高職院校檔案管理工作中電子檔案的應用研究

文/楊凌職業技術學院　錢坤

高職院校檔案管理工作中電子檔案的應用研究

文/楊凌職業技術學院錢坤

我國高職院校中利用電子檔案建立檔案管理已經成為檔案管理工作中的重要部分。因此，本文主要從電子檔案自身的優勢以及應用到高職院校檔案管理工作中的策略展開研究。

電子檔案；高職院校檔案管理；應用策略

隨著我國科學技術不斷地更新并應用于社會各個領域之中，目前，在高職院校中利用電子檔案來進行檔案管理的方式已經十分常見。電子檔案自身的高效、便捷使其在高職院校檔案管理工作中具有一定的積極影響。要想讓電子檔案管理更好的應用于高職院校的檔案管理工作之中，就要對其功能和管理方式上加以改善。

一、電子檔案自身所具有的優勢

（一）有利于工作效率的提升。在高職院校中檔案管理員通過應用電子檔案在電腦上進行管理，有效地提升了在檔案管理過程中的工作效率。在以往的檔案管理中，校內管理員要對學生的個人信息進行抄寫，并且對于學生信息歸檔時要用文字記錄的形式進行統計和儲存。這樣的檔案管理方式既消耗了大量的人力和時間，又不能保證所記錄的檔案內容是否準確。因此，檔案管理員在運用信息技術進行檔案管理時，取代了人工手寫的形式，只需要在網上把學生檔案里文字資料進行錄入，在電腦里進行保存，就能夠使檔案管理更具安全性，提升檔案管理的可信度。同時，電子檔案的形式使管理工作變得簡單、輕松，促使檔案管理員的工作效率有所提升。

（二）提升了檔案管理質量。在以往的傳統檔案管理方式上都是采用紙質檔案進行保存，因此對于檔案保存的環境和溫度又要有一定的限制，如果檔案存儲的環境過于潮濕、溫度過高都會導致紙質檔案在質量上出現不同程度的破損或損壞。不僅如此，傳統檔案管理工作中因為用紙張進行記錄，高職院校中學生數量增多，導致記錄學生信息時對紙張的需求量增多，給高職院校中檔案管理增加了大量成本。在應用電子檔案的形式進行管理時，在管理形式上發生了很大的變化，可以不用再考慮自然環境給檔案管理所帶來的威脅，有效地節約資源，使檔案可以在一個長期穩定、安全的條件下進行儲存。

二、電子檔案應用在高職院校的管理工作中的實施策略

（一）加強對電子檔案在具體操作時的監督機制。高職院校中的檔案管理員在完成對學生電子檔案的建立后，要定時對電子檔案進行監督查看，對檔案信息中所出現的異常現象要及時地解決。同時，高職院校要加強對于檔案管理的監督工作，檔案管理員要嚴格遵守電子檔案的操作流程，對學生信息進行整理、鑒別和歸檔。例如：檔案工作者在實際建立電子檔案時，要對每一份學生檔案文件編制一個唯一的分類號、檔案編號和相對應的文件夾，這樣管理員在工作需要中查找某一個學生的檔案時，只要在電子檔案中輸入文件分類號或者檔案編號就能夠準確地查找，同時也便于管理。這樣的做法能夠使管理工作者在實際工作中把出現的狀況減少到最低，對高職院校中檔案管理工作起到實質的幫助。另外管理人員在建立電子檔案的存儲格式上要統一，以防止檔案格式不兼容的情況。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設。高職院校在選用管理人員進行電子檔案管理時，在看中管理者自身的工作能力的同時，對于其思想道德品質要格外重視，要定期對電子檔案管理人員進行思想道德理論學習和電子操作技能上的培訓工作，讓這些管理者在掌握較高的電子管理技能外，又能夠擁有一個良好的品信操守，防止有些檔案管理者為了自身利益，把學生的檔案信息進行外泄，給學校管理制度和學生自身的安全帶來威脅。

（三）加強檔案儲存和網絡安全性監管。管理員在建立電子檔案的同時，首先要確認電腦設備是否處于安全狀態，要定期對電腦設備進行更新、升級，以防止電腦因系統版本過低而影響檔案管理工作；檔案管理者在建立電子檔案的時候要做好備份工作，防止在建立過程中出現斷電的現象使檔案丟失；學校要對建立檔案的電腦安裝電子防火墻裝置，對于電子檔案的防護起到很好的作用。同時，學校要定期對校內計算機進行防護和安全檢查，防止病毒和黑客的入侵來損壞電子檔案所存儲的信息。

（四）重視電子檔案的重要作用。高職院校的領導者要充分重視運用電子檔案進行管理的重要意義。因此，在檔案管理上面，領導者要積極引導檔案管理者轉變傳統觀念，提高對于檔案管理的創新認識。同時，領導者要做好利用信息技術管理檔案的宣傳工作，對于以往紙質管理檔案的模式要進行更替，不斷創新和完善電子檔案的歸檔工作，切實提高檔案管理者在實際工作中的工作效率。

三、結論

電子檔案應用于高職院校的檔案管理工作上面足見成效，使管理人員在進行檔案管理和查找方面更為實用、便捷，極大地提高了檔案管理者的工作效率。伴隨著檔案管理技術不斷地發展，電子檔案管理在應用方式上還有待創新、完善，將它獨有的技術優勢在管理工作中發揮到最大。

[1]鄭長彬.淺談電子文件的真實性特點以及由此引發的法律地位問題[J].學校檔案,2012（3）.

[2]淺談電子檔案在高校檔案管理中應用的利弊，開封教育學院學報，2009（03）.

[3]淺談電子檔案在高校檔案管理中應用的利弊，開封教育學院學報，2009（03）.