提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

文/國家新聞出版廣電總局七二四臺 黃可

提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

文/國家新聞出版廣電總局七二四臺 黃可

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。隨著信息化建設的深入發展，社會對信息的利用及共享也有了更高的要求。在這一新形勢下，傳統的檔案管理模式已不合時宜，面對新的挑戰和機遇，實現檔案管理信息化建設是必然的發展趨勢。只有不斷提升檔案管理質量和服務效率，才能滿足社會的發展需求。針對這一情況，本文就提升事業單位檔案信息化建設的方法做出簡要的探討。

事業單位；檔案管理；信息化

檔案是社會實踐活動的真實記錄，具有真實性與歷史性。檔案不僅僅反映了單位的發展歷程，還蘊涵了豐富的歷史、社會信息。這些檔案信息小至可作為社會日常生活的反映與借鑒，大至可影響國家發展的決策，是社會發展不可或缺的一部分。隨著科學技術的進步，信息化時代已成為了當前世界經濟與社會發展的大趨勢，事業單位的檔案作為我國信息資源建設的重點內容，實現事業單位檔案管理信息化建設是其發展的必然趨勢。因此，采用現代信息化技術改造傳統檔案業務，不但有助于事業單位檔案管理水平和服務效率的提升，更能促使其檔案管理工作與時俱進。

一、建立規范、標準的事業單位檔案管理

隨著信息化的發展，我國的檔案管理已由以往的管理保護檔案的實體模式轉變為檔案信息的利用及共享。要想最大限度的發揮檔案信息這一服務功能，完善其健全地管理體系必不可少。因此，事業單位在進行檔案管理信息化時，應按照國家提出的信息化管理標準，并結合自身特點及發展的需求來制定相應的管理標準。第一，在檔案錄入時，應遵循國家統一的著錄原則、方法、格式、文字、標識等要求。如果著錄不能統一，則會導致檢索的條目不一致，影響數據的有效讀取和使用。第二，應對檔案管理數據庫的硬件、軟件的文檔格式、數據指標等內容制定統一的規范，并對相應的紙質檔案進行統一歸檔，從而使得事業單位的檔案數據達到共享利用。因此，建立規范、標準的檔案管理，是事業單位檔案管理信息化建設的重要環節。

二、建設完善的單位檔案管理服務設施

檔案信息化建設是依托于計算機、網絡通信等現代化設備以及網絡來實現檔案信息的收集、存貯、加工、使用和傳輸。在事業單位檔案管理信息化建設過程中，事業單位應根據自身實際需求來采購計算機、復印機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機等設備。并對現有的電子設備實行統一的管理與使用，以最大限度地延長其使用壽命。除此之外，事業單位還應注重計算機軟硬件的統一性，了解所用軟件是否和硬件兼容，是否便于日后系統的升級及使用，從而最大限度地優化使用計算機的設備資源，以滿足檔案管理信息化建設的需求。

三、加強事業單位檔案管理信息化的安全信息化的安全建設

在網絡共享的大前提下，信息資源系統存在較大安全隱患，因此，事業單位檔案管理人員應提高檔案管理信息化的安全意識，加強檔案管理信息化的安全建設。第一，由于網絡共享的特性，檔案內容很容易被竊取和篡改。事業單位檔案信息內容中有許多機密文件，這部分文件一旦泄漏，將會嚴重損害我國利益，甚至會危害到國家的安全。因此，檔案管理人員應根據每一類檔案的密集程度做好相應的加密設置、訪問權限和身份識別等安全措施。第二，注意各網絡、系統的安全，對上網檔案信息內容進行嚴格把控。第三，在系統中設置防火墻，及時更新殺毒軟件，起到預防保護作用。第四，根據國家有關規定，配置專門的檔案室、檔案柜、除濕器、除塵器，安裝防盜門窗，配備防火器等，使之達到防潮、防鼠，遮光的要求，最大限度地減少檔案毀損，加強其安全性。

四、提高事業單位檔案管理人員的專業技能

當前我國檔案信息化建設還處在人機相結合的操作階段，電子檔案的錄入、歸類、建立索引目錄等工作還需人工操作。這就要求檔案管理工作人員不但要具備檔案管理理論的原則、方法、技術等基礎知識，還需掌握相關的計算機技術或數據通信技術。目前，大多數事業單位檔案工作人員的檔案管理方式仍停留在傳統的模式上，主要表現在，對計算機的運用不足，以及對檔案信息處理的錄入簡單化。從而導致了設置的電子目錄過于簡單，檔案管理出錯率高，效率低，無法適應更深層次的信息化建設目標的需求。因此，提升檔案管理工作人員的技能水平，也是事業單位檔案信息化建設又一重點內容。首先，事業單位應加強檔案管理人員的專業技能培訓，并對培訓人員做相應的考核，確保其掌握相關技能，從而使其能夠更快、更好地適應檔案信息化建設的要求。其次，檔案管理工作人員也應不斷進行自我深造，加強對檔案專業技能的學習，提高檔案信息化管理的思想覺悟，并在工作中保持良好的心態，以積極的態度去面對和解決工作中出現的問題和困難。

五、結束語

事業單位檔案管理信息化建設是我國社會經濟發展和科學進步的必然趨勢，并且其檔案管理信息化建設是一項長期且艱巨的工程。因此，事業單位應高度重視檔案信息化的建設，要站在宏觀的角度，做好檔案管理的整體規劃，并在具體實踐中不斷提高管理人員的專業素質，完善自身檔案信息化管理模式的建設，促使事業單位檔案信息化管理更好地適應新時期下社會發展的需求。

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