淺談機關文書檔案管理

文/廣東省珠海市金灣區衛生和計劃生育局 李月嬌

淺談機關文書檔案管理

文/廣東省珠海市金灣區衛生和計劃生育局 李月嬌

文書檔案是對社會組織和黨務行政管理的活動所形成的客觀記錄，在這個記錄中包含了活動中所涉及的所有行政管理、財務管理、人力資源、業務發展等信息，主要的組成是由文書轉換，最終以多樣化的文字、圖表、影像等形式存在的具有完整性和規律性的真實信息資料。因此文書檔案對于機關單位來說，是反映其工作歷程的客觀縮影，又是管理建設現狀的記錄，在整個機關工作中發揮著不可忽視的重要作用。

機關；文書檔案

文書檔案是對社會組織和黨務行政管理的活動所形成的客觀記錄，在這個記錄中包含了活動中所涉及的所有行政管理、財務管理、人力資源、業務發展等等信息，其反映的是機關工作歷程的縮影。這里面檔案是文書的載體也是文書的內容精華所在，而文書則是檔案形成的基礎，也是檔案的前身，對于機關單位來說，尤其是檔案管理人員，機關文書檔案的科學、高效率管理工作將對檔案信息工作有著重要的意義，這也是當前檔案管理中所面對的問題。本文就機關文書檔案的管理展開研究。

一、文書檔案的基礎工作

機關單位的文書工作是檔案中內容的一部分，也是檔案管理的必要內容之一，文書工作主要內容包含了對文件資料的集中、記錄、運輸、交接、辦理和重要信息資料的歸納整理。文書工作人員將機關的工作內容和活動內容以文件資料的形式經過管理形成系統性的檔案，而檔案的形成中，文件資料的書寫內容、規范、資料的集中度、信息的真實性、書寫質量等都是對檔案管理有著深遠意義的。檔案管理是建立在文書的文件資料的前提下對信息內容進行二次歸集、對內容進行分門別類的歸納整理，對信息的真實性進行鑒定，對資料內容進行保管，對數據信息形成統計資料，最后將所有資料進行編碼并保存好，用于資料的調取中發揮其價值。文書檔案的基礎工作不單單是對本單位之間的活動資料，還要對其他上級單位、下級單位、平級單位的各個信息報表，公務活動等進行收納整理，通過對信息的二次篩選和鑒別，以此不斷地豐富本單位的檔案內容和檔案資源，把握住機關單位的不同階段的工作內容和工作目標，從整體性和長遠性兩個方面來考慮檔案工作，不斷地完善檔案信息功能。

二、文書檔案的收集和整理工作

為了解決文件形成后的分散狀態和利用要求集中的矛盾，對于文書檔案的整理和文件資料的運轉方向要時刻掌握，及時地對時效性文件資料進行辦理完結，集中保管，防止因為工作疏忽而導致的資料遺失、錯誤，檔案的收集工作的重要性要突出，無論是哪一個環節，檔案的資料收集質量要得到保障，這是保證信息資料的真實性的根源所在，收集資料工作將對檔案管理的歸檔率和完整性有著深遠的影響，甚至是對整個文書檔案工作最終的價值和檔案信息所反饋出來的功能都有著決定性的作用。在機關單位的事務管理中，大部分的人物事件、活動事件、會議事件的有關信息、圖表、影響等都需要以真實性的載體保留下來，這是文書檔案工作的重點，收集、保存、記載，最后經過編碼將其歸類，放在歸屬的檔案架中，形成有規律、查詢方便的管理工作流程

三、進一步完善文書檔案制度約束，推動工作的規范化

為了使機關的文書檔案工作進一步地規范化、制度化，使檔案信息管理工作受到行為約束，完善檔案價值和功能，我局制定了《金灣區衛生和計劃生育局文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，規定了歸檔的文件材料是在本單位工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄、材料，在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的，需要貫徹執行上級機關、同級機關和下級機關報送重要的文件材料。還規定了不歸檔范圍及文件材料整理歸檔方法、要求、分類和保管期限，文件價值不同歸檔的保管期限也不同（保管期限分永久、30年、10年），既杜絕不符合歸檔要求文件材料的產生，又提高檔案質量。

四、提高檔案管理員整體工作水平

要想進一步提升文書檔案的管理工作效率和工作質量，發揮檔案工作的價值，檔案管理人員的自身業務水平是必不可少的。一是要有高度的政治意識和政治素養，機關單位的文書工作具有較強的政治性，其涉及相當一部分的信息有十分明顯的政治內容，是機關單位的黨群工作的重要記錄，因此需要管理人員有著而高度的政治意識，能夠甘守寂寞，敬業勤奮。二是要有高度的責任感，機關文書檔案工作事關單位發展的核心，其中大部分的信息需要保密，規范，因此需要有責任心來約束個人的工作行為。三是要有強大的檔案工作專業技能。檔案既要有一定的理論基礎，又要有一定的服務技能。提高檔案的管理水平必須掌握一套科學的管理方法，能熟練地運用在檔案的收集、整理、鑒定、保管和提供作用的工作中，必須加強檔案管理員專業技能知識的培訓，不斷學習新知識、新技術，提高自身素質。

五、文書檔案信息化管理

利用計算機檔案軟件整理文件可以事半功倍。檔案員根據《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》規定，按單位歸檔，按保管期限永久、30年、10年歸檔，輸入檔案軟件系統，利用檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機信息化管理優勢，提高了工作效率，節省了群眾查閱檔案的時間。

［1］李道逸.淺談文書檔案管理［J］.經濟與社會發展，2008（01）.