信息技術在疾控檔案管理中的應用

文/南京市疾病預防控制中心 張寧

?

信息技術在疾控檔案管理中的應用

文/南京市疾病預防控制中心 張寧

【摘要】信息技術使得疾控檔案管理更加規范，更加有條理，給疾控檔案的查找帶來了便利，也加強了對檔案的保存。本文闡述了我國疾控檔案管理的現狀，分析了采用信息技術的作用，并對信息技術在疾控檔案管理中的應用進行了研究。

【關鍵詞】信息技術；疾控檔案管理；應用

所謂疾控中心，它是由政府舉辦的實施國家級疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位。可想而知，在疾控中心一定有許多種疾病檔案以及如何控制傳染的相應措施，但由于受到各種因素的影響，我國的疾控檔案管理中存在著許多的不足之處，導致出現檔案歸類混亂、資料不齊全等現象。因此，信息技術在疾控檔案管理中的引進，是為了改善這種不好的現狀。

一、我國疾控檔案管理的現狀

疾控檔案管理中采用信息技術與傳統的疾控檔案管理相比，傳統的管理對檔案的歸類、查找等方面都需要更多的時間和精力以及大量的管理人員，但信息技術的應用可以很好地避免這些問題。雖然疾控檔案管理中采用的信息技術在不斷地進步和完善，由于傳統的管理理念的限制，信息技術在應用過程中還是存在著一些問題，我們可以從以下幾個方面來分析它的現狀。

（一）疾控檔案管理制度不夠完善。現在疾控中心越來越受到社會各界的高度重視，所以在疾控檔案管理中要提高其管理制度。但在我國疾控檔案管理實際工作中，對檔案管理的要求相對較低，管理人員因為缺乏科學的管理理念，他們往往認為檔案只要在用時能夠被找到就可以了，從而導致對常用的疾控檔案很熟悉，而在面對突發情況時，疾控檔案卻要花費很多時間查找，會手忙腳亂。因此，提高疾控檔案管理制度至關重要，這不僅僅是加強對疾控檔案管理人員的監督，也是提高他們的檔案管理理念。

（二）疾控檔案管理人員缺乏專業知識。因為一些機構覺得疾控檔案管理人員不重要，只要有一些文化知識，能夠找到相應的資料就能勝任這個工作，所以他們在挑選管理人員時要求較低。而且這些管理人員一般不會經過系統地培訓，沒有全面的專業知識。在平常的工作情況下，疾控檔案管理人員沒有專業知識也不會犯下過大的錯失，但在突發情況下，我們很容易比較出有專業疾控知識與沒有專業疾控知識的管理人員之間的差距。

（三）疾控資料不齊全，檔案信息化程度不高。傳統的疾控檔案管理基本上是紙質資料，這些資料很容易隨著時間的流逝而被損壞或丟失，要完整地保存下來比較困難。雖然信息技術已經被運用了，疾控檔案也被保存在儲存設備中，但因為設施不完善，有些儲存設備中的資料只有目錄，而沒有具體的內容。信息技術利用率低，使得先進的管理理念不能深入每個管理人員的思想，這也是導致我國疾控檔案管理難以前進的原因之一。

二、信息技術在疾控檔案管理中的作用

疾控檔案管理就是為了預防和控制傳染病等疾病的傳播，疾控檔案是疾病傳染途徑、預防措施和解決方案的基礎。這種真實的記錄如果沒有應用信息技術，那么容易受外界的各種因素影響，導致記錄不詳細或資料缺失，所以信息技術在疾控檔案管理中有著重要作用。

（一）有利于疾控檔案的保存和查找。在疾控檔案管理中應用了信息技術之后，相當于將紙質的檔案和資料在儲存設備中進行了備份。如果紙質檔案因為某種原因損壞或丟失了，可以將疾控檔案在儲存設備中調出，這樣一一對應的方法，可以在查找時在電腦上檢索，根據電腦顯示的存放位置，直接在眾多的疾控檔案中找到自己所需的資料。這樣不僅節約了查找時間，也使查找時更加便利。

