“互聯網+”時代下的智慧檔案館建設初探

文/福建衛生職業技術學院　朱顏郴

“互聯網+”時代下的智慧檔案館建設初探

文/福建衛生職業技術學院朱顏郴

隨著“智慧地球”和“智慧城市”概念的提出，智慧檔案館研究在我國悄然興起。在“互聯網+”時代背景下，本文對智慧檔案館產生的背景、定義和發展現狀進行研究，并針對建設過程中存在的理論根基薄弱、忽略用戶需求、檔案利用率低等問題進行反思，最終構想展望未來的智慧檔案館。

互聯網+；智慧檔案館；檔案館建設

一、背景與定義

2008年11月，IBM公司首席執行官提出了“智慧地球”的概念。2009年1月，美國總統奧巴馬對該理念表示肯定，并將此上升到國家政策的層面。隔年，IBM在此基礎上勾勒出建設“智慧城市”的藍圖，隨后“智慧城市”建設在世界范圍內日益升溫。

智慧檔案館的提出源于“智慧城市”的概念，是其衍生的一個子系統。目前，智慧檔案館研究在我國方興未艾，學術界對智慧檔案館的定義各執己見，尚無定論。但通過總結分析比較，我們可以發現其中的一些共同之處，即智慧檔案館是采用云計算、物聯網等新技術手段，具備進行感知、挖掘、決策等功能，為國家和民眾提供全方位、多層次服務的一種檔案館模式。

二、發展與現狀

我國的檔案館建設大致可分為四個階段，從最初的實體檔案館發展為智能檔案館、進而是高度信息化的數字檔案館、最后是智慧檔案館。

作為檔案信息化的高級形態，智慧檔案館是適應全國大數據發展戰略和“互聯網+”行動計劃的第四代檔案館。尤其自2015年李克強總理首次提出“互聯網+”行動計劃后，技術的廣泛應用讓建設智慧城市和智慧檔案館成為可能。

2011年，南京市檔案局率先提出“智慧檔案”理念，為“智慧南京”總體規劃提供全市檔案信息資源基礎數據庫。在同年審議通過的《南京市“智慧檔案”建設規劃》中，采用了包括云計算、無線射頻識別、數字化縮微技術在內的多項技術，反映出“十二五”期間檔案信息化建設的重點方向。

2013年，青島市檔案館首先提出了建設智慧檔案館，并被寫入市政府工作報告。該館通過物聯網、云計算和自動控制技術，采用射頻識別等設備，連接互聯網和實體檔案，以電子標簽化管理實體檔案，提供方便及時的檔案信息服務。另一特色之處，是將業務數據和電子文檔一體化管理作為重點，在檔案智慧收集平臺，運用RFID自動識別技術，實現檔案識別的智能化。該檔案館重視服務的對象——社會大眾和來自用戶評價，使用戶能參與進來，是檔案開放管理的一次有益嘗試。目前，智慧檔案館項目一期工程已于2015年5月投入試運行，二期工程正在建設中。

2014年，杭州市檔案館建立了作為智慧檔案建設基石的“杭州市電子文件中心”。該中心基于杭州市檔案信息資源，利用政務云平臺縱橫向連接各級單位與普通市民，實現了檔案信息資源整合優化與共享。

三、問題與反思

（一）理論根基薄弱。當前，智慧檔案館的研究尚處于起步階段，理論基礎并不牢固。在智慧檔案館建設的實踐探索中，一線工作人員傾向于實踐而缺少對理論框架的構建。在中國知網（CNKI）學術期刊數據庫以“智慧檔案館”為關鍵字檢索出的63篇論文中，發表在核心期刊的文章數量較少，僅占總量的39.7%；就內容方面而言，多數文章僅只停留在對智慧檔案館的定義、特征進行歸納列舉，而缺少對智慧檔案館的定位、核心價值、可行性、發展目標等深層次問題的探討分析，理論深度不夠。建設智慧檔案館，首先應該在頂層設計視角下確定理論基點，進而圍繞智慧檔案館建設的核心問題、重點領域進行研究。

（二）忽略用戶需求。智慧檔案館的服務對象是用戶，但在建設智慧檔案館的實踐過程中，多數專家學者們的著眼點停留在管理、技術、資金、人才方面，忽略了面向用戶體驗這一要素。在實施過程中，對技術的追求只是停留在硬件層面，盲目給智慧檔案館戴上云計算、大數據等大帽子，而不深入思考用戶是否真的需要這些技術是研究的價值偏離。技術只是手段和工具，而它的服務對象——人，才是智慧檔案館建設最需要關注的對象。

（三）檔案利用率低。智慧檔案館建設的最終效果以用戶的滿意度和評價來體現，而其中最突出的量化指標就是檔案的利用率。在眾多構建智慧檔案館模型的設計中不難發現，建設一座基于物聯網技術的智慧檔案館需要雄厚的資金支持。但由于種種原因，數字化、信息化后的檔案利用率卻未有顯著提高，投入與產出反差巨大。如果智慧檔案館在今后的建設中仍然無法顯著提高檔案利用率，那建設智慧檔案館的效益問題將是今后值得引起關注的問題。

四、構想與展望

在國家信息化發展戰略和“互聯網+”行動計劃推動下，智慧檔案館這個新興概念為檔案事業的發展帶來了新的機遇和挑戰。在不久的將來，智慧檔案館的建設將融合物聯網、云計算、大數據、移動互聯網技術等多項先進技術：物聯網感知和智能化識別檔案信息，云計算提供檔案云管理平臺，移動互聯網為檔案信息及時傳輸創造便利條件，大數據則為提供個性化檔案信息服務及整合檔案資源打下堅實基礎。

智慧檔案館將秉承以人為本的個性化服務理念，以用戶導向為需求，通過多種終端設備，使用戶體驗到不受時、空限制的服務。未來，一個具有完整基礎體系架構、全面整合檔案信息資源的個性化智能檔案館將為用戶提供多元化、個性化的服務體驗，為智慧城市建設提供優質便捷的信息服務。

[1]吳緒成.淺談大數據背景下的第四代檔案館建設[J].湖北檔案,2013(3):9-12.

[2]國家檔案局.全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要[Z].2016-04-01.

[3]江蘇省檔案局.融入“智慧南京”建設體系，彰顯檔案工作獨特魅力[EB/O L].http://w w w.daj s.gov.cn/art/2011/11/17/ art_1229_33605.htm l.

[4]青島市人民政府.青島市智慧檔案館投入試運行[EB/ OL].http://www.qingdao.gov.cn/n172/n24624151/n24631595/ n24631609/n24631637/150605161439540514.htm l.