以檔案管理科學化促進機關管理高效化探析

文/山東省滕州市衛生和計劃生育局　鄭晨明

以檔案管理科學化促進機關管理高效化探析

文/山東省滕州市衛生和計劃生育局鄭晨明

文章通過對當前檔案管理現狀以及存在問題的分析，提出五種實現檔案管理科學化的路徑：完善檔案管理機制、加強檔案管理知識培訓、提高檔案質量、保障檔案的機密性、電子檔案信息建設。

檔案管理；科學化；機關管理

檔案作為儲存人類信息的載體，在機關管理等方面發揮著不可忽視的作用。以科學的方法管理檔案，具體表現為順應時代發展，對檔案管理內容做到實時更新，對檔案管理水平進行不斷提升，變被動為主動。

一、檔案管理現狀以及現存的問題分析

（一）相關意識缺乏。多數單位缺乏對檔案管理的認知，忽略了檔案管理在單位管理基礎中的重要作用，認為檔案管理與業務之間風馬牛不相及。相關人員更沒意識到在這個信息化社會檔案的實用價值，認為檔案管理僅僅是在收集些過時的個人信息，即便投入再多的人力、物力、財力也同樣出不了績效，于是就出現“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。

（二）管理力量薄弱與管理質量有待提高。在某些單位，檔案管理崗位的流動性較高，由于管理人員變動頻繁導致檔案管理工作不能正常銜接，管理水平無法穩定提升。另外，經數據顯示，大多數從事檔案管理工作的人員專業化程度較低，由于單位未加強檔案管理相關知識培訓并告知員工檔案管理的重要性，致使員工“不懂不問，不會不學”。從而使檔案管理工作越發散漫。

（三）檔案管理不能有效服務于社會。該問題主要體現在兩方面：一是工作人員在保管檔案過程中，由于多方面的原因導致某些檔案信息丟失出現斷代現象。二是過度重視檔案保管。檔案管理本身是為單位服務，然而多數管理人員并不習慣通過該方法為單位的管理與發展提供相關服務，以此來提高單位管理的高效化。不僅沒有物盡其才，還導致資源的閑置。

二、檔案管理科學化促進機關管理高效化

（一）完善檔案管理機制。將檔案管理工作放在單位日常管理工作的重要位置。定期開展檔案管理知識培訓，使員工意識到檔案管理的重要性。作為管理者，應把檔案管理列入每日章程，列入日常基礎性工作行列，以便于定期研究、檢查。另外，管理者應切實把工作具體落實到各個階層，建立檔案管理小組，定期向責任人匯報工作進度，不定期對基層進行檢查、督導，實現檔案信息的科學化管理。

（二）加強對工作人員的檔案管理素質培訓。通過專業培訓班的學習交流，使員工準確把握檔案管理工作流程，建立一支專業化的檔案管理人才隊伍。另外，人事在選拔工作人員時一定要人盡其才，充分了解員工心理、特長與潛能，把熱愛該工作的人員分配到該工作崗位上，激發他們的工作熱情與潛能，在一定程度上降低崗位的流動性，減少人才的流失。

（三）提高檔案質量。首先需要規范檔案管理工作流程：材料收集、歸檔。材料收集過程要實時更新采集范圍，不僅僅收集紙質信息，還有電子信息如照片、錄像、音頻等，以保障信息的完整與準確。歸檔過程需要將檔案根據時間、地區等要素嚴格按照檔案管理要求進行分類，保證組卷合理，標題明確，提高單位檢索信息時候的效率。

（四）引入現代科技，注重電子信息存檔的建設。單位首先要做好檔案建設的規劃，儲備足量電子信息，做好信息化基礎設施建設。其次，需要建立一個網絡平臺來統一管理檔案，將檔案的各項信息如庫存、目錄、保存年限等統統列入微機管理系統，從而實現檔案的現代化、數字化管理。最后要積極推廣網絡查詢與借閱，充分利用現代科技的簡便快捷實現機關管理的高效化。

三、指導基層醫院檔案管理

在醫院檔案管理過程中，相關人員應該對工作進行指導，進而提升管理效率。主要指導方式包括以下幾點：

（一）摒棄傳統管理方式。在指導過程中，相關指導人員應該摒棄傳統管理方式，保證能夠更好地提升管理工作質量，將檔案指導工作重點放在服務中，要求醫院能夠更好地為患者提供醫療服務，進而提升醫院的整體服務質量，樹立正確的管理服務理念，這樣，不僅可以提升檔案管理工作效率，還能增強醫院管理效率。同時，相關指導人員應該重視自身指導工作，以信息式指導方式，提升醫院的服務質量，進而增強自身工作效率。

（二）重視檔案管理電子化。相關指導人員在執行工作的過程中，要對檔案管理的電子化進行重視，督促檔案管理人員學習先進信息技術知識，保證能夠更好地接受指導。要加強檔案管理工作的安全性，確保檔案信息不被泄露，指導工作人員對其進行監督，保證檔案管理人員能夠更好地完成電子化信息任務。同時，還要指導檔案管理人員優化自身工作，以便于相關人員對檔案信息進行查找，保證基層醫院檔案信息管理的先進性。

（三）重視先進科學技術的引進。在基層醫院檔案管理工作中，先進科學技術的引進是較為重要的，相關指導人員應該對此類問題加以重視。在引進先進科學技術的過程中，要指導檔案管理人員學會利用計算機處理檔案信息，形成聲音與圖像結合的檔案信息，使其在傳播過程中，更有利于相關人員對檔案內容進行理解，在此基礎上，要設立完善的檔案信息咨詢數據庫，保證能夠實現資源共享的目的，進而提升檔案管理工作效率，增強基礎醫院檔案管理工作質量。另外，相關指導人員應該重視檔案科學技術的開發與創新，可以安排專業技術人員設定屬于基層醫院的網站，使宣傳工作效率提升，為其發展奠定良好基礎。

四、結語

目前，我國的檔案管理模式為實體檔案為主，電子檔案為輔。隨著網絡的發展，檔案管理的數字化信息建設將成為重點。想要有效促進機關的高效化管理，建設專業化檔案管理團隊，完善檔案管理制度迫在眉睫。

[1]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學,2011(1):174-176.

[2]楊洋.以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J].辦公室業務,2015(5):5-5.