（二）有利于資源共享。傳統的疾控檔案管理如果要與其他地區交流某種傳染病控制方案、預防途徑等，那么它不能通過互聯網快速地資源共享，只能在疾控檔案中查找，再傳遞給需要的地區。然而，在疾控檔案管理中應用信息技術，在遇到棘手的情況，又沒有以前的相關檔案時，這時可以通過信息技術，快速得到其他地區提供的相應檔案，能有效控制病情發展。所以傳統的疾控檔案管理已經逐漸不能跟上社會發展的步伐，從一定程度上來說，只有應用信息技術，才是真正意義上到達了資源共享的目的。

（三）有利于減輕管理力度。傳統的疾控檔案管理需要大量的時間和精力，人工對疾控檔案進行歸納、整理和查找都比較困難，而且紙質的疾控檔案占用的空間大，對資料的查找有難度，如果沒有合理的管理規劃，會顯得雜亂無章。但應用了信息技術來對疾控檔案進行管理后，在管理方面就不需要過多的管理人員，只要有專業的、對信息技術有能力的人員，就可以從而減輕管理力度，將這些精力利用在更加重要的方面。

三、信息技術在疾控檔案管理中的應用

我們都知道，信息技術在疾控檔案管理中有著重要的作用，為了使管理人員在疾控檔案管理中充分應用信息技術，并有效地發揮其功能，我們應該對此采取相對的應用策略，來使信息技術全面地與疾控檔案管理相融合。

（一）提高對疾控檔案管理的重視程度。以前我們往往因為對疾控檔案管理的不重視，而忽視對疾控檔案的整理和保存，導致出現疾控檔案管理雜亂無章的現象。在信息技術對疾控檔案管理的重視之后，我們要提高對管理人員的要求，因管理人員是接觸疾控檔案的第一人，如果他們對疾控檔案的存放位置、內容資料等都不熟悉的話，那么在突發情況下，我們就不能及時地應對，也無法有效地控制傳染。所以在挑選疾控檔案管理人員時，一定要進行系統地培訓，為他們提供學習專業知識的機會。

（二）加強信息技術在疾控檔案管理中與互聯網技術的建設。信息技術的互聯網技術是在加速疾控檔案管理發展中的手段之一。互聯網技術的發展，彌補了地域差異所帶來的難題。因此，如果一個地方有了首例傳染疾病卻沒有應對措施，那么他們就可以利用互聯網技術向其他地區請求幫助。互聯網技術可以快速地將相應的資料提供給他們。比如當時轟動一時的甲型H1N1流行性病毒，雖然在全球首例發生之后，每個地方的疾控檔案中心都會有預防措施，但是沒有真正的接觸就難以深切體會他的危害，所以有了互聯網技術，人們就可以通過影像、動畫、聲音等方式具體且詳細地介紹這種傳染病，以此使它有效地得到控制。

（三）加強疾控檔案管理中的基礎設施。如上述所說，傳統的紙質疾控檔案容易受潮濕或者火災等自然因素的影響，雖然信息技術在疾控檔案管理中并不完善，它也可能因為病毒或黑客攻擊而損壞硬盤，丟失疾控資料。所以對疾控檔案管理中的基礎設施建設一定不能忽視。我們這里所說的基礎設施不僅僅是指儲存疾控檔案的設備，其中還包括防火災、防盜竊等自動監管設施。這些設施的完善，可以更完整、更規范地保存疾控檔案。

四、結束語

隨著信息技術在社會發展中的全面推廣，在疾控檔案管理中越來越顯示出它的重要性，但是我國目前對信息技術的應用還不夠完善，但是信息技術在疾控檔案管理中得到重視，并且不斷地改善其不足之處，相信信息技術一定可以有效地促進疾控檔案管理的信息化，提高疾控檔案管理的水平以及管理人員的素養。

【參考文獻】

［1］梁紅運.信息技術在疾控中心檔案管理中的運用研究［J］.辦公室業務，2014（21）：174.

［2］孟憲花.信息技術在檔案管理中的應用研究［J］.中外企業家，2014（20）：201.

［3］吳翠紅.信息技術在疾控中心檔案管理中的應用分析［J］.電子制作，2013（12）：125-126.