數字檔案信息資源的開發利用

文/上虞區濱江小學　葛水文

數字檔案信息資源的開發利用

文/上虞區濱江小學葛水文

檔案的開發利用工作是檔案工作的中心環節，隨著辦公自動化和信息技術產業的進一步深化，檔案信息數字化也得到進一步發展，這在促進檔案開發利用不斷發展的同時，也對檔案開發利用工作提出了新的要求和挑戰。本文嘗試從數字檔案信息資源開發利用的內涵、現狀、實現前提、要求及方法等方面作些初步探討。

數字檔案；信息資源；開發利用

數字檔案是伴隨計算機技術產生、發展而誕生并逐步豐富起來的，現已成為當前國內外信息存貯與傳播的主導介質。隨著信息網絡技術的迅猛發展，信息化、網絡化的實現，用戶可在網上檢索利用大量信息資源，這促使傳統的收集檔案資源觀念發生了巨大變化，即對檔案資源由重保存向重利用發展，對檔案資源的利用，由封閉型向開發型過渡，對檔案信息的服務由傳統向現代轉變。當今，人們不再注重檔案信息載體的差別和津津樂道于館（室）藏規模，而是重視從檔案館獲得信息的能力和服務質量、服務效率。因此，網絡化的信息時代，檔案信息不僅是紙質信息檔案，而且包括多種多樣的、不同載體有著多種渠道、多種路徑的信息檔案。也就是說現代檔案信息資源開發中的概念已不是單純的資料提供，范圍狹窄，形式單一呆板的服務形式，而是采用高科技手段在開發利用上做文章，吸引更多的用戶，全方位地向社會提供政治、經濟、法律、科學、技術等方面的高質量服務。

一、數字檔案信息資源開發利用的內涵

數字檔案信息資源的開發利用是在對數字檔案信息研究的基礎上，按一定的需求或主題將數字檔案承載的相關信息集中、加工成各種形式的數字檔案信息產品，有效地向社會各方面提供優化、系統的數字檔案信息的一項檔案業務環節。

一是信息的線索與途徑，形成數字檔案信息檢索體系，盡快引導利用者對館（室）藏數字檔案信息認識、了解、熟悉，使數字檔案信息迅速而廣泛地得到利用。二是以協助利用者利用數字檔案信息為目的的開發利用工作，即由數字檔案存貯部門根據對社會需求的預測，對數字檔案信息通過篩選、綜合、歸納和提煉，進行若干次加工，加工成文化產品、科技產品，包括政治的、法律的、經濟的等方面的知識信息產品，為社會各方面的利用個體或群體提供系統、優質的數字檔案信息產品，以節省利用者查找、鑒別，數字檔案信息的時間，最大限度地提高數字檔案信息的利用效益。三是以參與利用者的信息研究為目的的數字檔案信息的開發利用工作，即針對利用需求，同利用者根據共同研究開發利用數字檔案信息，分析加工數字檔案信息，提供數字檔案信息的綜合研究成果，為利用者的決策、科技攻關、市場謀劃、經濟統籌、指導生產提供第一信息支持、服務于利用對象，使數字檔案信息的持有者既是提供者同時又是利用者。這三層的第一層是不可或缺的基礎性開發利用工作要求，有很強的導向性，后兩層是“活化”數字檔案信息，向社會各方面提供實用而系統的信息產品，使數字檔案信息由靜態轉變為動態信息，將電子檔案信息潛在價值變為直接和現實的、社會的、經濟的、生態的和技術的等效益。是檔案開發利用由低到高漸進發展的過程，也是實現數字檔案工作目標推動數字檔案工作深入發展的動力，具有廣闊的前景和拓展挖掘的潛力。

二、數字檔案信息資源開發利用的現狀

數字檔案信息資源的開發利用從總體上看還處于剛剛起步階段，盡管有紙質檔案信息開發利用的理論與實踐可以借鑒，但直接用于數字檔案信息資源的開發利用的理論尚未形成。在有關數字檔案的規章制度中，雖然也規定了要開發利用數字檔案信息，但多為原則要求，對開發利用的形式、方法、成品的具體規定很少。有些數字檔案管理者借鑒紙質檔案信息開發利用中的經驗，將紙質的文件目錄等線索性檢索工具存入計算機，并將數字檔案信息按利用者所需，下載至光盤，提供給用戶使用，雖不失為簡單開發，但實為原件提供。要說鉆研與數字檔案信息開發利用相適應的業務，擴展計算機軟件的開發利用功能，加工研制創新數字檔案信息產品，系統規模而有針對性的地提供數字檔案信息則處于摸索階段。數字檔案信息開發利用理論的滯后，規范制度的欠缺，形式途徑的匱乏，方式方法的呆板，與目前先進的電子信息技術矛盾突出，如何改變這種狀態，有效發揮數字檔案信息功能，是我們面臨的挑戰。

