檔案數字化管理的優勢與劣勢

文/湖北省襄陽市谷城縣住房保障和房屋管理局　崔萬有

檔案數字化管理的優勢與劣勢

文/湖北省襄陽市谷城縣住房保障和房屋管理局崔萬有

產房檔案具有極為重要的價值，一直都是相關部門極為重要的管理“對象”，為了提升房產檔案管理的工作效率，優化檔案存儲與查閱的功能，相關部門開始對房產檔案使用數字化的管理方式，使用數字化對檔案進行管理雖然具有一定的優勢，但同時也存在一定的劣勢，本文將對房產檔案數字化管理的優勢與劣勢分別進行分析，并提出房產檔案管理的一些可行性建議，僅供參考。

房產檔案；數字化管理；優勢；劣勢

我國現在已經進入了信息化時代，檔案管理部門為了適應時代的變化、提升工作效率也開始使用數字化的方式對檔案進行管理，但這種管理模式在為檔案工作帶來便利的同時，一些負面影響也隨之顯現出來，下面來詳細分析一下數字化檔案管理中的優勢與劣勢。

一、對檔案實施數字化管理的優勢

（一）可以有效提高立卷制度的執行力。在檔案管理中，部門立卷的落實程度一直有待考量，很多檔案室至今仍然沒有建立健全的部門立卷制度，一些單位每年只會送幾次較為散亂的資料交由檔案室相關負責人代替本部門進行立卷，而檔案管理人員每天都要由大量的工作去處理，無法詳細了解每一部門的工作內容，因此上交資料是否齊備根本無從得知，對房產檔案的歸檔造成了直接的影響。在使用電子檔案之后，檔案管理人員可以與其他部門相互配合，由各部門將房產資料詳細錄入到電腦之中，并備份傳送到檔案室的電腦終端，再由其檔案管理人員對檔案統一進行立卷編碼，這樣就能夠有效提升檔案歸檔的質量。

（二）可以有效縮短檔案管理的工作時間。以往的檔案管理工作基本都是在固定的時間、固定的人員以及固定的地點開展的，對檔案進行管理時往往需要大量的時間才能完成，而且有些時候還會呈現事倍功半的情況。而使用數字化對檔案進行管理，打破了原有辦公環境的局限性，電腦也取代了傳統的辦公工具成為主要的辦公途徑，在這種條件之下，各房產管理部門之間能夠實現高效的配合，可以使用編碼以及解碼的方式對電子檔案進行存儲，而且可以選用不同的載體對檔案進行復制與儲存。這種辦公的方式極大地縮短了檔案管理的工作時間，相關部門只需將所要歸檔的資料錄入到電腦終端，就會通過后臺傳輸到檔案管理終端，相關管理人員就可以利用電腦中設置的管理系統自動對資料進行歸檔，整個過程用時較短且操作簡單。

（三）可以將檔案內的信息充分發掘出來。以往的檔案管理工作更加注重對檔案的保護與查找，但對于檔案的詳細信息登記由于人力不足以及工作量較大等原因，一直存在一定的不足之處，但實施數字化管理之后，所有的房產檔案都會按照一定的順序進行分別儲存，在電子檔案立卷之后，使用者只需運用檢索程序就能夠快速找出與輸入的關鍵詞相關的所有電子檔案，這樣查詢者就能詳細了解到相關房產的所有信息，便于使用者以此為依據對某事件做出更加全面的決策。

（四）有效提高了檔案的查詢效率。由于我國的人口數量較大、企業較多等原因，導致我國的房產檔案的數量規模較大，檔案管理者想要單純依靠人工對這些檔案進行管理并不現實，而使用數字化的管理模式能夠使檔案管理部門與房產辦理相關部門通過計算機進行密切配合，這樣只要從房產的辦理開始，所有的信息都會及時傳輸到檔案室的電腦終端，這不僅為檔案的完整性提供了有力的保障，而且還能夠讓檔案管理員有足夠的時間對這些檔案進行詳細的整理、分類，使查閱者可以通過電腦隨時隨地對所需要的信息進行搜索。除此之外，即便是同一份電子檔案，相同的文件內容也可以在系統中持續保存，且可以備份到不同的文件夾之中，發揮自己特有的功能。

