立卷檔案多層檔號設置探索與實施

文/河北省衛生和計劃生育委員會綜合監督執法局 張冬夏

立卷檔案多層檔號設置探索與實施

文/河北省衛生和計劃生育委員會綜合監督執法局 張冬夏

對于業務檔案種類繁多且交叉屬于不同科室的單位來說，忽略科室給不同種類的檔案編制代碼，大類下面根據此類檔案的不同性質（檔案所處科室的不同職能）設小類，從而形成多層檔號的檔號設置方式，能夠解決檔案整理及錄入中出現的種種問題。我局從2004年10月開展立卷檔案多層檔號設置以來，經歷了3次大的科室調整，增加了6類不同性質的檔案和幾十種新增項目，檔案分類清楚，檔號設置條理分明，科室檔案管理人員操作簡單，容易接受，節省了檔案整理和錄入時間。

檔案；立卷；檔號

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。具有唯一性。業務檔案是各單位由于職能不同而產生的系統內所獨有的種類檔案。對于很多單位來說，由于工作職能多，業務檔案種類繁雜，想要將大量種類繁雜的檔案理出清晰的條理，并在檔案種類和檔案所屬科室不斷變化的前提下給每一類檔案準確定位，讓每一類檔案都能夠像穿在線上的珠子一樣，有清晰明確的所屬位置，達到快速查找的目的，需要有一個科學的檔號設置方法。

一、方法

采用河北省科怡檔案管理軟件的格式，并做了詳細分類，主要是根據省檔案局的檔案管理要求進行整理并實施。

二、結果

例：我局業務檔案共分為十二大類。案件、抽檢、日常監督、醫療衛生、職業衛生、衛生許可、企業現場審核、企業標準備案、職業病診斷鑒定、量化分級、重點監督檢查、專項監督檢查。每一大類下面又分小類。

案件又分為：場所類案件、市場類案件等。

抽檢分為：場所類抽檢、市場類抽檢等。

醫療衛生分為：醫師注冊、護師注冊、醫療機構等。

職業衛生分為：職業衛生類和放射衛生類等。

衛生許可分為：消毒產品、食品添加劑、涉水產品等。

職業病診斷鑒定分為：職業病診斷鑒定、放射類職業病診斷鑒定等。

重點監督檢查分為：環境類重點監督檢查、傳染類重點監督檢查等。

專項監督檢查又分為：環境類專項監督檢查、傳染類專項監督檢查等。

為了使多種類的檔案脈絡明晰，條理清楚便于查找，經過不斷地摸索，終于找到一種方便可行的檔號設置方法。

首先將所有的業務檔案用Y來代表，Y后面是十二大類業務檔案的順序編碼，之后是每一大類不同小類的順序編碼，然后是年度，最后是年度內的大流水號

即：Y—大類代碼—小類代碼—年度—案卷號 的組成方式。例：

1.案件 Y1

（1）環境類案件 Y1-01

（2）醫療類案件 Y1-04

2.抽檢 Y2

（1）環境類抽檢 Y2-01

（2）傳染類抽檢 Y2-03

3.日常監督 Y3

場所類日常監督 Y3-01

4.醫療衛生 Y4

（1）醫師注冊 Y4-01

（2）中醫機構 Y4-02

（3）西醫機構 Y4-03

（4）護師注冊 Y4-04

5.職業衛生類 Y5

（1）職業衛生 Y5-01

（2）放射衛生 Y5-02

6.衛生許可 Y6

（1）消毒產品 Y6-01

（2）保健食品 Y6-02

（3）.食品添加劑 Y6-03

（4）營養強化食品 Y6-05

（5）涉水產品 Y6-09

（6）建設項目審查 Y6-10

（7）放射衛生許可 Y6-11

（8）職業病診斷機構許可 Y6-12

（9）職業衛生技術服務機構許可 Y6-13

（10）職業健康檢查機構 Y6-14

（11）社會團體 Y6-15

（12）科研機構 Y6-16

（13）普通食品碘鹽加工 Y6-18

（14）輔助生殖 Y6-19

（15）實驗室生物安全 Y6-21

（16）互聯網醫療衛生信息服務審核 Y6-23

7.企業標準備案 Y7

8.職業病診斷鑒定 Y8

（1）職業病診斷鑒定 Y8-01

（2）放射類職業病診斷鑒定 Y8-02

9.量化分級 Y9

10.企業標準備案 Y10

11.重點監督檢查 Y11

（1）環境類重點監督檢查 Y11-01

（2）傳染類重點監督檢查 Y11-02

（3）職業類重點監督檢查 Y11-03

（4）放射類重點監督檢查 Y11-04

12.專項監督檢查 Y12

（1）環境類專項監督檢查 Y12-01

（2）傳染類專項監督檢查 Y12-02

三、討論與分析

這樣分類之后，每年檔案錄入時，在選擇相應的類別，輸入歸檔年度后，軟件系統會自動生成“Y—大的類別—小的類別—歸檔年度”的檔號格式。最后的案卷號（順序號）則由同一小類別每年一次大流水形成。

例：2012年形成的醫療類案件的第5卷的檔號為：Y1-04-2012-005

在現實中我們經常會遇到這種情況，那就是同一類別的檔案分屬不同的科室，如果想讓每個科室都有自己獨立的檔案錄入系統，不同的處室檔案錄入不受其它處室的影響，那么在設置檔號時就可以設置成同一類別檔案的代碼相同，不同科室的用不同的小二層代碼來表示。

例：“案件”這一類別，就分布在醫療處、傳染病與學校衛生監督處、環境衛生監督處、稽查處等不同的處室。于是在“案件”這一類別下面又分為“醫療類案件”“傳染類案件”“環境類案件”“稽查類案件”等不同的小類別，檔號代碼分別為“Y1-01” “Y1-02”“Y1-03”“Y1-04”。后面加年度，每一小類別按年度排大流水。例2015年稽查類案件的第一卷的檔號應該為：Y1-04-2015-001。

這種檔號設置方式，以類別為分類標準，所以在科室變動時，檔號并不受影響。在不同科室有相同類別的情況下，既能使相同的類別具有相同的代碼方便統計和查詢，又因為后面不同的小二層代碼使處于不同處室的相同類別的檔案各自獨立方便檔案的錄入。避免了因科室變動給檔案管理帶來的不便。

采用這種檔號設置方式，能夠一勞永逸將業務檔案不同的種類串成不同的串，條條清晰明確，粒粒位置精準。同時也為將會產生的新種類的檔案理好了脈絡。我局從2004年在省檔案局專家的指導下實行這種業務檔號設置到今天11年的時間里，經歷了3次大的科室調整，增加了6類不同性質的檔案和幾十種新增項目，科室檔案管理人員操作簡單，容易接受，我們感到思路清晰，管理科學，一直運行良好。