如何規范地整理歸檔文件

文/四川省成都市第六人民醫院檔案室 王彬

如何規范地整理歸檔文件

文/四川省成都市第六人民醫院檔案室 王彬

通過理論與實踐相結合，轉述了歸檔文件規范整理的步驟，重點描述了歸檔文件分類與鑒定的技能，整理當中的要素和實踐。我們采用六步法，也就是六個步驟來進行歸檔文件的規范整理。筆者認為，不僅條理清楚，而且事半功倍。

歸檔文件；規范整理；原則

本文作者在一所三甲醫院檔案室從事檔案工作多年，每年都對行政政務管理等活動中產生的大量文件材料進行整理，在整理過程中發現條理一定要清晰，尤其是對歸檔文件的分類與鑒定的技能要掌握好，筆者有幾點見解，現闡述如下。

一、明確文件整理原則、規則

（一）遵循文件形成規律，保持文件有機聯系。人們在處理事務的過程中通常以文件為載體真實地記錄其活動的內容和過程，隨著社會實踐活動的發展變化，文件也隨之從少到多，后一份文件是前一份文件的延續，如召開一次會議，有會議通知、會議議程和日程、與會人員名單、會議報告、會議總結、會議簡報等，如果孤立地看待其中每一份文件，無法獲得該活動的完整信息，只有把特定活動的相關文件聯系起來，才能反映整個活動的全貌，從而維護社會真實的歷史面貌。

還要保證歸檔文件在內容和形式上齊全完整。文件的內容反映發文者的思想和意圖，是歸檔文件價值的客觀基礎，一旦形成，應忠實地保存原意，不允許隨意更改。而它的形式反映了當時的現狀，要完整地保留下來。是以后進行檔案管理和開發利用的基礎。

（二）區分保存價值，確定保管期限。一份文件是否整理、立卷歸檔保存，是由文件有無歷史查考價值來決定的，不是所有文件都全部歸檔保存，必須通過鑒定，確定文件的保存價值，根據其價值的大小決定保管期限的長短，對保存價值大的文件重點整理和保管，期限也長一些；對保存價值小的文件，視情況區別對待；無保存價值的公文不必整理和立卷。

（三）便于保管和利用。這是檔案整理的根本目的。為便于保管和使用，盒內文件數量存放適度，以繩帶扣住卷盒為限。針對不同種類的文件，靈活采取不同的保管方法，如一般文件裝盒，而財會賬冊等則保持其原來的形式。有傳真等其他類型文件也一并整理、立卷歸檔，確保同一問題的相關文件之間不脫節。

（四）立足本單位文件，以“件”為整理單位。因為本單位的職能活動才是本身所特有的，反映本單位自身的歷史面貌，把它加以整理保存，具有連續反映本單位的歷史查考價值。整理時按照2000年檔案工作行業標準《歸檔文件整理規則》（DAT/22-2000）規定，以每份文件為一件，以它相關聯的定稿、附件、復制件、轉發文、復文等也一并組件附后，另外如報表、名冊、圖冊之類，依照原樣組為一件。

二、采用六步法，也就是步驟來進行歸檔文件的規范整理

第一步鑒定文件。結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（即國家檔案局8號令），制定本單位的文件歸檔范圍和檔案保管期限表，區分：不歸檔、永久和定期。

劃分方法如下：

永久：

1.收文：A、是否為主送本單位的批復類文件。B、內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。C、政策性文件，如決定、規定、辦法、意見等。

2.發文：本單位主要職能活動的重要文件材料；開展重大活動形成的文件材料。

3.本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報等。

定期30年：

1.收文：長期執行的文件（如試行的、暫行的辦法、條例、規定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規）；

