企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實(shí)踐

張?jiān)葡?/p>

摘 要 辦公室作為企業(yè)的綜合服務(wù)性部門，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，其不僅是企業(yè)與外界聯(lián)系的重要紐帶，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行重要決策的重要參謀，合理的運(yùn)用有效的方針策略，改善和運(yùn)行新型的管理模式，創(chuàng)新工作管理方法并付諸實(shí)踐，將會(huì)大大提升企業(yè)辦公室的管理效率和工作質(zhì)量。本文就這一方面來進(jìn)行分析論述，并詳細(xì)闡述了辦公室管理工作中存在的問題并提出了相關(guān)的解決辦法和創(chuàng)新方法。

關(guān)鍵詞 辦公室管理工作 創(chuàng)新 實(shí)踐

一、企業(yè)辦公室管理的工作職責(zé)

在當(dāng)代的經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)在進(jìn)行辦公室管理工作時(shí)，需要對(duì)以下問題予以關(guān)注；第一，辦公室工作要為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供輔助。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭日益激烈，企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營決策過程中，要具有科學(xué)性和合理性，能夠?qū)Ξ?dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境和企業(yè)自身情況進(jìn)行較好的把握。這就需要辦公室人員集體智慧的發(fā)揮，保證決策更加科學(xué)。第二，能夠?qū)?nèi)外關(guān)系進(jìn)行較好的協(xié)調(diào)。在進(jìn)行辦公室工作過程中，要注重加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)系，能夠?qū)χ匾畔⑦M(jìn)行搜集、獲取，保證信息暢通。第三，對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行完善。現(xiàn)代化企業(yè)在發(fā)展過程中，管理效率和管理水平直接影響到了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和未來發(fā)展情況，而要想實(shí)現(xiàn)管理效率和管理水平的提升，必須建立完善的規(guī)章制度。辦公室管理要從這一方面入手，加強(qiáng)規(guī)章制度制定。第四，加強(qiáng)對(duì)檔案和文件的管理。檔案和文件管理對(duì)于企業(yè)人力資源管理有著重要影響，同時(shí)也關(guān)系到了企業(yè)的管理工作。現(xiàn)代化企業(yè)在進(jìn)行檔案、文件管理過程中，要注重做好資料保管工作，為企業(yè)管理貢獻(xiàn)力量。

二、企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

（一）任務(wù)多，工作量加重

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的完善，企業(yè)在發(fā)展過程中，面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭加劇，為了更好地發(fā)展，提升自身的競(jìng)爭實(shí)力，企業(yè)對(duì)外聯(lián)系加劇，并對(duì)信息搜集和處理工作的任務(wù)量也隨著增加，這就導(dǎo)致辦公室的工作任務(wù)增多，工作人員的工作壓力增大。在進(jìn)行實(shí)際辦公過程中，由于業(yè)務(wù)量加劇，會(huì)導(dǎo)致員工的工作質(zhì)量下降，或是導(dǎo)致其他問題的出現(xiàn)。這樣一來，辦公室工作過程中，對(duì)企業(yè)的輔助作用可能隨之降低。

（二）工作積極性差

從辦公室工作人員的薪資水平來看，相對(duì)于其他崗位而言，工資較低，這就導(dǎo)致辦公室工作人員的工作積極性難以提升，從而導(dǎo)致在工作過程中，不能夠很好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。企業(yè)發(fā)展過程中，對(duì)于辦公室工作人員的績效考核相對(duì)較少，很多企業(yè)并未對(duì)辦公室工作人員提供相應(yīng)的激勵(lì)措施，挫傷了辦公室員工的工作積極性。因此，在這樣的情況下，工作人員在工作上就會(huì)粗心浮氣，從而不能保障其工作質(zhì)量。

