對高校科研檔案信息化建設與管理的思考

文/中共大慶市委黨校 梁天峰

對高校科研檔案信息化建設與管理的思考

文/中共大慶市委黨校 梁天峰

時代信息化的發展影響并引導著高校科研檔案管理模式的發展和變化，高校科研檔案信息化成為必然，信息化的程度與標準也越來越高。相應的高校科研檔案信息化管理工作也越來越重要。本文將對當下高校科研檔案建設和管理出現的具體問題作出概論，并對科研檔案向信息化建設與管理趨勢發展提出具體建議。在解決檔案界定不明確、檔案信息化建設不標準、科研項目材料和科研成果盜取現象嚴重、科研檔案系統不安全等問題的同時，淺談高校檔案信息化建設與管理的必要性和重要性。

科研檔案；信息化；建設；管理

當下，學術研究對象和內容同質化現象嚴重，學術論文撰寫和發表存在著照抄和斷章取義的拼湊模式。同個課題重復研究，造成投入大、成果少，缺乏創造性的尷尬局面。為避免這種重復現象的泛濫，高校科研檔案信息化逐步發展起來，使得高效、簡單、實用的電子檔案逐步取代了傳統紙質檔案的核心地位。高校科研檔案信息化一方面彌補了紙質檔案繁雜不易查找的缺點，另一方面，在彌補紙質檔案不易保存的同時成了高校一種必不可少的工作管理措施。高校的發展和管理對科研檔案信息化的需求越來越大，要求也越來越多。高校對科研檔案信息化的建設和管理成為學校工作重點之一。

一、劃定界限，為科研檔案信息化建設打好基礎

高校科研管理部門主要負責的工作就是對科研項目進行規劃、落實，并對科研成果進行轉化，加以推廣，加強管理；對科研項目所需材料和材料總結進行管理并且對從事科研項目的人員進行管理。其管理工作主要分為了四個部分：第一，運用科學、系統的觀點、理論和方法論對科研項目涉及的全部工作進行有效管理。第二，對科技成果的管理。第三，從事科研項目及相關工作所涉及的經費管理。第四，為保證項目各組成部分積極配合、協調所設置的綜合查詢。從其工作的分類來看，高校科研管理部門從事的管理工作具有種類多樣、內容繁雜的特點。以往的紙質檔案已經不能滿足現在科研檔案管理的要求，科研檔案的建設與管理必然會走向電子化的道路。高校科研檔案在進行檔案整理和保管時，應當以記錄性原則和成果性原則為指導對檔案范圍進行界限的劃定。高校在對科研檔案進行建設和管理時候，除開以往傳統科研檔案的歸檔范圍以外，還應當包括四個范圍內容：第一，在有公開刊號的可以全國公開出版發行的刊物上發表的論文、文稿及譯文。第二，在學術研討會上所涉及的言論、思想表達和具有創新意義的宣讀論文。第三，各種原始資料。第四，一切體現了本校學術歷史和學術水平但沒有發表的學術論文等等。所有的公開的論文、文稿和譯文都應當保存起來。

二、落實標準，為科研檔案信息化建設提供平臺

三、加強知識產權保護，為科研檔案信息化建設提供

為保證科研檔案信息化建設的完整性和管理的有效性，高校在推進科研檔案信息化時務必抓好各種標準。其標準主要表現在三個方面：第一，高校應當按照國家規定或相關行業規定的硬性標準，選購標準的硬件設備并充分考慮軟件的配置、數據庫和信息通信方式的標準化。其次，采用統一的檔案工作原則和方法，對高校科研信息化建設和管理進行明確的闡述和嚴格的規范。并通過現有的分級檢索查找出所需文獻資料。最后，對已經錄入的科研檔案進行完善的編制歸檔總說明。主要包括了歸檔文件及其管理情況和歸檔單位的基本情況。

面對以知識產權內容為主的科研檔案，為了避免知識產權的侵害以及由其引起的知識產權糾紛，保護高校研發的科研成果，高校制定相應保護知識產權科研檔案的制度是必要的。保護知識產權，可以從加強法律體制建設和加強技術防范兩個方面著手。具體為：第一，在逐步健全法律法規體系的同時，高校檔案管理部門應當制定完整的知識產權保護管理制度，嚴格執行保密工作。第二，提供強有力的知識產權保護技術支持，全面打擊盜版產物和非法復制品。

四、健全系統安全，為科研檔案信息化建設提供保障

科研檔案信息化就是運用計算機信息技術和互聯網技術將科研檔案實現線上管理的過程。所以，檔案信息化有著與互聯網安全相同的系統運作安全問題，能夠威脅、侵害互聯網安全的方式方法，同樣作用于科研檔案信息化建設的系統安全。其侵害直接導致科研信息的損壞和流失。對此，應當積極應對，做好充分的防范措施。

傳統的防范措施有簡單的存儲技術和傳輸技術兩大技術。為了保證科研檔案信息化過程中的安全，高校在對科研檔案信息化建設的過程中應當結合先進完善的安全保密措施，采用鏈路加密技術等技術，保證科研檔案系統安全。并通過防火墻的設置以及漏洞評估技術、入侵檢測技術等網絡保護技術保證網絡的運行安全。以便預防黑客、病毒和系統本身的故障所造成的侵害。

五、結束語

高校科研檔案信息化建設和管理成為時代發展的產物。其特征也表現明顯。首先，科研檔案信息化建設過程中對檔案的界定范圍標準的廣泛性的是學術論文。其次，永久、完整地保留了科研項目材料和成果。最后，科研檔案信息化的管理有效促進了高校的學術氛圍，優化了教書育人的高校環境，成為及時有效的高效管理措施；然而，當前高校科研檔案管理水平落后，管理意識薄弱。加快促進高校科研檔案信息化建設，使科研檔案能夠充分有效地開發利用是現在高校科研檔案管理的首要任務。

［1］孫麗珍.增強責任意識、創新管理方式和加快實現企業檔案管理信息化［J］.黑龍江科技信息，2010（28）：56-60.

［2］馮慧玲.認識電子文件，擁有新記憶——電子文件管理研究之一［J］.檔案學通訊，1998（01）：44-48.