基層黨政機關檔案信息化管理實習路徑探討

文/湖北省襄陽市南漳縣衛生和計劃生育局 張盛超

基層黨政機關檔案信息化管理實習路徑探討

文/湖北省襄陽市南漳縣衛生和計劃生育局 張盛超

隨著社會信息化的進步，以及各種信息化辦公系統和軟件在工作中的應用，對于基層黨政機關檔案信息化管理提出了更高的要求。作為基層黨政機關的重要組成部分，檔案管理的信息化對于提高基層黨政機關在檔案管理方面的效率有著積極意義。本文通過對基層黨政機關檔案信息化管理的實現加以探討，提供有益的借鑒和指導。

黨政機關；檔案；信息化管理

檔案管理作為基層黨政機關中重要的組成部分，對于提高機關部門的總體管理水平有著積極的意義，所以對此展開一系列探討很有必要。

一、基層黨政機關信息化管理的基本要件

檔案信息化管理是基層黨政機關的一個有機組成部分，只有建立和保證各體系組成部分的有序運行，才能保證基層黨政機關檔案信息化管理的效率。其體系通常由以下幾個基本要件構成：

首先是實現檔案信息化管理方面基礎設施建設。這是基層黨政機關檔案信息化管理的前提和保障，只有完善了基礎設施之后，才能在此基礎上實現管理的信息化。如在基層黨政機關檔案管理中建立必需的庫房、購置一定數量的電腦，此外，還要用能夠采集圖文聲像等信息的錄音設備、拍照設備和錄像設備。

其次是有關信息化管理檔案的相關軟件的開發和利用，在此基礎上建立完善的電子檔案。相關軟件是實現檔案信息化管理的核心和技術支撐，也是實現電子檔案轉換和閱讀的媒介。而在此基礎上形成的電子檔案則是檔案信息化管理的主要內容。

再次還要建立完善的辦公局域網。在黨政機關的內部建立完善和高速的局域網是十分必要的，因為黨政機關內部相關電子檔案的傳輸和信息地發布都需要這么一個平臺，對于政府及時、便捷、快速地利用檔案，提供了一個重要的途徑，并且提供了一個可以共享檔案資源的方法。

二、基層黨政機關實現檔案信息化管理的意義

首先，基層黨政機關檔案管理信息化可以提高檔案管理的效率。由于基層黨政機關檔案多，工作量大，紙質檔案和人工檔案的管理效率較低。在經過信息化管理建設之后，直接用電腦客戶端查詢就能及時地獲得想要的資料，無論是對于打印還是調入、調出檔案都能節省大量的人力、物力和時間。從這方面來說，基層黨政機關檔案管理信息化的實現提高了檔案管理的效率。

其次，基層檔案管理信息化實現了檔案資料檢索和查詢的即時化和類別化。基層黨政機關的檔案實現了信息化管理之后，檔案工作人員在關鍵詞和模糊搜索的情況下就可以調出所要查詢的資料。而且檔案通過電子計算機的歸類和整理，可以很好地提高檔案的管理質量，將紙質檔案轉化為電子檔案之后，可以直接在電腦客戶端上瞬時調出，實現資料的查詢和閱覽，而無須進入資料室查詢閱覽。

再次，基層檔案管理信息化的實現還進一步加強了機關對檔案資料的控制。計算機軟件和系統的開發，可以使檔案的借閱和歸還實現自動化處理，如資料的查詢可以自助完成，對于重要的文件設置密碼，對沒有訪問權限的人拒絕閱覽。對于到期應當歸還的檔案，可以利用信息化系統實現自動催還。

與此同時，檔案管理的規范化和標準化也是基層檔案管理信息化的一大優勢。機關單位檔案的日益增加，對檔案的規范管理帶來了挑戰，大量信息處理不及時，容易造成檔案管理的混亂，這對于檔案的借閱和查詢都會有很大的影響。而檔案管理信息化的實現，可以把檔案都按統一的標準轉換為電子檔案，避免在檔案管理中容易出現混亂的現象。

檔案管理安全性的提高也是實現基層檔案管理信息化的一個積極影響，保密性和敏感性是多數黨政機關檔案管理的重要特性，因此對這類檔案的管理在安全性方面的要求更高。我們在對紙質檔案進行信息化處理的時候，可利用最新的加密技術，對處理過后的電子檔案進行加密，對于沒有訪問權限的人來說很難對這類檔案進行閱覽。這種技術上的限制，是以往傳統檔案管理中無法實現的。