（三）員工綜合素質(zhì)低

在我國當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中，許多企業(yè)辦公室人員秉著有事就做，無事就等的原則，工作主動(dòng)性差，企業(yè)對(duì)于辦公室管理工作的重視程度不足，在聘用工作人員過程中，對(duì)員工的素質(zhì)考察較為欠缺。同時(shí)，缺乏對(duì)辦公室員工的培訓(xùn)和考核工作，導(dǎo)致員工素質(zhì)較低，不利于企業(yè)辦公室工作的發(fā)展和進(jìn)步。

三、管理工作的創(chuàng)新及實(shí)踐

（一）對(duì)員工進(jìn)行定期培訓(xùn)

隨著企業(yè)辦公室員工任務(wù)不斷增加，如何對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行較好的處理，需要員工具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和較高的職業(yè)道德素質(zhì)。在這一過程中，企業(yè)要注重對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，能夠?qū)T工在工作過程中存在的抱怨情緒進(jìn)行較好的解決，提升員工的工作責(zé)任心，使其能夠更加認(rèn)真地工作。在培訓(xùn)過程中，要注重加強(qiáng)思想道德教育和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，使員工能夠快速地處理工作任務(wù)，從而提升辦公室員工的工作效率和工作質(zhì)量。企業(yè)通過開展培訓(xùn)工作，不單單提升了員工的工作能力，還可以提升員工的工作熱情和合作精神，從而創(chuàng)造良好的工作氛圍，進(jìn)而提升企業(yè)的競(jìng)爭實(shí)力。

（二）抓好重點(diǎn)工作

針對(duì)我國目前企業(yè)辦公室繁重的工作任務(wù)，企業(yè)應(yīng)該提升自身的規(guī)模，對(duì)辦公室工作的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行把握，能夠分清主次，集中力量對(duì)主要矛盾進(jìn)行解決，從而協(xié)調(diào)次要矛盾，對(duì)次要矛盾進(jìn)行較好的處理。同時(shí)，注重對(duì)員工的工作任務(wù)進(jìn)行分配，使員工在力所能及的情況下，保證工作高質(zhì)量完成。在對(duì)外業(yè)務(wù)接待過程中，員工要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和熱情的服務(wù)態(tài)度進(jìn)行應(yīng)對(duì)，幫助企業(yè)樹立良好的形象。

（三）建立和完善管理制度

辦公室工作作為企業(yè)發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要工作，其工作效率以及工作質(zhì)量與企業(yè)的管理制度有著極大的關(guān)聯(lián)。我國當(dāng)前企業(yè)要想保障辦公室工作順利開展，首先就必須健全企業(yè)管理制度，并在不斷實(shí)踐過程中加以完善。企業(yè)制度是維系企業(yè)作為獨(dú)立組織存在的各種社會(huì)關(guān)系的總和。首先要針對(duì)企業(yè)的辦公室工作，要注重制定科學(xué)化的管理制度，能夠?qū)k公室管理工作中存在的問題進(jìn)行較好的解決，從而為員工進(jìn)行工作提供一個(gè)規(guī)范，使員工能夠在這一規(guī)范下，對(duì)辦公室工作進(jìn)行較好的處理。其次，要注重制定相應(yīng)的激勵(lì)措施，能夠?qū)Ρ憩F(xiàn)好的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)較差的員工予以懲處，使辦公室員工在工作中，能夠高度負(fù)責(zé)，提升辦公室員工的工作水平。激勵(lì)措施的利用，也可以有效地提升員工工作的積極性，從而提升企業(yè)辦公室工作水平和效率。

四、結(jié)語

現(xiàn)代化企業(yè)的快速發(fā)展，辦公室工作的重要性越顯突出，在這樣的背景環(huán)境下，企業(yè)要對(duì)辦公室工作予以重要認(rèn)知，能夠結(jié)合當(dāng)下發(fā)展形勢(shì)，對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行改革。同時(shí)，企業(yè)要注重為辦公室員工提供較好的物質(zhì)保障，采取有效地激勵(lì)措施，提升員工工作積極性，促進(jìn)辦公室管理工作更好地發(fā)展和進(jìn)步。

（作者單位為甘肅順達(dá)路橋建設(shè)有限公司）

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