員的培訓，提高管理人員的業務素質，保證會計檔案工作的質量。會計檔案管理人員要嚴格按照保密性要求，及時對檔案進行維護和備份，防止電子系統數據被惡意篡改；定期維護計算機系統，防止病毒侵害。合理利用會計檔案資料，減少存儲空間和存儲成本，方便檔案的查詢。

（三）提高會計檔案管理人員的工作能力。會計檔案管理的專業性，要求管理人員具備足夠的能力。會計檔案管理人員首先要具有良好的素質，以身作則，廉潔奉公，保持獨立公正的立場；與時俱進，積極轉變觀念，運用現代化的手段服務于會計檔案利用者；會計檔案管理人員不僅要有檔案管理學知識，還應該具備會計專業知識，熟練地使用各種軟件系統，具有現代化的管理手段。單位應該加強培養管理人員的素質，引進專業人才，通過定期的培訓提高會計檔案管理人員的法制意識。

三、總結

總之，隨著我國經濟的快速發展，現代化信息技術已經得到廣泛地應用，在這樣的新形勢下，會計檔案管理工作應該適應時代發展的需要，充分發揮其所具有的優勢和作用，為構建社會主義和諧社會服務。

［1］孔小芹.淺談會計檔案管理的重要性及完善措施［J］.行政事業資產與財務，2014（01）：41-42；35.

［2］侯春蘭.新形勢下會計檔案管理存在的問題及改善措施［J］.揚州教育學院學報，2013（04）：28-31.