三、基層黨政機關檔案信息化管理的路徑

（一）加強對檔案信息化管理的重視。由于檔案管理信息化在基層黨政機關普及的時間較短，很多地方基層黨政機關對于檔案信息化管理重視程度不高且對其認知不夠，沒能充分了解其在檔案管理中發揮的優勢和積極作用。所以這就需要相關責任部門舉辦相關的講座和培訓，使基層黨政機關對于檔案信息化管理的認識跟上時代的進步和潮流，才能滿足未來檔案管理和人才技能的需要。這是基層黨政機關實現學習、提高自身和適應社會發展的過程。

（二）建設一批具有較高素質的檔案管理人才。由于檔案信息化管理需要用到最新的管理技術，尤其是涉及電子計算機等電子軟件和系統的應用。所以在這方面，對于基層檔案管理人員來說存在著一定的障礙，因此要加強對于基層檔案管理人員在電腦知識方面的培訓。同時還要建立和完善一定的考核制度，以提高管理人員的綜合素質。如建立健全考核評價制度，完善對檔案管理人員的監管，實現公平公正地監管，提高工作人員的辦事效率和工作積極性。此外還要明確職責，落實責任，對于檔案管理的任務落實到個人，以提高檔案管理中的安全性。

（三）對基層黨政機關檔案地管理要建立嚴格遵循的標準制度，以實現信息化管理的規范性。基層黨政機關檔案管理往往存在著范圍廣、工作量大的特點，因此，對于檔案管理信息化而言，建立嚴格的標準制度顯得至關重要，只有這樣才能實現電子檔案的安全性和兼容性。為保證規范性和標準性的確立，政府等有關部門要實現對信息的分類管理和集中管理。在紙質檔案轉化為電子檔案時，要嚴格遵守國家相關的技術標準和指導規范，除此之外，基層黨政機關相關部門也要建立起在國家標準指導下的意見。只有這樣才能實現檔案管理的不交叉、不重復、不混亂的現象。

（四）要提高基層黨政機關檔案信息化管理安全性。隨著網絡技術的不斷發展，網絡犯罪和非法活動也開始活躍，而基層黨政機關的檔案又具有一定的保密性和敏感性。因此，對于黨政機關相關檔案保密性的工作一定要給予足夠多的重視，加強網絡安全方面的建設，防止非法人員對于檔案的竊取和損毀。如相關檔案部門可以在信息安全部門的幫助下設立防火墻，備份信息數據和安全審計等一系列技術方面的保障；還應定期不定期檢測基層黨政機關內部設備的安全性以及網絡的測試，防止泄露的發生。

（五）加強基層黨政機關檔案管理對于新型數字化技術的應用。檔案管理數字化地提高對于電子檔案的優越性有著較大的影響，數字化的建設能直接影響到電子檔案的使用性能和體現，利用較為先進的儀器設備將檔案進行數字化處理，可以增加電子檔案使用的優越性和檢索的優化，是建立相關數據庫的重要前提。

（六）對基層檔案管理的步驟進行有效整合。檔案信息化的管理是一個有機的整體，是一個完整的系統，任何一個步驟出現差錯或者效率不高，都會影響整個系統的良好運行，甚至導致整個系統運行的失敗。對檔案信息管理系統的完善，在很大程度上可以提高信息化管理的效率和能力。因此，我們在促進基層黨政機關檔案管理信息化的過程中，要按照規范的程序步驟，建立必要的基礎設施，提高對檔案管理信息化的認識，培訓相關工作人員的素質，嚴格遵循國家相關的技術標準進行信息化管理的建設，注意對檔案信息的分類管理和安全性管理，同時還要提高檔案管理的數字化程度。這一系列的程序就對于基層黨政機關數字化管理有著良好的幫助作用。

實現基層黨政機關檔案管理的信息化，需要各方面參與，雖然基層黨政機關檔案管理信息化還有很長的路要走，也注定會遇到很多障礙，但是只要我們如果跟上時代的步伐，就一定能達到目標。

［1］常杰宏.如何實現機關檔案的信息化管理［J］.辦公室業務，2014（4）：40-40.

［2］孫露.推進黨政機關檔案信息化管理的建議［J］.管理觀察，2014（16）：18-19