信息化條件下如何提高檔案管理水平

文/福建省寧化縣淮土鎮人力資源和社會保障事務所 丁春華

信息化條件下如何提高檔案管理水平

文/福建省寧化縣淮土鎮人力資源和社會保障事務所 丁春華

隨著科學技術的飛速發展，人類社會已步入信息化社會。信息化社會的到來，給檔案管理工作帶來了新機遇與挑戰。因而，積極探究信息化條件下檔案管理水平提升策略，具有重要社會意義。基于此，本文分析了檔案信息化的特點，并提出幾點管理建議，以期能促進檔案管理工作地更好開展。

檔案管理；信息化；智能化

在信息化技術廣泛發展的今天，傳統檔案管理方式已無法適應數字化信息管理需求。信息化條件下，如何改善檔案管理工作、提高檔案管理水平是相關從業人員面臨的新課題。

一、檔案信息化的特點

（一）信息存取自動化。在檔案管理中積極應用信息技術，能有效實現信息自動化存取，促使紙質資源數字化、電子化，進一步提高檔案工作效率。

（二）檔案資源開發智能化。信息化條件下，先進科學技術取代傳統檔案工作方式，管理人員無須花費大量精力、時間處理瑣碎工作。科學技術能夠使檔案管理工作人員在繁瑣的工作中解放出來，從而有更多精力投入檔案資源開發中去。與此同時，在信息化技術支持下，檔案資源開發向著深層次、高水平、智能化發展，以便更好地滿足不同角度、不同層次讀者需求。

（三）數據資源共享。在信息化社會，因特網普及與網絡技術的發展使得數據資源獲取、共享成為現實。在世界各個角落，人們均可通過計算機訪問數據信息資源。在這種環境下，數據檔案館、檔案信息系統應運而生，進一步提高了數據資源的共享程度。

（四）信息服務社會化。檔案管理工作的最終目的是服務群眾、實現信息資源社會化。為此，新形勢下，推進信息化進程即在于建立信息共享平臺與基礎設施，進而實現信息利用社會化、信息服務差異化。

二、信息化條件下提高檔案管理水平的措施

（一）全面提高檔案管理人員綜合素質。在信息化社會，必須全面提升檔案管理人員綜合能力，積極打造專業、高素質檔案管理工作團隊，致力于打造一批熟悉館藏資源、信息素養高、寫作能力強、歷史文化與網絡技術豐富的檔案工作人員團隊。利用強大的人力支撐為檔案管理工作開展提供技術與智力支持，全面推動檔案管理工作的順利開展。同時，檔案管理人員必須與時俱進，積極轉變思想觀念，真正認識到信息傳播在檔案管理中的重要作用，深入開發、利用檔案資源，全面提高自身技術與知識儲備，掌握檔案管理工作特點，切實提高自身現代化技術操作能力，努力將自己打造成社會急需的“復合型”專業人才，更好地致力于檔案管理工作。

（二）強化信息系統建設力度。在信息化條件下，應進一步強化信息系統建設力度，建立健全檔案管理信息系統，建設以網絡傳遞與計算機管理方式為主的新型檔案管理模式。對此，筆者建議從以下幾方面入手：1.規范并改進信息化條件下檔案管理基本工作流程，促使檔案管理與信息化需求兩者相吻合。2.結合檔案管理流程設計檔案信息系統軟件，促使檔案管理信息化、科技化。3.強化內部控制策略，加強內部控制制度建設力度，從而促進檔案管理各項工作順利開展；4.充分抓住“電子政務”這一發展契機，將公開電子文件積極納入信息化建設流程中去，進一步加快數字化信息建設步伐，有步驟、有計劃地建設文件信息數據庫。與此同時，要強化地方文件信息共享力度，積極建設地方共享信息網絡。由于我國檔案資料管理缺乏統一化標準，在開展檔案管理信息化的過程中出現了軟件使用混亂的情況，阻礙了檔案資料之間的互通互聯，影響了檔案資源的共享程度。對此，應盡快對檔案管理的范圍和內容作出明確規定，針對不同的管理環節設置統一化管理標準，為實現檔案資料共享提供良好渠道。

（三）加強檔案信息安全性管理。隨著互聯網的普及與發展，電子檔案范圍、內容、數量迅猛擴展，隨之而來的就是黑客攻擊、病毒侵襲等問題。鑒于互聯網的“開放性”，網絡安全常常會受到黑客、病毒等侵襲，使得檔案數據信息安全問題受到嚴峻挑戰。因此，必須加強檔案信息安全性保護力度，通過各種殺毒軟件、定期檢查計算機系統等方式，全面提高檔案管理工作質量。與此同時，加強檔案管理人員的安全素養建設，提高工作人員網絡環境中識別信息安全的意識與能力，進一步拓寬電子檔案保護領域。另外，還應加強檔案安全管理體系建設力度，從而有效促進檔案管理工作、檔案信息化建設事業可持續發展。

三、結語

綜上所述，在信息化條件下必須全面提高檔案管理人員綜合素質，并在強化信息系統建設力度的同時加強檔案信息安全性管理，從多角度、多層面出發，使檔案管理工作更好地適應信息化發展的步伐。

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［4］潘曉露.關于檔案管理信息化建設若干問題的思考［J］.黑龍江史志，2015（7）.