數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用

?

數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用

【摘要】我國的檔案管理事業(yè)還處于初級階段，檔案管理數(shù)字化將是未來發(fā)展趨勢。本文在分析數(shù)字化工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了改進(jìn)措施，最后對未來發(fā)展趨勢進(jìn)行了預(yù)測。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案管理；應(yīng)用

不管是國家機(jī)構(gòu)還是私人企業(yè)都會保存一些有價值的材料，統(tǒng)稱為檔案。檔案的形式多樣，文字、表格、圖畫、視頻、聲音等都可以；檔案的種類很多，根據(jù)來源來分為國家類、地方類、機(jī)關(guān)類、企業(yè)類；根據(jù)時間可分為古代類、近代類、當(dāng)代類、現(xiàn)代類；還可以根據(jù)屬性、所有權(quán)等進(jìn)行劃分。傳統(tǒng)的檔案管理方式以人工為主，工作量大，工序繁瑣，占地空間大、保管費(fèi)用高、安全系數(shù)低。隨著電腦的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化成為檔案管理的發(fā)展趨勢，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)將各種形式的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，突破傳統(tǒng)檔案管理的各種局限，完善檔案的真實性、全面性、實用性、銜接性功能，推動檔案事業(yè)發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理重視程度不夠。除檔案館等專門機(jī)構(gòu)配備先進(jìn)的硬件設(shè)備、配備專人外，一般單位或企業(yè)對檔案管理重視程度不夠，仍然以紙質(zhì)保存形式為主；沒有專門的檔案室，沒有對檔案室采取防盜、防火等措施；檔案的作用僅僅是保存資料，檔案的作用沒有充分發(fā)揮出來，調(diào)閱的機(jī)會很少。

（二）缺少數(shù)字化檔案管理安全意識。缺少數(shù)字化檔案管理安全意識主要體現(xiàn)在以下三方面：1.誰都可以管，誰都可以不管。很多單位沒有安排專人專管，而是誰有時間誰管，出現(xiàn)檔案操作權(quán)限混亂，檔案管理亂七八糟。檔案管理若出現(xiàn)問題，大家都推卸責(zé)任，無人承擔(dān)。2.檔案管理沒有做到專機(jī)專用。保存檔案的計算機(jī)沒有實現(xiàn)專機(jī)專用，而是一機(jī)多用，甚至?xí)惭b與檔案管理無關(guān)的軟件，做成系統(tǒng)癱瘓。3.管理人員安全意識淡薄。管理人員認(rèn)為本單位的檔案不涉及國家機(jī)密或單位機(jī)密，不會遭受黑客偷襲，密碼設(shè)置過于簡單，僅僅是“防君子而不防小人”。

（三）管理人員缺乏數(shù)字化管理技術(shù)。數(shù)字化管理對管理人員的計算機(jī)水平要求很高，目前從事檔案管理的人員大多是以前的老職工，他們慣于依賴傳統(tǒng)保存形式，對數(shù)字化管理有抵觸情緒。此外，當(dāng)今社會，既懂檔案管理又懂計算機(jī)的人才非常缺乏，這些人大都在專業(yè)管理機(jī)構(gòu)就職，一般單位普及數(shù)字化管理比較困難。

二、加速檔案管理數(shù)字化進(jìn)程采取的措施

（一）提高對數(shù)字化檔案管理工作的重視程度。檔案管理不僅對國家、政府、機(jī)關(guān)單位還是私人企業(yè)都有很重要的作用，要高度重視檔案管理，有計劃地進(jìn)行數(shù)字化改革。首先可以將保存價值高的信息進(jìn)行數(shù)字化保存，對剩余的信息分層次地數(shù)字化管理。積極參加檔案管理相關(guān)會議和培訓(xùn)，做到專人專機(jī)，充分做好檔案管理工作。

（二）加大投入資金力度，配備先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件建設(shè)。檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化離不開硬件和軟件，硬件包括電腦、電話、傳真機(jī)等，軟件即專業(yè)辦公軟件，需要不斷地更新和維護(hù)，硬件和軟件都需要投入較大的資金。各單位要從長遠(yuǎn)出發(fā)，積極投入資金加速檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全。檔案管理數(shù)字化減少了占用空間，提高了使用效率，也面臨著新的危險——網(wǎng)絡(luò)不安全。計算機(jī)一旦聯(lián)網(wǎng)就會面臨著來自黑客和病毒的危險，他們會盜竊、修改、泄漏信息，造成無法彌補(bǔ)的損失。檔案管理工作必須建立完善的信息安全保障體系，能夠在最短時間內(nèi)判斷信息真假、對不安全攻擊做出阻隔、保護(hù)檔案信息。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息已經(jīng)開始用“海量”來形容，現(xiàn)在又出現(xiàn)了“大數(shù)據(jù)”概念，足見信息增長勢頭。信息驟增給檔案管理工作帶來了極大困難，檔案管理人員一方面要對信息進(jìn)行篩選，另一方面要對信息進(jìn)行歸檔、整理，如果檔案管理人員不具備高素質(zhì)、高技能，無法勝任此工作。同時，數(shù)字化的檔案管理要求管理人員還要具備較高的數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)能力。

（五）做好傳統(tǒng)方式同現(xiàn)代方式的有機(jī)結(jié)合工作。數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的趨勢，但不能否定傳統(tǒng)保管方式。紙質(zhì)版的檔案信息具有很強(qiáng)的真實性和法律效力，但占用空間比較大；檔案數(shù)字化雖然節(jié)省了空間，但必須依賴電腦才能讀取，讀取過程需要因素較多，且信息容易丟失，真實性無法鑒別。在實際工作中，要采用“雙軌制”方法來保存檔案，兼取雙方的優(yōu)點，摒棄雙方的缺點。

三、檔案管理數(shù)字化發(fā)展趨勢

檔案管理未來發(fā)展趨勢將是全程的數(shù)字化管理模式，信息篩選、整合、檢索、統(tǒng)計都將實現(xiàn)自動化，資源共享范圍將越來越大。檔案管理理念和管理辦法也將隨著保管技術(shù)的發(fā)展而進(jìn)一步完善。隨著檔案多元化的發(fā)展，檔案管理辦法也將呈現(xiàn)“百花齊放”發(fā)展態(tài)勢，用實踐檢驗其實用性，形成成熟的管理方法。總之，檔案管理未來的發(fā)展趨勢將是用最小的空間儲存最大量的信息，用最短的時間辦理最多的工作。

四、結(jié)語

21世紀(jì)初就有學(xué)者提出數(shù)字化檔案管理，十多年過去了，仍然有很多行業(yè)、很多部門沒有做好數(shù)字化檔案管理，其中有很多的原因和困難，但數(shù)字化是必然趨勢，無法阻擋。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化任重道遠(yuǎn)，檔案管理工作者要積極肩負(fù)責(zé)任，把握機(jī)會，勇于挑戰(zhàn)，將我國的檔案事業(yè)盡快步入數(shù)字化軌道。

【參考文獻(xiàn)】

[1 ]劉宇.數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(09).

[2]范曉丹.檔案管理創(chuàng)新模式[J].科技視角,2013(26).

[3]張瓊.檔案管理電子文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用研究[J].科技展望,2014(07).

文/山東省泰安市城市道路橋梁管理所 毛旭楠