政府單位檔案管理面臨的困局及破解對(duì)策研究

文/吉林省中共鎮(zhèn)賚縣委組織部干部檔案室 何苑平

政府單位檔案管理面臨的困局及破解對(duì)策研究

文/吉林省中共鎮(zhèn)賚縣委組織部干部檔案室 何苑平

近些年來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展逐漸平穩(wěn)，各項(xiàng)事業(yè)改革已經(jīng)進(jìn)入了如火如荼的階段，這就給政府單位提出了更高的要求。作為開(kāi)展日常工作中的基本內(nèi)容，檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。因此，如何開(kāi)展好檔案管理工作是現(xiàn)階段政府單位必須要正視的問(wèn)題。基于此種情況，筆者對(duì)政府單位管理面臨的困局和解決對(duì)策進(jìn)行了深入的分析和思考，并提出了自己的幾點(diǎn)淺見(jiàn)，希望能給相關(guān)工作人員提供一些有價(jià)值的參考和借鑒。

政府單位；檔案管理；困局；對(duì)策

信息化時(shí)代的到來(lái)，使人們對(duì)信息的需求量也隨之增加。為了滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的信息需求，政府單位開(kāi)始營(yíng)積極開(kāi)展檔案管理工作，促進(jìn)其工作效率和質(zhì)量的提升。但是，由于檔案管理具有一定的復(fù)雜性和專(zhuān)業(yè)性，因此，想要開(kāi)展好檔案管理工作并非一件容易的事情。本文以政府單位檔案管理面臨的困局作為文章內(nèi)容的切入點(diǎn)，并對(duì)解決對(duì)策進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，以期實(shí)現(xiàn)政府單位檔案管理工作的高效展開(kāi)。

一、政府單位檔案管理面臨的困局

可以說(shuō)，政府單位檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，主要體現(xiàn)在：首先，沒(méi)有給予檔案工作足夠的重視。相對(duì)于政府其他的前沿業(yè)務(wù)，檔案管理屬于幕后服務(wù)工作，因此，對(duì)檔案工作的忽視現(xiàn)象始終存在，檔案管理的意識(shí)非常薄弱，制約著檔案管理工作效率的提升。同時(shí)，無(wú)論是人員配置上，還是資金投入上，都不夠充分，甚至有的單位把檔案工作隔離在年度目標(biāo)考核之外，重視性明顯不夠。其次，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的不夠完善，很多單位還沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的檔案工作機(jī)構(gòu)，管理水平較差。再次，收集整理工作不夠規(guī)范，很多單位的檔案管理人員無(wú)法將當(dāng)年的檔案收集完整，歸檔文件不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不利于檔案信息的高效利用。最后，管理質(zhì)量有待提升，很多單位由于對(duì)檔案的保管期限劃分的不夠準(zhǔn)確，缺乏科學(xué)性和合理性，檔案工作的信息化程度較低，即便有很多單位的檔案信息化管理平臺(tái)已經(jīng)基本搭建完成，但是，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)高效利用，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、政府單位走出檔案管理工作困境的有效對(duì)策

政府單位應(yīng)充分發(fā)揮自己的作用，采取有效的對(duì)策，走出檔案管理工作的困局，具體來(lái)說(shuō)，政府單位提高檔案管理工作質(zhì)量的有效路徑，主要可以分為以下幾個(gè)方面：注重實(shí)效性、完善檔案工作機(jī)制、實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理、強(qiáng)化檔案意識(shí)，具體內(nèi)容如下：

（一）注重實(shí)效性。很多單位在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，都沒(méi)有固定的格式，記錄信息的載體也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，呈現(xiàn)出內(nèi)容單一性、歸檔固定性、載體多樣性、形式特殊性等特點(diǎn)，針對(duì)上述特征，檔案管理工作應(yīng)注重實(shí)效性，結(jié)合不同檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地管理，這就為檔案查詢(xún)工作提供了巨大的便利，減少了時(shí)間的浪費(fèi)。同時(shí)，政府應(yīng)加大投資力度，通過(guò)對(duì)檔案管理的工作環(huán)境加以改善，來(lái)提高工作人員的熱情，給他們提供一個(gè)良好的發(fā)展空間，減少他們工作量，降低工作強(qiáng)度。

（二）完善檔案工作機(jī)制。政府單位應(yīng)積極建立檔案管理機(jī)構(gòu)，完善檔案工作機(jī)制，可以采取以下幾種措施：第一，建立聯(lián)合檔案室，能夠有效解決現(xiàn)階段政府單位檔案管理工作存在的主要矛盾。第二，通過(guò)對(duì)檔案工作機(jī)制的完善，從而使檔案管理工作逐漸向著制度化、規(guī)范化的方向邁進(jìn)，讓檔案管理人員在開(kāi)展相關(guān)工作的過(guò)程中能夠做到有法可依、有章可循，提高工作效率。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為各項(xiàng)事業(yè)的自動(dòng)化、現(xiàn)代化發(fā)展提供了有利的契機(jī)。信息時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展需求。政府單位應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，加速推進(jìn)各項(xiàng)工作的改革進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，加大對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，提高他們的計(jì)算機(jī)操作水平，加深他們對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的理解，夯實(shí)專(zhuān)業(yè)技能，遵循數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化原則，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來(lái)促進(jìn)政府單位檔案管理工作整體性水平的提升。

（四）強(qiáng)化檔案意識(shí)。政府單位應(yīng)對(duì)檔案意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，并將其納入政府工作體系中去。可以說(shuō)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化是首要工作，而對(duì)組織進(jìn)行完善和健全才是基礎(chǔ)。同時(shí)，政府單位應(yīng)實(shí)行檔案工作責(zé)任制，通過(guò)責(zé)任的明確，來(lái)逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級(jí)負(fù)責(zé)、條塊結(jié)合以及分級(jí)建檔管理體制的建立。此外，政府單位應(yīng)督促檔案管理人員，把握重點(diǎn)，進(jìn)行規(guī)范化管理，以保證檔案信息的整齊完整，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，通過(guò)提高檔案管理工作的效率來(lái)實(shí)現(xiàn)政府單位的可持續(xù)發(fā)展是具有一定現(xiàn)實(shí)意義的。雖然，現(xiàn)階段在開(kāi)展相關(guān)工作的過(guò)程中，還存在著一定的不足，但是，只要領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理足夠的重視，加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，完善檔案工作機(jī)制，以創(chuàng)新工作模式為渠道，來(lái)提高檔案管理工作的質(zhì)量，為政府單位高效、長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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［3］宋淑紅.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析［J］.東方企業(yè)文化，2013（18）.