關于檔案信息化建設與檔案管理的思考

文/惠州市第一人民醫院 楊志聯

關于檔案信息化建設與檔案管理的思考

文/惠州市第一人民醫院 楊志聯

檔案信息化建設（Archives information construction）的相關工作是我國目前現代化建設的重要模式，與此同時，檔案信息化建設也指引著未來檔案管理的相關發展趨勢。隨著我國技術的不斷進步，經濟的不斷發展，我國的相關檔案管理水平也逐漸提升。自從改革開放之后，我國的相關檔案管理部門引進了比較先進的檔案管理技術，繼而有效提高了檔案管理的總體效率，也為檔案信息的資源共享提供了相關保障。因此，筆者將根據相關工作經驗，簡要分析檔案信息建設的相關概念以及關于檔案管理的相關思考，以期能夠為檔案管理工作者提供些許可供參考的依據。

檔案信息化建設；檔案管理；幾點思考

一般來說，隨著計算機技術的發展以及深入，我國的檔案管理水平也在逐年提高，檔案信息化的相關管理是適應現代化社會發展的必然趨勢，也是檔案管理工作者選擇的必然趨勢。我國近年來逐步推進檔案信息化的相關管理與建設，其主要目的是為了讓檔案的相關工作能夠與時俱進，跟上時代的發展潮流，以期能夠在更大程度上提高檔案工作的價值。自從改革開放后，我國引進了先進的檔案管理技術以及相關管理理念，因此適應了時代的發展，提高了檔案管理者的工作水平以及效率。

一、檔案信息化建設的感念以及特征

檔案信息化就是在相關檔案管理部門的統一領導與統一規劃下組織信息化的技術來進行相關活動，對檔案信息的相關信息資源進行管理以及處置，從而提高服務水平。簡而言之，檔案信息化建設就是以檔案的實體保管為主要重點，在此基礎上全方位以及多角度地利用信息化技術對檔案資源進行管理以及利用。檔案信息化建設體現了以下4點要求。其一，實現檔案信息接收、存儲以及利用的和諧化、統一化。其二，實現信息檔案管理模式的相關改革。其三，實現檔案信息的網絡化以及數字化。其四，實現檔案信息資源的高度共享化。

檔案信息化建設在實驗階段的主要特征是：檔案管理的多元化，對傳統檔案管理的改良；在普及階段的主要特征是：1.提出公布檔案，對檢索的相關開發與利用。2.計算機的相關利用開始得到初步肯定，其中主要包括對計算機編目的普及以及計算機輔助立卷；在網絡階段的主要特征是：計算機逐漸占據了檔案管理的重要地位，其中主要包括多媒體技術的使用以及光盤存儲功能的廣泛使用；在數字檔案時代的主要特征是：數字檔案發展為主要代表，其中主要包括數據庫的廣泛建立以及使用，電子文件的管理網站的建立以及逐漸向數字檔案館方向的發展趨勢。

二、改進檔案信息化建設以及檔案管理的建設建議和措施

建立科學合理的檔案信息管理模式需要將先進的管理理念以及先進的科學管理技術兩者相互結合起來，在日益競爭激烈的市場競爭中，不斷發展相關科技，促進檔案管理水平的提高與發展。從提高檔案管理的相關模式以及技術等角度出發，推動檔案信息管理的進步與發展。從另外一個角度來看，檔案管理水平在很大程度上影響到了檔案工作效率以及價值，為了使得檔案信息管理的相關價值能夠更大化，相關工作人員需要不斷地提高自己的專業水平以及綜合素質，以期能夠發揮出自己的相關作用，促進檔案信息化建設以及檔案管理的價值最大化。

（一）加大檔案管理信息資源的整合力度。檔案信息資源的工作在檔案工作中有著極大的優勢，檔案資源建設的相關工作是實現資源共享的重要基礎。一般來說，理想的檔案信息資源既能夠宏觀而又正確地反映出社會歷史的發展，也能微觀地反映出生活中的點滴細節，讓社會的整個集體以及個體的發展能夠一覽無余。在統一規劃領導以及分級管理的相關檔案信息管理制度下體現出國家資源配置的合理性以及高效性，從而滿足社會資源共享的要求。另外一個角度來看，檔案管理信息資源的整合途徑主要是通過分組整合以及整理的方式，在整理的過程中不僅僅要依靠檔案的系統化以及以編目，還需要對相關檔案進行編纂加工，提高其內在的使用價值；信息資源的組合則主要說的是將整合的目標以行政手段或者技術手段等進行檔案資源的結構管理，讓相關信息資源能夠在整體上趨于合理優化的發展趨勢。

（二）加強檔案管理工作人員的服務意識，拓寬檔案信息管理者的相關思路。眾所周知，檔案管理的最終目的是提供有效服務，為了有效實現上述目的，檔案管理部門以及管理人員應該積極地拓寬檔案信息管理的相關思路，提高對檔案管理的服務意識，從傳統的檔案管理方式中逐漸轉變出來，把傳統的“重保管而輕利用”的意識逐漸轉變為“重利用而輕保管”意識；與此同時，也轉變只是片面強調維護檔案信息資源的安全、可靠等價值取向，逐漸揭開檔案信息管理的神秘面紗，提高對社會大眾的服務意識。從檔案管理者的角度來看，在拓寬自己的管理思路同時，還需要提高專業的知識水平以及綜合素質能力，將檔案的實體管理人員逐漸向檔案的信息管理人員轉變。現代化的相關要求不再僅僅需要檔案保管員，而是需要綜合型的知識技能人才。各級領導部門也應該順應時代的發展要求，從長遠考慮，將檔案的相關作用發揮到極致。

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