對基本建設檔案的管理原則及保障措施

文/江西省南昌市城建檔案館 李紅芳

對基本建設檔案的管理原則及保障措施

文/江西省南昌市城建檔案館 李紅芳

基本建設檔案是各類工程中第一手管理資料，起著工程規(guī)劃、維護、監(jiān)督、資金管理以及賬務處理等重要的工程信息，在現(xiàn)代化建設中是不可缺少的基礎資料。它同工程一樣具有時間、地點、效用、權益的要求，因此必須講究管理的原則，才能起到法律效力的作用。

基本建設檔案；管理原則；保障措施

既然是基本建設檔案，因此檔案中記載了工程所有的信息，包括籌資、投資、工程施工、財務管理、賬務處理、工程營銷分析等等，而這些工程的信息每一項都有很強的時間、地點、權益、效用的限制，若是脫離了這些限制，那么基本建設檔案就會失去法律效力，檔案失去管理的作用，所以沒有意義的檔案記錄，只能是廢紙一堆，起不到管理的作用。其次有原則性的檔案才能成為法律文件，才能維護和處理各方的權益和矛盾。

一、基本建設檔案的管理原則

（一）及時性原則。工程建設檔案中記錄了所有工程信息，而且這些信息記錄都涉及各方的權益，因此必須及時記錄工程建設，如開工時間、材料用量、資金籌集、資金運轉等，及時性一方面是對業(yè)主要求，工程一旦招標成功，那么就要按時完工，否則工程建設就會違約，一旦違約就要對業(yè)主賠償違約金，這對工程營銷極不利。二是對工程建設總體要求，及時做好工程建設記錄，可以從檔案中反映出工程資金使用情況、材料用量、人員調(diào)度管理，從而發(fā)現(xiàn)工程的盈利問題、質(zhì)量問題、資金管理問題等，這是檔案管理的初衷。若不及時記錄工程信息，工程哪兒出現(xiàn)問題，或者資金、材料使用到什么樣的程度都難掌握。三是工程未動，檔案先行，因為工程建設首先要有詳細的施工規(guī)劃和設計圖紙，而規(guī)劃和設計圖紙是檔案管理的一部分，因此只有做到及時性，工程建設才能按照圖紙設計要求進行，若是沒有施工圖紙，工程建設也難以進行，只能是瞎子摸象不知從哪兒做起。

（二）準確性原則。檔案最大的特點就是記錄準確真實，而虛假的檔案記錄不但沒用而且還會害人，因此工程建設的每個環(huán)節(jié)，都需要準確記錄。如工程資金籌集量、使用狀況、工程質(zhì)量、材料使用量及程度、資金周轉狀況等，這些都關系到工程建設進度和盈利，必須準確記錄，真實反映工程信息，否則會給工程建設帶來嚴重后果。工程質(zhì)量的記錄，是否真實反映工程建設，是否嚴格按照施工圖紙進行，若是數(shù)據(jù)記錄錯誤，就會誤導工程建設數(shù)據(jù)指標不正確，從而使工程建設質(zhì)量下降，形成危險工程或者危房，對人們居住和施工者都帶來危險，最終導致工程拆除。所以準確記錄檔案信息是確保工程質(zhì)量的根本要求。三是準確記錄還可以發(fā)現(xiàn)工程建設中的錯誤，只有數(shù)據(jù)準確，才能對比工程建設中的問題，否則檔案記錄不準確或者記錄錯誤，那么還能找到錯誤的原因嗎？既是找到錯誤，也不知道該怎樣計算才算正確，才能指導和糾正工程錯誤。

（三）全面管理的原則。基本建設檔案中記載了工程所有信息，包括數(shù)字、計算單位、工程圖形、文字表述等，而且這些記錄都涵蓋了每一項工程建設重要的內(nèi)容，因此記載內(nèi)容的廣泛要求檔案管理必須做到全面系統(tǒng)反映工程建設，這樣就可以做到有據(jù)可查，一旦發(fā)現(xiàn)工程質(zhì)量問題或者價款賠付都可以從細微處的檔案記錄中找到答案和解決的方法。若是檔案記錄殘缺不全，不但對工程建設不利，而且還很難斷定和分清責任事故，做個不了了之，最后傷害的還是國家和人民。因此全面管理是工程建設和核算的需要，也是提高工程質(zhì)量，確保人民財產(chǎn)安全的需要，進行法律裁決賠付的需要。

二、基本建設檔案有效管理的保障措施

（一）制定符合基本建設檔案特點的檔案管理制度。“沒有規(guī)矩，不成方圓。”首先，在基本建設項目或工程啟動之時，相關的涉事單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，并建立與項目工程檔案資料相對應的管理機構。其次，配備專門的檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理建設項目的檔案資料。再次，將基本建設檔案工作納入部門考核范疇之內(nèi)，檔案材料的原始性、完整性、齊全性、規(guī)范性是衡量基本建設檔案績效的重要指標。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先提高檔案管理人員的責任心，管理人員的態(tài)度決定了檔案管理的水平。因為管理人員的絲毫疏忽就會導致檔案數(shù)字記載錯誤，從而導致工程建設失敗。其次和利益制度掛鉤，賞罰分明，對不負責任的管理者一旦發(fā)現(xiàn)檔案記錄錯誤，應加大處罰力度；最后加強監(jiān)督檢查，隨時檢查檔案，核準其真實性和準確性，監(jiān)督管理者的責任和工作。

三、結語

總之，上述檔案管理的原則，是做好基本建設檔案的準則和依據(jù)，只有嚴格按照上述原則進行管理，那么工程建設每一項都會做到務實高效，減少各種矛盾提高工程質(zhì)量，從而更好地為現(xiàn)代化建設提供技術資料。

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