高校檔案信息化管理有效策略研究

文/常熟理工學院 楊麗

高校檔案信息化管理有效策略研究

文/常熟理工學院 楊麗

隨著信息化時代的來臨以及高校發展的需要，高校檔案信息化管理的建設勢在必行。通過利用先進的信息技術，在實現信息資源共享的同時也提高了檔案管理工作的效率。文章將從檔案信息化管理對高校工作的意義著手進行闡述，并在分析高校建設檔案管理信息化過程中遇到困難的基礎上，對其建設過程中的有效策略進行具體研究，以實現幫助高校促進其在檔案管理工作中的信息化應用。

高校檔案；信息化管理；策略

一、高校檔案信息化管理的意義

（一）高校檔案信息化管理提升了檔案管理工作的效率。

在高校的檔案工作中實現了信息化管理后，就使得檔案的管理具備了很強的時效性。在信息化的管理下，管理人員可以通過網絡技術實現快速的錄入檢索和使用檔案，以及在進行對電子檔案的收集時實現資源的共享。在檔案被錄入到電腦之后，通過加工檔案的信息就可以有效地減少對二次文獻的加工時間，極大地提升了檔案管理工作的效率。

（二）高校檔案信息化管理實現了檔案資源的共享。在檔案管理工作中建設信息化管理，其核心就是對資源共享的建設，目的就是為了通過對信息技術的利用來提高檔案管理的水平，以此來實現檔案信息的資源共享。在高校的檔案管理工作實現信息化之后，有效地提升檔案信息利用率的同時，也能有效地拓寬檔案的使用范圍，更加方便校內科研人員的開發利用，從而進一步地提升了檔案信息的資源利用空間。

（三）高校檔案信息化管理推動了管理模式的改革。在高校檔案管理的傳統模式下，檔案資源往往是呈封閉狀態的，也是很少會被公眾所使用的，因此對檔案的管理也僅限于簡單而原始的保管工作。但是隨著高校教育事業的快速發展和高校檔案作用的日益凸顯，在信息化的管理模式下，對過去原始手工管理式的方法進行了改變，在對檔案自動化以及智能化的充分利用基礎上，實現了對高校檔案管理工作模式的有效改革。

二、高校檔案信息化管理的建設困難

（一）高校檔案信息化管理在籌集資金方面的困難。在高校的檔案信息化管理中，資金的投入較大以及籌集時的困難已經成了當前普遍的一個難題。高校要想實現信息化的管理，就需要增加計算機打印機等信息化設備的數量，還要投入建設相應的網絡系統和安全系統以支持信息化管理的安全運行，因此就需要大量的資金投入。除此之外，由于電子產品的更新速度較快和維護的費用較高等因素，導致了在后續的維修和升級過程中仍需要較高的花費。相反，高校的教育經費卻沒有得到相應的增加，這就導致了其在資金的籌集方面面臨著很大的困難。

（二）高校檔案信息化管理在管理隊伍人才方面的困難。

由于檔案信息化管理是需要檔案人員具備高水平的思想觀念和專業技能，以及對計算機熟練的操作能力，因此，檔案管理人員在精通相關檔案知識的同時，還要能夠熟練地使用計算機以及具備較高的信息判斷能力。但是由于受到傳統檔案管理制度的束縛，管理人員的待遇較低，高校對他們的崗位管理也比較松散，因此很容易造成優秀管理人才的流失，直接影響了高校在檔案信息化管理的建設。

（三）高校檔案信息化管理在迅速取得成效方面的困難。

在高校的檔案信息化管理建設中，不僅需要錄入整理現有的檔案資料，在技術手段的支持下將各類照片數據等實體轉換為電子的檔案，還需要按照要求通過文檔的處理軟件將數據進行規范整理，為使用者在檢索時提供便利。除此之外，還要做好遠程的信息服務工作，為用戶提供可以進行網上資源共享的平臺。因此，高校檔案信息化管理的建設任務重，而且還需要長期的完善過程，在快速的取得成效方面尚有欠缺。

三、高校檔案信息化管理的有效策略

（一）對檔案信息化的基礎設施建設進行加強。高校在檔案信息化的管理中，應該加強對基礎設施的建設。這就要求高校應當將對檔案信息化的建設納入到學校的總體發展規劃中，從政策上保障資金的投入，強化檔案信息化的基礎設施建設。除此之外，高校還要重視對檔案管理人員計算機水平的培訓，提高管理人員的知識水平和應用技能，以保證檔案信息化系統功能的良好發揮。高校也應該加大對內部局域網的建設力度，實現辦公網絡與檔案系統的對接，推進檔案管理工作的數字化進程。

（二）對檔案信息化的資源建設進行加強。高校在檔案信息化的管理中，應當重視對信息資源的建設。這就要求高校在充分利用信息化檔案管理的軟件基礎上，分步驟而且有重點的實現檔案信息的數字化。要想取得信息資源的有效建設，高校應當堅持將學校各個基層單位需要按年歸檔的文件目錄檔案部門的要求基礎上，進行檔案網絡管理系統的直接錄入。采用這樣的做法，不僅能夠明顯地減少檔案管理部門日常歸檔的工作量，又能保證學校各個部門的檔案文件在錄入到檔案信息庫時及時和完整。在為單位員工了解工作情況提供極大便利的同時，又促進了檔案信息資源的網上共享。

（三）對檔案信息化的管理應用系統建設進行加強。高校在檔案信息化的管理中，還要加強對檔案管理應用系統的建設。既要能夠滿足高校工作的需要，還要緊跟信息技術的發展趨勢。這就需要高校要堅持進行檔案管理軟件的大力推廣，提高檔案管理的應用技術和水平，為檔案信息資源的共享和交換創造良好的條件。此外，高校還要對檔案信息建庫入網的工作進行加強，要做到將檔案數據庫納入高校的辦公網絡總體格局中，逐漸實現高校檔案數據庫的構建。最后，高校還要充分的利用校園網絡信息平臺，通過檔案網站的建立有計劃地實施檔案目錄和現有文件目錄的上載以及開放使用，還要在此基礎上積極采取措施為網上查詢和使用提供更便捷的服務。

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