淺析住院醫師規范化培訓工作中的檔案管理

文/福建醫科大學附屬泉州第一醫院 梅海燕

淺析住院醫師規范化培訓工作中的檔案管理

文/福建醫科大學附屬泉州第一醫院 梅海燕

本文從住院醫師規范化培訓管理部門的角度，從當前我院住培檔案管理存在的問題入手，共同探討住培檔案管理工作，以期更好地服務于住培工作。

住培；檔案管理；對策

建立住院醫師規范化培訓制度符合醫學人才的發展需要，對保障醫療質量和醫療安全具有重要意義。我院自1996年開展住培試點工作以來，歷經了近20年。2010年我省全面實行住培工作后，我院的住培工作也上了一個新的臺階。2014年9月，15個住培訓基地通過了申請，至此，我院住培工作步入快速、良性、健康發展的軌道。近20年的住培工作開展歷程，每個階段的發展如何，有何不足，住培檔案成為真實可靠的記憶載體，它準確反映了我院住培工作的成長歷程。檔案管理是住培工作的一項重要內容，而科學規范的檔案管理，是衡量一個醫院住培工作開展情況和管理水平的重要尺度。做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映我院的住培管理成果。

一、住培檔案管理現狀分析

在我省實施住培試點期間，由于制度不完善，經驗不足，住培工作進展緩慢，檔案管理意識更為淡薄，留存的相關檔案偏少，導致調閱極為困難，無法真實、完整得知我院試點期間工作開展情況。2010年我省全面實施住培工作后，對檔案管理提出了更高的要求，除實際帶教能力現場考核外，培訓醫院的住培工作開展如何，成效如何，均需通過檔案體現，因此，規范的檔案管理既是衛生行政管理部門的要求，也是我院住培工作良性開展的一個重要基石。綜觀20年，我院住培檔案管理存在以下幾個方面的問題：

首先，國家、省市住培行政管理部門未出臺住培檔案收集、整理、歸檔、利用等管理規章制度。我院在住培方面的檔案管理截至目前仍屬空白，導致檔案管理落后，仍以傳統的、簡單的管理手段處理材料。

其次，我院住培檔案管理人員非檔案管理專業出身，檔案管理意識淡漠。沒有接受檔案管理相關培訓，導致材料收集不及時，大量重要信息遺失，上級督查時無法全面反映我院的住培工作開展情況。

第三，我院住培檔案利用程度及利用效率較低，滯后程度大。住培管理職能部門無法通過檔案及時、動態地了解培訓基地及學員的培訓情況。

二、住培檔案管理應對策略研究

住培的目的和意義是培養合格、規范的住院醫師，因此，培訓質量及過程管理是住培工作開展成敗的關鍵。培訓質量除了通過住培學員結業綜合考試通過情況體現外，住培檔案亦是培訓醫院、培訓基地、培訓學員住培過程的具體表現，從住培檔案里我們可了解住培情況，發現問題，并針對問題做出積極的探索與創新。我院在近20年的住培歷程中，通過檔案管理工作做出的持續改進，不斷推動了住培工作的發展。