二、對檔案實施數字化管理的劣勢

（一）檔案信息沒有被充分利用。由于一些檔案管理人員對于電子化檔案以及數字化管理的認識不夠全面，且在技術方面也存在一定的不足之處，導致這些管理員仍然使用原有的管理理念與模式對檔案進行管理，檔案的搜索與使用工作沒有通過計算機進行處理，仍然依靠人工，很多管理者只是將工作的重心放在了一部分可見的檔案管理上，并沒有意識到網絡中眾多檔案資源所存在的價值，致使檔案信息資源的利用率較低。與此同時，檔案管理人員對于計算機的利用也存在一定的局限性，一些管理人員只是使用計算機對檔案文字進行錄入和編輯，并沒有將數字化管理的功能全部開發出來，浪費了大量的人力與物力。

（二）檔案儲存存在一定的風險性。隨著信息技術的普及，網絡信息安全問題也隨之凸顯出來，電腦病毒以及黑客非法入侵等等都對系統中的檔案信息構成了一定的威脅，檔案的保密工作存在一定的難度，與此同時，一些檔案在轉換成電子檔案時都是通過電子編碼技術對檔案編輯的，這種技術在操作時存在一定的弊端，因為即使是對原始憑證進行修改也不會存在任何痕跡，管理人員很難分辨檔案中的資料是否是原始資料，所以即使是資料被人更改、攜帶病毒，管理人員也無法察覺，從而對整個檔案系統的安全造成了一定的威脅。

（三）檔案存儲的載體存在一定的束縛性。使用數字化模式對檔案進行管理，就需要將所有紙質檔案電子化，并會將電子檔案存放在固定的硬件儲存器之中，這就直接增加了硬件設備的重要性，但硬件的儲存容量畢竟有限，且升級換代速度極高，一旦需要對存儲的載體進行更換時，原有的一些文件很容易會出現讀取限制、軟件不兼容等問題的出現，造成管理部門不得不使用大量的時間與資金對原有的設備與軟件進行保存。而且電子檔案的數據一旦受到病毒的入侵，很容易造成數據丟失等后果，對檔案中信息的安全性造成了極大的影響。

三、實施數字化檔案管理的策略

（一）與多部門進行聯合，保證信息共享的有效實施。檔案管理部門要與相關部門之間進行有效的聯合，建立健全的檔案管理系統，要對檔案管理進行總體設計和檔案整理以及光盤備份等一系列的工作，并要統一各部門的計算機管理系統，避免出現檔案無法讀取的情況發生。而且，各部門要制定明確的規章制度，對于每天的重要信息都要進行文字錄入，并上傳到檔案管理系統之中，系統可以使用雙服務器與光盤雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對檔案查看的權限進行密碼設置，提升資源共享的安全水平。

（二）制定標準的錄入與備份操作程序。想要提升檔案的管理效果，就要規范檔案操作程序，實現管理工作高質量開展。一方面，要規范房產檔案的錄入工作。 工作人員在進行錄入時必須要時刻保持嚴謹的工作態度，并要掌握較高的打字水準，要確保所有資料錄入的準確、真實以及完整，并要對檔案信息進行詳細的檢查，確認無誤后方可立卷；另一方面，規范檔案掃描工作。在對房產檔案的信息進行掃描時，要保證對所有資料都進行掃描，要確定頁數沒有任何遺漏的情況。在進行掃描與錄入之后，雖然可以對檔案進行立卷處理，但是不能直接進行歸檔，要對所有的文檔進行再次檢查，要保證檔案中所有信息的真實性與準確性，同時要對檔案中歪斜的照片進行調整，保證圖片的清晰、完整，之后在對文件進行歸檔以及備份處理，備份時要按照規定程序進行操作，避免出現因為個人操作不當而造成數據的丟失。

（三）提升檔案管理人員專業能力，實施高效管理。數字化檔案管理并不是單一對檔案進行電子化處理，同時還要建立自動立卷等快捷管理系統，這就對管理人員的專業能力提出了新的要求，不僅需要管理人員具有良好的信息分辨能力，能夠準確對檔案信息進行整理、分類，同時還要掌握較好的計算機使用技術，使其能夠靈活對計算機進行操作。相關部門要對檔案管理人員進行專業的培訓，加強他們對于數字化管理的意識與信息保密意識，并提升他們的電腦操作水平，使其能夠為檔案數字化管理模式的順利開展提供一定的助益。

四、結束語

由于房產檔案的重要性，相關部門一直極為重視對該檔案的管理與利用，鑒于傳統檔案管理的諸多弊端，相關部門開始嘗試使用數字化模式對房產檔案進行管理，雖然這種模式還存在一定的劣勢，但只要我們不斷探索、不斷改進，勢必會將管理中存在的弊端一一解決，真正實現高效化的房產檔案管理。希望通過本文對檔案數字化管理優勢與劣勢的分析，能夠對房產檔案數字化管理的推進與完善提供一定的幫助。

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