三、實現數字檔案信息資源開發利用的前提

既要方便查閱利用，又要保證安全，是數字檔案信息資源開發利用的基本原則，要做到這一點，必須從兩方面入手：

（一）建立數字檔案數據庫和數字檔案管理系統。與傳統紙質檔案相比，數字檔案的優勢在于快速便捷地檢索和利用。這靠人工是無法實現的，只有借助計算機等現代化設備和科學設計的管理系統、齊全完備的檔案數據庫才能實現。數據庫至少應建立兩個：檔案目錄數據庫和檔案文獻數據庫。這兩個數據庫相互聯系互為一體，數字檔案數據庫其實只是檔案的數據倉庫，其管理調用離不開目錄數據庫。計算機系統通過檢索目錄數據庫判斷確定所要查詢檔案的地址和代碼后，再按檢索到的地址到檔案文獻數據庫調出相應的檔案文獻原文。要實現數字檔案管理現代化，這兩個數據庫應統籌規劃、同時建設。

（二）建立新的“利用規則”。與紙質文件檔案相比，數字檔案利用中最突出的問題是信息安全。一方面，數字信息的易變性使利用活動中潛藏著對信息原始性的威脅；另一方面，隨著網絡的普及，電子文件的利用窗口將從檔案閱覽室分散到四面八方的計算機屏幕上，使以往許多行之有效的控制手段變得無能為力，所以必須重新思考，建立專門的數字檔案利用制度。

1.建立多套備份制度。電子檔案應制作三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。封存的那套一般只用于與拷貝件的對照校驗，不能對外提供利用，以保證電子文件的原始性。對外提供利用的電子文件應為只讀件文件。

2.對需要控制使用的電子文件用密碼技術、用戶身份證技術等方法進行加密管理。檔案工作人員無法面對身在各處的利用者，對其利用權限的管理只能靠計算機系統鑒別和控制。我們的計算機系統應盡可能地使用先進的技術加強對用戶權限的管理，確保檔案信息的安全。

3.采取相應的措施，保證提供利用時光盤不受損壞。提供利用時數字檔案不可隨意復制和傳播，要規定嚴格的查閱程序，不得超越權限利用。注意保密檔案不得上互聯網絡，只可在內部使用。

四、數字檔案信息資源開發利用的要求

第一，數字檔案信息資源開發利用工作，應以數字檔案信息為開發主體，但同時也應吸收相關圖書、資料、情報等方面的信息，及時補充有關信息，以保證數字檔案信息產品的實用性、延續性和動態性。

第二，數字檔案信息資源開發利用，應以加工、研究為基本手段，由現代化技術進行智能控制，加工與研究要互為作用、互為基礎、相互促進。

第三，數字檔案信息資源開發利用應主動滿足社會各方面的需要，面向社會，服務領導決策，貼近群眾生活，應用現代通信網絡技術，向個體或群體提供信息支持。

第四，數字檔案信息資源開發利用應以加工研制創新科技含量高的知識型電子檔案信息產品為標志，通過智力生產，將電子檔案信息加工研制為不同載體形式的檔案信息成品。

第五，數字檔案信息資源開發利用要堅持開放并兼顧保守國家機密和保護知識產權和個人隱私，加工研制的電子檔案信息產品時，應將有關國家機密、知識產權或隱私部分的內容分離出去、避開或隱去，把可開放的數字檔案信息資源加工成新的產品及時輸向社會，發揮應有的作用。

五、數字檔案信息資源開發利用方法

（一）匯編。根據選定的主題，直接對館（室）藏范圍的數字檔案信息進行鑒定、篩選、組織，在忠于事實、保持原文原貌的前提下制成產品，如《勞動保障文件匯編》《職務任免文件匯編》。

（二）濃縮輯錄。按某一需求選題，定向“濃縮”過濾相關的數字檔案信息，組成的產品，是只針對某一定向選題的需要的輯錄，擇要下載，忠于原文中某個方面的本意。

（三）撰述。對數字檔案信息研究的基礎上，由數字檔案信息開發人員根據選題需要，運用不同的表述形式重新撰寫的具有一定創新性價值的產品。它脫離原文，忠于事實，但高于原文。如專題研究報告、學術評述、專業史料等。

（四）轉化。一種是將不同載體的檔案信息有選擇地運用現代化技術設備轉化為數字檔案信息產品；一種是將研制的電子檔案信息產品轉化為其他載體；一種是對圖書、史料等動態的信息收集，錄入至數字檔案信息產品，為我所用。

六、數字檔案信息資源開發利用應注意的問題

第一，數字檔案未經批準任何單位或個人不得私自復制、拷貝、修改或轉送他人。

第二，數字檔案可在辦公自動化系統的終端上查閱，但查閱人員只能查閱本人權限之內的數字檔案，如需查閱超越權限的數字檔案，需經有關部門同意，并遵守保密規定。

第三，已批準為“使用權限保護的”數字檔案，要在目錄、載體上標識。檔案部門應嚴格執行電子檔案的“使用權限保護”和密鑰管理規定。

第四，聯網利用要有安全保密防范措施和可靠的監管保障。如上網傳送，只有經過檔案部門的計算機管理系統對用戶使用權認可后，方能提供利用。

在當今信息時代，信息資源的積極開發顯得尤為重要，特別是檔案信息部門更應該發揮自身的優勢，從更深層次更多途徑挖掘信息資源，變被動為主動，變靜態為動態，從而使信息資源得到充分開發與利用，變單一信息為綜合信息，變無序信息為有序信息，變淺層信息為深層次信息，以適應信息社會的需要，發揮檔案部門的職能作用。