高校學生檔案管理存在的問題及解決對策

文/三亞理工職業學院 楊麗娜

高校學生檔案管理存在的問題及解決對策

文/三亞理工職業學院 楊麗娜

本文結合當下高校學生檔案管理的實際情況，對學生檔案管理過程中存在的問題進行了分析和概述，提出了解決高校學生檔案管理過程中存在問題的解決辦法和對策，為促進高校學生檔案管理健康有序發展提供了參考。

高等院校；學生檔案；問題；對策

高校學生檔案是人事檔案的前身和基礎，是高校學生在校期間學習、生活、實踐等一系列活動的原始記錄，它不僅僅是學生在校期間成長的全紀實，同時也是高校人才培養方式的重要體現形式，具有重要的參考和憑證價值，是國家、企事業單位選拔人才的重要依據之一。就目前國內各高校學生檔案管理的實際情況來看，還存在諸多不盡如人意的地方。因此，強化高校學生檔案的日常管理，建立健全學生檔案運行管理模式，必須要立足實際，發現癥結所在，采取有效方法擴大和增加實用性檔案內容的比重和范圍，輔以現代化信息管理設備和軟件，提升學生檔案的完整性、質量、利用率和社會影響力，才能真正引起學校、學生、用人單位乃至整個社會的關注，使高校學生檔案的管理與社會接軌。

一、存在的問題及不足

（一）高校學生檔案管理投入不足，管理手段滯后。目前，高校學生檔案管理整體水平不高，學生檔案管理得不到足夠重視，大多存在經費緊張、投入不足，管理手段滯后等問題，甚至部分院校對學生檔案管理放任自流，既缺乏統籌管理的學生檔案管理部門或學生檔案管理中心等類似機構，也無獨立的庫房和符合檔案應具備的存放條件，學生檔案散亂堆放，管理無序，破損丟失現象時有發生。此外，高等院校擴招政策的實行也使得很多高校學生檔案管理的窘迫狀況進一步加劇，高等院校數量激增，學生數量急劇膨脹，院校除應付新建、升格、合并所帶來的教育成本增加、管理難度加大、機構設置調整、人事異動頻繁、事務增多、師資不足、教學資源和教學設施日益緊張等問題外，已無暇顧及學生檔案管理的運行環境和運行狀況，學生檔案管理面臨的困難進一步加大。

（二）檔案意識淡薄，檔案內容單一。檔案意識淡薄，檔案知識宣傳力度不足，重要性得不到重視。很多高校在學生入校和離校時缺乏對檔案知識的普及和宣傳，沒有讓學生意識到學生檔案與人事檔案間的關聯和人事檔案關系背后所牽涉的個人權益，忽略了學生檔案在轉化為人事檔案后在其個人的職業生涯過程中的地位、用途、重要性。此外，多數院校學生檔案內容單一，缺乏個性，千篇一律，模式化嚴重，與社會需求嚴重脫節。就目前用人單位的人才訴求來看，選聘人才的依據已不僅僅是高分、證書，還需要能全面反映其是否具備健康的人格、團隊協作精神、敬業精神、實踐操作水平、較高誠信度，以及足夠證明應聘者具備以上能力、水平和素養的支撐材料。然而，目前的學生檔案大多不能全面真實地展示這些個體特征，也導致其不能成為用人單位考察人員的可靠依據。

二、對策及解決辦法

（一）運用現代信息技術手段，構建學生檔案管理共享平臺。加大現代化信息手段的介入，在學生檔案管理中運用計算機、互聯網、檔案管理軟件、掃描儀、刻錄機等現代設備及手段構筑校內學生信息交互平臺，是實現學校部門間信息互通，提升學生檔案利用水平，及時豐富和更新學生信息，提高辦公效率的有效途徑和方法。與此同時，以學生檔案信息為依托，構建學生檔案信息數據庫，也為驗證學生學歷真偽、身份真假提供了佐證，為社會誠信體系網的建設提供了重要的途徑。此外，檔案管理的意義在于利用，無利用價值的檔案即無保存價值，學生檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，必須要做好查閱、借閱等服務工作，以服務學生、服務學校、服務社會為宗旨積極探索學生檔案的開發與利用。

（二）加強檔案人員隊伍建設，提高全民檔案意識，變被動接受為主動配合。進一步加強高校檔案從業人員隊伍建設，從國家政策上給予有效引導和支持，建立切實可行的業內標準以及制度規范，輔以政策傾斜和適當補助，在高校內部培養一批業務扎實的檔案人員隊伍，提高院校的重視程度，調動檔案人員工作積極性。

（三）以市場為導向，豐富和拓展學生檔案內容和范圍。

市場經濟形勢下，用人單位對招聘對象的工作能力、心理素質、技能水平、動手能力、工作態度等綜合素質變得更為關注和青睞，人才的需求標準和評價更為多元。而傳統的學生檔案卻遠遠無法滿足用人單位評聘人才的要求，還停留在記錄學業成績、獎懲情況、體檢報告等簡單的內容上，忽略了經濟形勢轉變過程中用人單位對人才需求的變化，這使得學生檔案的參考價值和憑證作用大幅度降低，甚至被忽略。要改變這一狀況，必須從學生檔案的豐富性入手，充實學生檔案內容，將用人單位關注的學習能力、技能水平、品德修養、誠信狀態、人格健康狀況、社會實踐經歷等信息融入學生檔案中去，充分發揮這一紀實性載體對學生本人的在校期間表現的正向引導作用和行為約束作用，增強學生檔案的查考功能和憑證作用，為客觀展示和評價大學生在校期間的表現提供依據。

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