信息化助力高校辦公室管理建設淺議

聶映玉

[摘要]高校辦公室作為高校行政組織機構，發揮著協調上下級關系、處理教學、科研和外事等日常具體事務的重要作用。在辦公室日常事務工作中，信息化管理的推進，有利于提高工作效率，建立緊密協調、規范高效的行政管理工作機制。在高校辦公室管理中，強化信息化管理工作理念，重視引進辦公室信息化管理的專門技術人員，提高辦公室工作人員的信息化工作水平，為高校一流大學軟環境的建設奠定堅實的管理與服務工作基礎。

[關鍵詞]信息化；高校辦公室；行政管理；會議組織

行政管理為教育和科研服務，是高校工作的基礎。高校辦公室作為高校的行政組織機構，承擔著協調上下級關系的事務決策、執行和反饋等功能。信息化和互聯網時代背景下，對辦公室處理信息的系統性和時效性要求越來越高。信息化將助力高校辦公室行政管理建設，改變傳統工作方法和模式，提高工作效率，增強協調，極大地減輕工作量，改變很多辦公室人員疲于應付日常瑣碎事務的狀態，將更多的精力投入到思考優化和改進高校行政管理工作中。

一、信息化在高校辦公室管理建設中的內容與角色

辦公信息化建設實際上是一門綜合性的科學技術，其主導為科學技術，其基礎是系統工程學，除此之外還綜合性地利用現代先進的信息技術和通信技術，是現代科學技術和經濟社會不斷發展的必然產物。強調辦公設備的現代化更新，強調辦公人員和辦公設備的良好融合，其目的均是希望提供辦公效率的同時提高辦公質量。這里所闡述的辦公活動，主要強調的是辦公活動當中所需要處理的信息的不定性和人類思維的不定性，這樣一些不定性共同的結果就是辦公業務當中存在的巨大的不確定性。正是因為這樣，采用傳統的方法很難對數據進行理想的分析和處理，必須采用新的、基于科學技術和科學理論的方法和手段來進行處理。

各個高校辦公室機構設置和職責可能不盡相同，但職能定位決定辦公室工作人員無論是什么崗位，都存在著信息碎片化、處理事務繁雜瑣碎的共同特點。很多辦公室人員花了大量的時間處理手頭事務，卻沒有時間，或者沒有花費一些時間去思考如何優化自己的工作。每天看起來忙忙碌碌，卻又沒有成就感。從處理具體崗位業務的角度出發，信息化在高校辦公室行政管理建設中的內容主要體現在：①是否有信息化的意識。②是否熟悉學校相關的信息化管理系統。③是否對業務信息資源進行整合，對信息進行有序規范管理。④是否主動使用網絡工具、辦公應用系統優化工作等。

高校信息化是推動高等教育發展的一項內容，而非發展的目的。信息化在行政管理建設中扮演著助力角色，其最終目的是為提高教學質量、科研和管理工作水平服務。借助信息化工具，辦公室管理將建立一種更為緊密協調、規范高效的行政管理方式，信息獲取方便快捷。信息化工作的推進和信息化管理理念的形成相輔相成，辦公室工作人員與辦公室服務對象，在信息化管理過程都將有更輕松愉悅的信息體驗。

二、高校辦公室傳統和現代信息化管理工作的對比

以高校辦公室工作中常見的協調組織會議為例，傳統和現代信息化管理方式，在工作效率上存在明顯的差異。

1.傳統和現代報名方法上的比較

傳統的報名方法：申請人下載申請表，填寫完后發送郵件給組織者，報名截止后再由會議組織者逐個手動輸入申請人信息到Excel表格統計，再郵件或者電話逐個反饋或手動輸入郵箱地址統一反饋。存在的缺點：①由于不能自動檢測，申請人所填信息可能會存在問題，導致需再次和申請人確認，增加時間成本。②組織者手動輸入申請人信息可能存在失誤，導致信息不準確。③如申請人眾多，手動輸入工作量大，耗費時間，工作效率低下。組織者前期需花大量的時間收錄報名信息及與申請人溝通。

