事業單位會計電算化后會計檔案的管理方法

文/河北省崗南水庫管理局 王麗濤

事業單位會計電算化后會計檔案的管理方法

文/河北省崗南水庫管理局 王麗濤

目前，我國事業單位在會計檔案管理中，應用了電算化管理方法，這一方法的應用不但可以獲取更加精確的信息數據，而且大大提高了工作者的工作效率。探討和分析事業單位在管理會計檔案中，應用會計電算化后所取得的實際效果，希望可以推進會計電算化在其他領域得到更廣泛的應用。

事業單位；會計電算化；會計檔案管理

在實施會計電算化之后，不但提高了數據信息的準確性，而且也提高了工作人員的工作效率。顯然，在實施會計電算化后，對會計檔案管理者的工作能力提出了較高的要求。在新的檔案管理策略中，雖然可以解決在傳統檔案管理中存在的問題，但是在實際應用過程中存在著很多不足之處，這就需要事業單位因地制宜地完善這些不足之處。

一、會計檔案在實施電算化后具有的特點

（一）擴大了存儲范圍。在會計電算化沒有實施之前，會計所有工作都是純手工的，手工記賬、手工登記賬簿、手工記錄報表等等。在會計電算化實施之后，大大減輕了財務人員的工作量，只需要在利用財務軟件的基礎上，就可以制作憑證，并輕松打印出所需要的報表，在年度總結會計檔案時，只需要直接打印出來賬簿就可以。在實行會計電算化后，會計檔案不但包括所需打印出來的紙質檔案，而且也包括計算機軟硬盤上的電子數據，同時也包括用戶服務卡、用戶手冊、軟件系統的安裝等等方面的資料數據。

（二）提高了保管要求。在對傳統會計檔案進行查看時，可以直接查看到，不需要利用任何介質。但是查看在磁盤上或者光盤上的會計檔案，必須要在利用計算機技術的基礎上，才能進行查看。因此，在保存電子檔案時，由于會受到磁盤和光盤等等磁性介質因素的限制，如果保存不及時或者不正確，那么很容易丟失數據，這些數據一旦丟失，就很難找回。

（三）提高了安全性要求。在磁盤、光盤等等磁性介質上所記錄的會計數據，具有不可修改、刪除等等特性，因為一旦有電腦黑客侵入其中或者有不法分子企圖篡改數據，可以任意銷毀或者偽造數據，那么將會給單位造成無法估計的經濟損失。同時，在保存硬盤和磁性介質時，應保存防病毒、防火、防潮的環境中，因此，對介質存儲的安全性要求高了。

二、事業單位實施電算化后會計檔案管理的有效對策

（一）建立健全的管理制度。在實施會計電算化之后，檔案管理所涉及的內容較多，因此，對制度規范的要求也隨之提高。因此，要結合當前先進的信息技術，有效地發揮出電子檔案的優勢，實現信息化檔案管理工作的實施。結合檔案管理的特征，事業單位想要建立健全的制度體系，應結合自身實際發展情況以及會計資料實際情況，制定出完善的制度規章，確保檔案妥善保管，并完善在資料管理、備份存儲數據、維護檔案日期等等方面的不足。同時，還需要明確規定出每位工作者負責的工作事項，做到權責一致，從而加強管理檔案的工作效率。

（二）提高檔案管理者的管理意識。傳統的手動化檔案管理形式與實施電算化的檔案管理形式來講，二者存在著很大的差異，但是應該明確的是，唯有檔案管理者真正提高對檔案管理的意識，才能從根本上提高管理檔案的效率。簡單來講，事業單位目前正處于積極轉型的時期，要轉變工作人員過去只注重紙質資料管理的意識，提高對電算化管理的意識，改進電子檔案管理中的不足之處，及時解決在工作中出現的各種問題，確保各項工作的順利完成。另外，在實際工作過程中，要建立起專門的電子檔案管理室，配備相應數量的電子設備，及時更新和升級軟件系統，確保檔案管理各項工作穩定進行。

（三）定期檢查檔案數據。在實施電算化后，會計檔案資料會涉及很多方面的內容，由于計算機自身的問題，很容易發生丟失數據資料的情況。為了防止檔案數據出現丟失或者篡改的情況，事業單位必須要采用強有力的措施，定期對檔案數據進行檢查，并且選擇一些質量較好的硬件來保存資料，注意磁盤存放的環境應溫度適宜，并定期派人檢測磁盤數據是否完整無缺。

（四）提高檔案管理者的工作能力。在檔案管理過程中，事業單位應注重培養檔案管理工作人員的職業素養，唯有他們具有良好的職業素養，才能做好檔案管理的各項工作。在選拔檔案管理工作者時，應注重考察工作者的工作能力和職業素養，挑選出高素質、高水平的人才負責管理檔案，定期組織他們進行培訓，對于表現優秀者進行更大力度的培訓和教育，在加強他們綜合能力的同時，進一步提高檔案管理的質量和效率。

（五）同時保存紙質會計檔案。紙質會計檔案具有一定的原始性，紙質會計檔案與其他檔案形式形成了區別。同時紙質檔案還具有安全性，與信息化檔案相比具有更高的安全性與穩定性。紙質檔案原件中的內容不會發生變化，在保密性方面更具有一定的優勢。要確定紙質檔案的保存能夠更安全，真正做到紙質檔案不丟失、不傳遞。此外，在保管紙質檔案時，要采取合理的方法，確保其資料保存的期限能夠更長。當需要利用紙質檔案時，可以能夠做到一目了然，不需要通過一些輔助方式，就能夠達到檔案的使用，在某種程度上可以促進檔案的使用率。

三、結束語

總而言之，隨著科學技術的快速發展，實施電算化技術管理會計檔案已經成為發展的主要趨勢。在實施電算化技術之后，對檔案管理者的管理能力提出了較高的要求，所以，想要成為一名合格的檔案管理者，就必須要找到傳統檔案管理模式中的不足，提高自身對檔案管理的重視度，確保檔案管理的各項工作都能穩定有序地進行。

［1］張春茹.淺析事業單位電算化后會計檔案的管理［J］.行政事業資產與財務，2014（30）：254-256.

［2］趙汀.淺析事業單位會計電算化條件下會計檔案管理問題［J］.黑龍江史志，2014（13）：98-99.