2.發文：本單位比較重要的業務文件材料（包括：內部管理制度、獎勵制度、業務操作規程等）。

定期10年：

1.收文：短期內查考的文件；

2.發文：本單位事務性、一般性工作形成的文件。

第二步按件裝訂。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

第三步排列文件。按“黨群”“行政”“業務”三大類。

黨群類下設：（1）黨務；（2）工會；（3）共青團；（4）婦女工作；（5）學（協）會。在（1）-（5）之下按時間排列文件。

行政類下設：（1）組織人事；（2）政務；（3）財務；（4）總務。

業務類：本單位業務管理工作中形成的文件材料，根據各單位主管業務的不同情況，區分屬類、排列文件。

第四步編號。永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

第五步編目。按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀）。

三、運用六步法整理后的體會和做法

這六步當中，第一步鑒定文件是重點，把文件劃分歸檔與不歸檔，逐份鑒定其保管期限，是永久、定期（30年、10年），遇到不確定的，我的做法是先暫時不要蓋檔號章，用鉛筆編號，放至最后一秒，或上柜之前，確定了才蓋。

第三步排列文件要仔細，第一大類之后的同時，第二步裝訂之前，還要檢查文件質量，檢查歸檔文件種類、份數、頁數齊全完整，不遺漏短缺。有破損或字跡模糊的應予裱糊和復制并與原件一并歸檔。歸檔文件的書寫材料、紙張符合檔案保護要求。

二級類目，可根據各單位性質的不同分設不同的類別，比如我們在行政類下設二級類目（3）財務管理，包含了審計、會計、經費；（4）后勤保障管理，包含了車輛、設備、房產管理、安全保衛等工作中形成的文件材料。業務類下設二級類目，其業務包含醫務（技）管理、糾紛、質控管理、護理、院感、科教。

每年經過以上步驟一步一步做下來，感覺忙而不亂，有條不紊，歸檔文件能夠較為規范系統地得到整理，使文件材料保存完整，便于查閱使用，利用價值也能得到最充分的發揮。各個單位根據自身情況，也有不同做法，筆者也結合實際，除了按照上述的六步，具體還做了如下方法：

1.編制《醫院職能科室的文件分類表》。筆者認為，檔案人員應該充分熟悉你所在單位的所有行政職能部門的業務工作范圍，你才能知道哪些工作內容重要，哪些不重要，哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔，心里面有個數。因此，編制了《醫院職能科室的文件分類表》，所有工作進行全面梳理，與相關職能科室核對確認，每年逐項進行文件資料收集，做到不遺漏，達到充分歸檔的目的。

2.調整歸檔范圍和保管期限表。每年應根據各部門工作內容情況，及時調整本單位的文件材料歸檔范圍和保管期限表。

3.編制歸檔文件目錄。采用計算機管理，2014年3月購買宏博科技有限公司出品的《紫晶文檔一體化管理系統》標準版ver2011，錄入內容齊全，包括文件類型、單位、日期、文件題名、保管期限、密級、頁數、附件數量等，卷內目錄打印出來比較規范，查找快捷，便于管理。

4.分發卷內目錄。將上一年整理好的歸檔文件卷內目錄分發一套給各職能科室，讓他們了解本部門哪些東西歸檔了，可以再利用，哪些沒有，哪些需要補歸。

四、小結

綜上所述，規范整理的目的：1.按文件形成規律，保持文件天然聯系。2.區分保存價值，確定保管期限。3.便于保管和利用。更好地為醫院各項工作，特別是為醫療、教學、科研服務，為醫務人員、患者及社會服務。隨著現代計算機技術的飛速發展，檔案信息化的建設已提上議事日程。檔案數據的詳略、對錯決定著數字化工作的成敗，應當對檔案案卷進行準確無誤的分類、整理、編頁，建立高質量的案卷目錄和文件目錄。因此，檔案整理的標準化、規范化為以后檔案信息化的建設奠定堅實的基礎，為檔案數字化工作做好充分的準備。

［1］陳建林.文秘與檔案管理［M］.人民郵電出版社，2011.

［2］高建華.歸檔文件整理操作要領［DB/OL］.中國檔案咨詢網.

［3］蔡學美.當前檔案信息化建設的目標和主要任務［J］.四川檔案，2013（2）.