（一）改變檔案管理手段，提高管理水平。紙質檔案在存儲空間要求上存在明顯的弊端，且在管理利用方面需耗費更多的人力物力，而電子檔案對存儲空間的要求及管理效率、利用等方面具有更多的優越性。通過網絡可以隨時隨地進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業務管理工作。因此，能否實現與如何實現檔案管理電子信息化是我院住培工作面臨的挑戰。1.基于OA辦公系統的電子軟件開發利用。隨著住培工作的全面實施，我院在住培制度、管理辦法等尚未完善之時，仍采用原始的、人工的方式管理檔案，包括學員的輪轉排班、進出科、請假、師資評價考核等。因為學員人數眾多，導致管理部門在簡單的工作中耗費太多的精力，無暇顧及深層次的培訓質量。2014年住培管理部門與我院信息科依托院內OA辦公系統，協同合作積極開發功能多樣的信息模塊，在OA辦公系統上實現了學員的入科管理、帶教師資評價、日常請假、培訓管理的反饋等功能。這些功能模塊的開發不僅方便了學員，節省了師資，也使得在國家、省市住培培訓平臺還未全面鋪開之際，彌補了我院住培管理部門人力不足的缺憾，提高了住培管理工作的水平。2.出科考試實現人機對話。在運用考試系統軟件之前，我院住培出科考試在試卷的出題、打印、改判、分數統計、分數分析等方面均采用人工方式，這耗費了大量的人力物力。運用考試系統軟件及與計算機有效銜接后，住培出科考試進入了電子信息化時期，出科學員隨機從考試系統軟件中抽取當前輪轉科室的理論試題后，直接在電腦上答題、交卷，即刻得出分數，學員亦可返回審查錯題，管理人員通過管理員身份調出當月出科考試成績?？荚囅到y軟件的運用，極大地節省了人力物力及存儲空間，實現了快速、準確、高效地完成出科考試，以及考試結果的分析和利用。3.引入住培管理軟件系統。住培檔案包含的內容極其豐富，包括基地動態管理、學員招收情況、培訓輪轉情況、考試考核、政策文件、師資培訓、住培資金使用、技能中心管理、住培學員個人培訓信息等。雖然上級管理部門已建立起一套規范的住培信息管理系統，將基地動態管理、學員招收、培訓輪轉、考試考核等納入到系統里，形成全省乃至全國統一的管理系統，但在具體的檔案管理中，包括師資培訓、住培資金使用、技能中心管理、住培學員個人培訓信息等只能靠各個培訓基地開發適合自己的實用的管理軟件。住培檔案紛繁復雜，若無有序科學的管理，極易出現遺漏、導致無法利用等問題。此外，上級管理部門只能監測到培訓學員的輪轉與培訓登記情況，對培訓基地的資金使用等情況缺乏日常監督，同時缺少一個學員自主學習的平臺。為提高住培檔案管理水平，有效利用信息化管理，結合醫院實際，我院引入一款住培綜合管理軟件，綜合管理軟件包括以下幾個功能：學員個人信息與培訓情況平臺、住培資金使用平臺、學習平臺、技能中心管理平臺等。其中，學習平臺（二）提高檔案管理意識。1.完善住培檔案管理制度。首先制定住培檔案管理制度，建立有關住培檔案保管、分類、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，進一步明確檔案管理的基本要求，確保檔案管理的規范化和制度化。其次，規范檔案管理職責，強化檔案管理責任，制定相應的檔案人員崗位責任制度，要求檔案管理人員認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作。通過近20年的住培檔案管理工作，已摸索出的專人管理、制定明確崗位職責，形成工作流程等方式，較好地促進了我院檔案管理工作的完整性、有效銜接性。2.提高住培檔案管理人員素質。我院專設住培管理辦公室，專人負責住培檔案管理工作。在完善檔案管理制度的同時采取有計劃、有重點地對檔案管理人員進行培訓，更新知識，提高其綜合素質，充分調動檔案人員的積極性和創造性，使其養成較強的歸檔與檔案利用意識，并認識到住培檔案工作的重要性。

利用手機APP客戶端的成功安裝實現了學員隨時、隨地登錄手機APP進行自主學習、自主訓練的功能，極大地提高了軟件的利用程度。

（三） 提高檔案利用效果。1. 動態監管培訓基地與師資的教學情況。我院現有住培學員250余人，培訓基地15個，培訓科室45個，帶教師資312人，如何實時監控培訓基地與師資的教學情況是提高培訓質量的重點，我院采取最為直接而快捷的方式：學員利用OA系統填寫培訓科室與帶教師資教學情況，包括組織小講座的次數、教學查房的次數，是否予以獨立管理病人、修改病歷并反饋等。住培管理部門利用軟件的匯總功能第一時間獲悉帶教情況，實時掌握一線教學情況，及時處理教學問題。通過這些舉措，我院培訓質量大幅提高。2.隨時掌握培訓管理數據，為管理部門的科學決策提供強有力的支持。人機對話形式的出科考試，使住培管理部門更快速地掌握學員對知識的掌握情況，通過分析考試結果數據，發現學員的薄弱環節并強化。住培管理部門充分利用電子檔案的優勢，不斷完善培訓手段，使我院五年結業綜合考試通過率翻一番。而學員的帶教效果的評價以及帶教問題的反饋亦充分暴露出我院的實際問題，如在帶教方面的薄弱等。今后，我院將在師資培訓方面著力加強。

三、結論

目前，我國住培工作已逐步實現國家、省級層面上的住培管理信息化，這一層面從國家政策發布、基地管理、學員招收、輪轉培訓、考試考核等方面整合全國住院醫師培訓資源，構建標準統一的住院醫師規范化培訓和考核，并提高各級管理部門對住院醫師規范化培訓的監管水平和服務水平 ，而本文從住培管理的具體實際出發，提出檔案管理的電子化研究，借助信息化手段極大程度上節省了人力物力，達到科學、有效的住培檔案管理與利用。我院緊跟國情，結合自身實際，在檔案管理方面做出了一些有益的探索，但如何整合全省乃至全國的住培信息，達到資源共享，將是各個培訓基地今后探索的目標。

［1］涂師平.住院醫師規范化培訓檔案管理現狀［J］.中國實用醫藥，2013，8（12）：263.

［2］李勤.住院醫師培訓計算機學籍管理系統的研究與應用［J］.繼續醫學教育，2009，23（1）：4-7.

［3］黃莉君.住院醫師規范化培訓學員個人業務檔案管理初探［J］.現代預防醫學，2006，33（9）：4-7.