現代的報名方法：組織者前期使用在線表單系統設計制作好申請表單，參會申請人在線填寫提交，由系統直接發送給會議組織者，優勢具體體現：①組織者可在系統中直接批量導出所有申請人信息，導出內容已根據所需信息進行自動統計分類。②系統可設置逐個或統一自動反饋信息給申請人。③系統可自動存儲歷次報名等信息，方便存儲和查檔。④填寫內容檢測，避免申請人填錯信息。⑤適配各種終端（pc端、手機端）。

常用工具推薦：麥客，問卷星，google form等在線表單系統。這些工具的使用節約了時間成本，提高了工作效率。

2.組織方人員內部任務管理

會議組織方內部任務包括茶歇、設備、宣傳品、會議手冊、會議網頁和酒店預訂等具體工作。傳統的會議組織人員間關于這些內部任務管理的溝通，通常采用面對面、電話、郵件討論組織分工，任務完成情況等事宜。缺點：①如組織人員較多，比較難以協調。②會議進展和完成過程匯報比較零散，容易遺漏工作事項。③負責人難以在同一時間看到每位具體事項負責人任務完成情況，組織人員間信息反饋不夠及時通暢。

現代信息化溝通：借助應用管理軟件，會議組織人員之間可隨時查看彼此任務完成進展，實時反饋問題，交流記錄可查詢。同時可共享文件，無需再郵件通知。現代信息化管理降低了工作量，加快了信息流通，實現了比較高效的辦公室協同工作。常用工具推薦：印象筆記、Teambition等。

三、信息化助力高校辦公室管理建設的幾點建議

1.重視高校辦公室信息化管理專門技術人員的引進

高校各辦公室信息化管理工作缺乏專門的信息化管理技術人員。各辦公室有教學、外事、科研和財務等崗位設置，卻很少設置專門技術人員的崗位，對專門技術人員引進工作不夠重視。專門技術人員引進的優勢：①可以有效解決各學院（系）、直屬單位等自身存在的各種信息技術管理問題，為各項工作提供技術性和安全性保障，減少和避免出現學校系統軟件更新不夠及時、無法打開系統網頁頁面，影響各類網上申請提交，造成各類投訴、浪費寶貴時間等各類細節問題。②技術人員之間的交流，有利于全校層面的信息開發和資源共享。二級單位辦公室還可根據師生需求，開發自己的信息管理系統，提供校內甚至校外網絡人員的信息查詢等。③技術人員與師生交流過程中，獲取需求信息，系統的開發和優化將更加注重實用，重視應用的效果和用戶的使用率等。

2.提高高校辦公室工作人員的信息化水平

對基于Windows操作系統的辦公軟件Word、Excel、PPT熟練使用是高校辦公室工作人員聘用時的基本要求，但辦公室人員對于提高工作效率、整體協作分工的應用辦公軟件的認識和使用水平差異較大。即使有一些了解，可能也沒有養成使用習慣，加上信息化培訓有限，辦公室人員的整體信息化管理水平不高。專門技術人員對辦公應用軟件的刪選優化，對辦公室人員在使用辦公軟件、規范數據資源、存儲數據信息等具體工作上的培訓和督促協調使用，將增強辦公室人員信息搜集篩選、加工、傳送和反饋的能力，從而使他們掌握先進的信息工作方法和互聯網軟件的應用，整體提升辦公室人員信息化水平，提高行政管理工作效率。

3.加強信息化人才隊伍的培養

快速發展信息化建設，需要把各個部門分布的信息化人才集合起來形成合力，不斷壯大信息化人才隊伍，解決信息化人才短缺的形勢。要積極爭取上級業務相關部門的技術支持，補充人才的技術能力不足。要有計劃地進行人才培訓，提高他們的信息獲取能力、信息處理能力和服務能力，從而創造性地開展工作，使得工作能夠高效、有序、規范進行。

隨著信息化的不斷發展，借助現代信息化技術，將與辦公室工作相關的工作流程、管理和服務整合到一個數字網絡空間下，成為一個集辦公流程、服務以及管理虛擬化的辦公室，將成為未來辦公室信息化管理發展趨勢。信息化在高校辦公室管理工作的重視和推進，將有效提高各項工作的效率和質量，促進高校管理服務機制的完善，增強高校競爭的軟實力。

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（責任編輯 史玉英）