人事檔案基礎數字匯集的編制實踐及價值

文/深圳市利誠檔案服務有限公司　孫春利

人事檔案基礎數字匯集的編制實踐及價值

文/深圳市利誠檔案服務有限公司孫春利

本文針對人事檔案基礎數字匯編的編制進行了分析與研究，闡述了人事檔案基礎數字會集的編制的實踐和價值意義，希冀本文對同行或類似工程能夠提供借鑒和幫助。

人事檔案工作；統計數字； 檔案資料；基本情況；匯編

人事檔案基礎數字匯編，就是根據實際工作需要，從具體的人事檔案資料中，選取一些反映工作的人事檔案信息和數據，并按照需求進行統計，歸納總結形成的一種參考資料。因為這種參考資料形式簡單、清晰明了，便于了解情況研究問題，從而制定計劃，進行工作指導和經驗的總結，所以人事檔案信息資料是不可缺少的參考和依據。

一、人事檔案基礎數字匯編

人事檔案基礎數字匯編的形式主要有表格式、圖標式和文字技術式3種匯編形式。人事檔案基礎數字匯編具有數據確切內容集中，說服力強，利用方便，簡明扼要等特點。人事檔案基礎數字匯編可以為利用者掌握具體情況，從而分析研究問題，制定相應的計劃，并總結經驗，提供素材，為宣傳教育提供參考和依據。

基礎數字匯編按內容，分為綜合性和專題性。綜合性的人事基礎數字匯編，能記錄和反映一個機關的全面情況。匯編內容包容性強，篇幅大。而專題性基礎數字匯編，則是根據記載機關某方面的基本情況。專題性匯編的范圍有大有小，具體依據需求來確定匯編的內容和范圍。在進行人事基礎數字匯編時，匯集的數據必須準確無誤。匯集各種信息，以來自各方權威部門正式發布的數字為基準，嚴禁使用估算數據和非正式渠道數據以及未定論數據。在進行人事基礎數字匯編時，應當對檔案中記錄的數據，進行查證核實，對于某些數據有疑問或查不清楚時應當加以注明，并及時查清。人事基礎數字匯編的數據計量單位必須統一，如有單位前后不一現象，必須加以說明或換算。

人事基礎數字匯編將原有的數據進行集中，并對數據進行合理地歸納分析比較，從而計算出數據間的增減幅度和比率，有助于掌握事物的發展變化情況。人事檔案基礎數字匯編大多采用表格形式和示意圖形式，當采用表格形式應當將每年的數據匯成一表，進行逐年續表，當然也可以將多年的數據匯成一表，這樣做的目的是便于數據分析、比較。在進行人事檔案基礎數字匯編時，應當將表格形式提前設計好，條理清晰，在采用示意圖時應當注意圖形必須準確無誤，格式規范并且圖形的適應性能良好。

二、人事檔案基礎數字匯編的作用

一是利于有關部門和機關的領導干部了解分析情況，研究解決問題的重要資料和工具。

二是基礎數字匯編是地區干部和群眾進行教育的資料。

三是人事檔案基礎數字會揭示一種數據史料，為科學者提供了確鑿的數據和大量的數據信息，也為科學工作者的研究和闡述問題，以及素材提供了有力的論據。

四是可以通過基礎數字匯編，獲取大量的經濟效益。

三、人事檔案基礎數字匯集

通過數字的形式，集中地對某一地區或某方面情況，進行反映的參考資料，也稱之為統計數字匯集。人事檔案基礎知識匯編，便于人們掌握情況進行工作的開展以及研究問題，這是重要的參考依據，可以讓機關和科研工作人員在制定工作計劃總結和某方面的計劃時，方便利用。

（一）人事檔案基礎數字匯集的編寫要求。保證數據、數字準確無誤，采用不同的編寫方法，堅持實事求是的科學態度，秉承著嚴謹仔細的工作作風對待問題。

（二）人事檔案基礎數字編寫形式。采用數字形式，對某地區某專業某系統和某單位的工作理念的基本情況進行記錄的參考資料。人事檔案基礎設置編寫是一項科學嚴謹的工作，必須態度認真負責數據必須準確無誤，集中完整，各項分類數據應當規范系統，有邏輯性，編寫形式要方便利用，靈活多變。人事檔案基礎匯編的主題，應當根據單位的實際情況進行確定，每個表格反映每個主題。人事檔案基礎繪制表格的標題一般由單位名稱、數據匯編內容、基礎數據匯集三部分組成，并且要能概括反映表格的具體內容，反映事物的規律和關聯性。人事檔案基礎數字匯編的數據應當收集廣泛，數據準確，編寫數字真實可靠，標準規范。

