加強學院檔案信息化管理的舉措

文/中山市技師學院 鄭靜

加強學院檔案信息化管理的舉措

文/中山市技師學院 鄭靜

現代信息化技術的快速發展，促進了高校辦公系統及檔案管理的信息化進程。高校二級學院檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，把學院檔案建設與現代信息化技術相結合，加強二級學院硬件、軟件及數據庫的建設，提升管理隊伍的綜合素質及檔案管理的規范化建設，這對于高校教學工作的穩步開展有著重要的作用。

學院；檔案管理；信息化；加強

隨著現代化信息技術、多媒體技術的快速發展和廣泛的應用，高校辦公系統的自動化、無紙化辦公逐漸成為當今辦公系統發展的趨勢。傳統檔案管理已不能滿足當前信息資源的共享，檔案管理的工作須改變傳統封閉式管理，步入現代信息化管理。

一、當前學院檔案管理的現狀

（一）學院檔案載體以傳統紙質材料為主。高校學院檔案室的檔案主要以紙質或者實物載體為主，而紙質和實物充當載體直接決定了檔案不能長期保存，也降低了信息資源的利用率。

學院作為高校的教學系統單位，學院檔案主要是為教學服務，兼顧科學研究和管理服務。檔案材料主要以學生學業考試材料為主，包括學院科研和管理材料。而學生學業考試材料涉及內容眾多，又以紙質材料存檔為主，電子信息存檔占極少數。首先，紙質材料不易長期保存，一般的保存時間為8至10年，超過10年都要銷毀。其次，紙質檔案查閱較困難，利用率低。再次，紙質檔案占據空間較大，存放較困難。而學院通常是臨時把一些空房間用作檔案室，空間非常有限。每個學期都要存入學生學業考試材料，加上新生入學，檔案材料的存放問題日趨嚴重，傳統紙質材料充當檔案載體已經顯現其諸多弊端，信息化技術管理迫在眉睫。

（二）資金短缺，硬件建設落后，信息化覆蓋率低。高校學院進行檔案建設首先面臨的是資金問題。學院檔案室配備的計算機主要以打印為主，其他硬件建設基本沒有。比如計算機、掃描儀、路由器、微縮設備等硬件設備；連接外部網絡，開通內部局域網及信息安全防護等，眾多設備的齊全才能在檔案管理方面進行信息化建設。

（三）學院檔案管理隊伍參差不齊，檔案的規范管理程度低。高校檔案的信息化管理對相關員工要求較高，不但需要專業的檔案知識，而且要具備現代信息化相關技能。而學院檔案室管理人員大部分是半道出家，專業素養低，導致檔案管理規范化程度低，比如紙質檔案體式不一，既有手寫也有打印，而電子檔案又沒有進行科學的分類保管，資料存放位置不規范。

二、加強學院檔案信息化管理的舉措

（一）紙質檔案向電子檔案轉變。學院檔案要從傳統的紙質材料檔案向電子檔案轉變，利用當前數字化技術將紙質材料轉化為可被計算機識別的電子檔案。傳統檔案管理工作的對象是實體檔案，如今要轉變為虛擬化管理。利用相關的計算機軟件程序對檔案信息進行排序整理及信息的存取。比如學生考試材料可通過掃描儀轉換成電子檔存入檔案管理系統，其他的相關材料以電子檔形式存儲，然后分門別類，易于查閱。學生的畢業論文和實習材料也可以用電子稿形式保存，紙質稿另行存放。這樣既能節約紙張打印等材料費用，又能節約檔案存放的空間。

（二）加強學院檔案硬件、軟件及數據庫的建設。1.加大資金的投入，加快硬件和軟件設施的建設。加大硬件和軟件設施的資金投入。其中硬件設施指數字化技術設備，比如圖文掃描儀、服務器、數字音像制作系統、存儲設備等；軟件設施指開通網絡，包括外部互聯網和內部局域網。2.加強數據庫系統的建設。學院檔案室作為高校檔案館的重要組成部分，可直接利用高校檔案的數據庫，成為其一個分支，與此同時需加強高校檔案數據庫的建設，做好數據庫的對接工作。

（三）提高學院檔案管理人員綜合素質加強檔案管理的規范化。注重檔案管理人員的檔案專業知識、計算機網絡科學知識及檔案相關法律法規知識的培養，并對其綜合素質進行考評，考評結果合格才能上崗。只有檔案管理隊伍的綜合素質提高了，學院檔案才能步入規范化的管理。

要實現學院檔案管理規范化，首先，存檔材料的信息化，利用掃描儀等設備將存檔文件統一規范錄入并上傳至網絡。其次，工作流程信息化，學院檔案在分門別類和排序上須定制一個標準，減少人為因素的干擾。再次，檔案材料檢索的信息化，方便用戶快速準確地查閱所需要的資料。

三、結語

學院檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，也是高校教學工作中的重要組成部分。檔案的信息化管理是符合當今社會發展進程，也是全體師生員工努力的方向。積極開展檔案信息化建設工作，讓檔案信息資源更好地為社會服務，對于高等教育的可持續發展也有著重要的意義。

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