關于文書檔案管理工作的創新研究

文/福建省福州第十一中學 陳文穎

關于文書檔案管理工作的創新研究

文/福建省福州第十一中學 陳文穎

文書檔案管理工作在工作單位的整體發展中有著十分重要的意義。在當前的社會形勢下，為了進一步與時代相適應，并得到更好地發展，一定要重視起文書檔案的管理工作。同時應在原有工作基礎上進行積極的創新，提升文書檔案管理工作的有效性。

文書檔案；管理；創新

近年來，隨著各個單位的工作不斷完善，文書檔案的管理工作也逐漸地得到了重視。文書檔案對一個單位來說有著重要的參考價值，同時也是單位發展中必不可少的一部分。要想在現代社會中得到穩步的發展，就一定要積極地創新文書檔案管理工作，以全新的思想和方式來推動單位的健康發展。下面將對文書檔案管理工作中的創新進行詳細分析。

一、文書檔案管理的意義

文書檔案管理工作是一個單位發展中的重要政治工作記錄，同時也是行政管理工作中的重要資料。一個單位無論是對問題的處理抉擇還是生產等方面都離不開文書檔案，這是保證單位健康發展的重要前提所在。在現代社會經濟發展中，單位的文書檔案管理工作顯得格外重要。文書檔案管理工作本身是一項服務性較強，同時技術性和政治性都比較強的工作，對單位的發展而有著重要指導作用。近年來，隨著社會的快速發展，對文書檔案管理工作也提出了更高的要求，無論從形式上還是管理內容和手段上都應進行相應的創新，爭取做到與時俱進，以更高的管理水平來提升檔案管理的有效性。文書檔案管理工作的創新和發展對社會經濟的穩定發展，以及社會的健康發展有著十分重要的意義，因此一定要加以重視。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

在現代社會中，文書檔案管理工作顯得愈發重要，傳統的文書檔案管理工作在當前顯然已經無法滿足人們在檔案上的根本需要。無論從觀念上將還是管理方式上看都存在著明顯的局限性，給文書檔案管理工作造成了麻煩。下面將對文書檔案管理工作中存在的問題進行詳細討論。

（一）管理制度缺失。當前我國的文書檔案管理工作中，存在最為明顯的問題就是管理制度上的缺少。雖然已經形成了一定的管理制度，但傳統管理制度與現代化需求之間難以相適應，導致管理出現多種問題。大部分文書管理體制仍然受到黨政機關管理影響，往往是看重檔案的整理和收集，而忽視了檔案的實際應用，使得檔案的效果難以得到發揮。同時，在管理工作中工作體制的不完善導致工作人員將檔案的整理和保存放在重點位置上，對文書檔案工作中的服務性有所忽視，長久以來必然會影響工作的有效性。

（二）管理人員素質不高。文書檔案管理工作本身是一項專業性較強的工作，同時工作中復雜項目比較多，因此給管理人員提出了更高的素質要求。但在實際工作中，很多單位并沒有認識到文書檔案管理的重要性，管理人員選拔也不夠重視，很多管理人員素質不高。同時管理人員大多沒有形成自身素質提升的觀念，無論是管理思路還是管理方法都仍然處于傳統的方式上。在現代化社會發展中，管理人員的專業素質和能力是十分重要的，如果不能重視起人員建設，那么文書檔案管理工作的創新就難以實現。

（三）管理效率不高。由于對文書檔案管理工作不夠重視，很多單位在工作方式和設備更新上會比較忽視，導致文書檔案管理工作始終停留在傳統方式上，無法與現代社會之間相適應。例如資金的缺失導致單位沒有配置相應的計算機管理設備，這在現代化社會中必然會影響管理的效率。此外，部分單位在管理思想上始終沒能得到更新，無法認識到文書檔案管理中的重點部分，導致很多工作完全是無用功，最終導致工作效率明顯下降。

三、文書檔案管理工作的創新策略

文書檔案管理工作創新在當前社會中是一種必然趨勢，傳統的文書檔案管理方式顯然已經不能適應社會的發展。而單位要想在現代化市場中得到穩定的發展一定要重視起文書檔案管理工作的創新，并對此加以應用，使之能發揮出真正的作用。

（一）管理制度創新。文書檔案管理制度的創新是保障文書檔案管理工作順利開展的基礎內容。在創新的過程中需要根據單位發展的實際需要，并在原有的管理制度基礎上進行改革，使原本制度中存在的不完善之處能夠得到彌補。同時應重視領導責任制度的創新，以此來為現代化檔案管理提供支持。此外，應保證制度建設與現代社會發展需求之間相適應，提高制度創新的有效性和完整性。

（二）管理手段創新。信息時代的到來給文書檔案管理工作帶來了一定的挑戰。傳統的手工工作方式在當前已經很難滿足時代的需求，因此，需要從文書檔案的管理手段上進行創新。一方面是文書檔案的信息化管理，應認識到文書檔案管理的重要性，并在此基礎上提升文書檔案管理的安全性和完整性。將傳統的紙質管理模式積極轉換成為信息管理形式，將檔案進行編號整理，并對其進行安全設置，保證信息的安全性同時也能方便檔案信息的及時調取利用。此外，也可以利用條形碼或者二維碼等方式來進行信息的檢索和錄入，不僅能提升信息的應用性，同時也能有效提升工作的效率。在現代化文書管理工作中，應正確地認識到技術創新的重要性，建立起網絡管理信息化建設重要意識，克服傳統的管理思想，并積極研究新的技術和手段，使計算機網絡能為現代管理提供更多的幫助。

（三）管理人員素質創新。管理人員是保證文書檔案管理水平上升的重要部分，因此單位一定要重視起文書檔案管理中的人員管理，并對此制定相應的管理制度。作為管理人員素質上一定要積極地進行創新，不僅要有較強的專業能力，同時還要有素質上的提升。對此，單位應定期的組織管理人員參與到工作能力測試當中去，針對測試當中的不足之處來制定相應的培訓計劃，使之能及時地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人員得到全面素質發展。此外，單位應積極創新激勵制度，通過激勵的方式來徹底的改變傳統工作中的管理現狀，將文書檔案管理工作的晉升作為獎勵的主要手段，并適當地給予相應的物質獎勵。在此基礎上單位可以引進一部分相對年輕的新生人才，利用他們對現代網絡信息技術的了解和專業知識來提升整體的團隊素質，最終達到提升工作效率的目的。

（四）工作效率創新。工作效率的創新指的是在工作效率上能得到突破，真正的提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，應加大文書檔案管理的宣傳工作，并明確單位檔案管理的目的，只有有了明確的目標，工作效率才能真正的得到提升。其次，文書檔案管理工作中一定要做好工作的協調管理，要認識到工作效率的提升與各個部門之間的協調性是不能分開的，只有在思想上達到了共同的認識，在工作中才能相互指導、相互服務，從而提升工作效率。此外，工作效率提升中應重視員工的工作經驗積累。管理人員需要根據自身的工作經驗來找到工作中存在的問題，并在此基礎上進行不斷地改進，這對工作效率的提升將起到重要作用。

近年來，隨著我國經濟的快速發展，各個單位開始逐漸地認識到文書檔案管理工作的重要性。在現代社會環境中，文書檔案管理工作不僅要從思想上進行創新，同時也要從管理方式和制度等方面加以重視，這是提升管理效果的重要基礎。同時，在管理工作中應積極地強化員工思想，使之能認識到管理地重要性，只有這樣才能推動文書檔案管理工作正確地實施，為文書管理工作和單位經濟健康發展提供保障。

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