四、人事檔案基礎數字匯編的整體結構

基礎數字匯集由總名、序言、凡例、正文、注釋、附錄組成。基礎數字匯集與其他作品的正文組成部分和附錄的基礎數字繪制地形比較結構較為簡單，只有標題、編制說明、正文，偶有注釋。

（一）人事檔案基礎數字匯編正文的要素與形式。人事檔案基礎數字匯編正文，主要是敘述和反映客觀內容，各種數量概念以及數量關系，被人們稱之為數列。基礎數字匯編正文的基本要素就是數列，數列可以包含4個方面的內容：統計對象、空間范圍、統計數值、統計指標。

（二）人事檔案基礎數字匯編表格的制作。除表格總標題外，基礎數字表格由三部分組成：橫向標題，在表格的左方；縱向標題，在表格的上方；基礎數值，在橫向和縱向的交界處。表格內的任何基礎數值，都隨著橫向、縱向標題限定。某些基礎數字匯編表格，有附記、制表單位和具體日期等。橫向的標題與縱向的標題用于標明基礎的表達對象和時間空間范圍，以及基礎指標等具體內容。橫向和縱向標題都可以再設幾級小標題。

（三）人事檔案基礎數字匯編的編寫要求。一是提供大量的統計數據為機關或部門領導以及社會的各界服務提供參考依據，從實際情況出發，實事求是，保證統計資料的準確無誤。在基礎數字匯編的數據收集、摘錄、加工以及各種統計資料的使用時，應當嚴格細致，保證數碼和數點都不能有所差池，并對各項統計數據進行第二次檢驗。二是對基礎數字匯編數據的采集一定要進行嚴格的核實，進行廣泛收集。對收集的資料進行整理編輯，保證統計資料的系統性和全面性。三是國內國外各行各業均普遍采用基礎數字匯編，所以在具體編寫過程中，如有國家標準或者國際標準的，應當嚴格按照標準執行。

基礎數字的作用。對黨的基本方針政策進行宣傳和教育時，舉辦展覽會時，舉辦報告廳時，在擺事實講道理以理服人時，均離不開基礎數字。

五、做好人事檔案基礎數字匯編的具體條件

（一）增強人事檔案基礎數字匯編工作的意識。人事檔案意識的增強，是決定人事檔案工作成敗的關鍵。根據調查表明，部門領導檔案意識的強弱，與人事檔案工作的好壞有直接的關聯。只有重視檔案工作，認識到人事檔案工作對人才配置，隊伍建設的重要性，才會將檔案管理工作列入工作議程，并對人事檔案工作的環節提出合理的建議與要求，進一步促使檔案管理人員能夠積極主動地去挖掘檔案信息，開發資源，從而匯編人事檔案基礎數字。

（二）人事檔案的基礎業務工作水平的高低。進行人事檔案基礎數字匯編時，因為大部分數據來源于原始檔案實體，所以對材料必須收集齊全材料完整，分類科學，并采用登記制度，全方位地保障人事檔案基礎數據的準確性與全面性，這很大程度上影響著人事檔案基礎數據的發展。

（三）人事檔案數據庫的建立。摒棄傳統的手工搜索數據方法。利用互聯網計算機對數據系統進行自動分析，進而提高搜索能力以及計算數據的準確性。領導干部可以根據人事檔案數據庫對員工的基本信息進行查看，便于信息數據的提取。

（四）人事檔案數據匯集成果的實用性。人事檔案基礎數字匯編的成果應當講究實用性，實用性決定人事檔案基礎匯編成果的價值所在。人事檔案基礎數字匯編可以有針對性的對檔案進行編研工作。

六、人事檔案基礎數字匯編的價值意義

（一）人事檔案基礎數字匯編有利于高校組織人事工作。并以個人為單位進行集中保管，從而使得檔案能夠集中反映個人的基本全貌。

（二）采用人事檔案基礎數字匯編，有利于解決傳統的管理模式出現的問題。傳統的人事檔案管理只負責保管、收集，并不重視人事檔案資源的開發利用，從而極大程度上限制人事檔案價值的發揮，降低了人事檔案在社會上的利用價值。現階段采用人事檔案基礎數字匯編可以將檔案管理工作抬高并發展，從而促使高校人事檔案管理者能夠主動收集資料，并進行基礎數據的統計歸納，并且找到了人事檔案管理的工作重心，對相關的基礎數據進行自覺收集，通過互聯網計算數據使得人事檔案數據工作更加輕便。

［1］嵐霜鳳.企業人事檔案管理[J].南方論刊,2012.

［2］于嵐.人事檔案管理問題與對策[J].辦公室教育,2012.

［3］聶彩俠.人事檔案工作存在的問題及對策[J].職業,2014.