淺談新時期人事檔案管理規范化

文/中車唐山機車車輛有限公司　趙子瓏

淺談新時期人事檔案管理規范化

文/中車唐山機車車輛有限公司趙子瓏

隨著市場經濟的發展，人事檔案管理工作已成為現代企業管理中不可或缺的一部分，是企業進行決策的重要參考依據。企業傳統的人事檔案管理工作主要依靠行政手段進行材料的搜集和整理，隨著現代企業的經營規模日益加大，員工數目日益增多，人事檔案愈加復雜化，這就給檔案管理工作的開展帶來了一定的難度，傳統的管理方式難以滿足企業現代化發展的需要，因此在新時期下加強對企業內部人事檔案管理工作的規范化具有重要意義。文章首先對現階段人事檔案管理工作的不足進行分析，其次提出相應的解決對策，旨在提升人事檔案管理水平。

人事檔案；管理；規范化

人事檔案是記錄一個人的學習、工作、實踐、政治面貌、品德作風等的情況的文件材料，是個人工作表現、成長過程的真實寫照。人事檔案管理工作一方面反映了所在企業或單位發展軌跡，另一方面為企業制定人事決策提供了依據。人事檔案管理工作直接反映了一個企業的人力資源狀況，其工作開展的規范化直接關系企業的檔案資料利用率，因此加快人事檔案管理工作規范化已成為企業目前的重要任務之一。

一、新時期人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理工作重視度不夠。人事檔案管理工作的重視程度不夠是影響企業人事檔案工作發展的主要因素，其中主要表現在：一方面領導一直認為人事檔案管理工作是一項附屬性工作，做好資料的搜集和保存即可，另一方面存在人事檔案管理工作只是檔案管理部門人員的事情，對于人事檔案管理工作的重要性認識不足，出現檔案內容不全、真實性不足，在一定程度上阻礙了人事管理工作的開展。

（二）人事檔案信息有待完善。檔案管理工作涉及材料的收集、整理、保存等各環節，在材料收集過程中出現材料上繳不及時、信息不完備等問題，企業工作人員對人事檔案信息的收集重視度不夠，導致信息不完善、真實性不足問題，相關信息填寫中存在虛假信息，內容前后不符的問題，這一問題阻礙了人事檔案管理工作的發展。此外，隨著企業發展規模的不斷擴大，企業員工數量越來越多，人員結構也由原來的長期合同工、固定工的形式演變為公務員、長期工、臨時工、聘用制員工等多種形式，由于人員結構的復雜性，人事部門未采取相應制度的調整，工作量日益加大，從而導致人事檔案信息的完整性不足。許多員工的人事檔案委托人才市場保管，這就出現人事檔案的保管和歸檔工作的脫節，使得個人就業信息無法及時、準確歸檔。

（三）人事檔案管理信息化、科學化水平有待提高。互聯網技術的發展，促使人事檔案管理工作朝著信息化數字化方向發展，在檔案管理過程中，實現了紙質檔案向電子檔案管理方式的變革，網絡的信息共享和信息化管理，極大程度上提高了人事檔案管理部分工作效率的提高，但是在實際工作中網絡技術的應用僅限于信息的錄入和保存，尚未實現管理工作的全面信息化，依然受傳統管理方式的束縛，此外檔案信息可利用程度低也是管理工作的一大問題。

（四）人事檔案管理人員配備不合理。企業人事檔案管理部門存在人員配置不合理的問題，其主要表現在：人事檔案管理工作中在編人數比例較少，合同工占很大一部分，由于專業知識不足，使得工作難以順利開展，此外人事檔案工作人員年齡和教育兩極分化嚴重，大部分為快退休的人員，青年檔案工作人員所占比例較少，對于持證上崗工作落實力度不足。

二、人事檔案管理的規范化措施

（一）提高管理層對人事檔案管理工作的重視，完善檔案管理制度。管理層對人事檔案管理工作的高度重視是人事檔案工作得以規范化發展的重要保障。首先，管理層應充分認識到檔案管理工作與企業發展的緊密聯系。不斷創新檔案管理發展模式。其次，管理層要加快檔案管理部門基礎設施的完善工作，配備專門的檔案房、計算機等設備，做好物質方面的支持工作。最后，定期開展對檔案管理工作的監督檢查，一旦發現問題立刻解決。

（二）注重人事檔案內容的完善性、真實性。第一，檔案管理工作人員要在人事檔案進出時，及時做好信息的收集整理和檔案的補充工作。在信息收集時注重信息完善性和真實性的提高。第二，在檔案整理環節，應保持工作態度的嚴謹、認真、負責，運用現代化的信息管理方式進行檔案管理工作，此外在人事檔案借閱過程中要嚴格遵守相關的規章條例，做好重要檔案信息的保密工作。第三，為了實現檔案內容的真實、完善，檔案信息收集環節，擴大信息搜集范圍，注重對員工的職業道德、專業能力、工作表現、獎懲情況等各方面重點內容的搜集，真正做到為用人企業提供有參考價值的信息。

（三）創新人事檔案管理方式。人事檔案管理部門應不斷加快采用計算機技術的應用，實現人事檔案工作的信息化發展水平的提高，運用現代掃描技術將已有人事檔案內容存入電腦數據庫中，實現紙質數據和電子數據的雙重保護，同時檔案管理工作的信息化使得檔案的查閱更加便捷化。此外檔案管理部門還要加快檔案信息的共享化、公開化，促進檔案管理工作的透明化管理。

（四）注重人事檔案管理隊伍建設。首先，企業要不斷完善人事檔案管理部門的用人制度，檔案管理工作人員必須持有相關證件上崗。其次注重人員配比的合理化，注重人事檔案管理人員整體素質的提升。要注重高能力、高素質專業人才的引入，單位內部應以青年工作人員為主，加強員工的專業知識和管理方式的培訓。最后，提升人事檔案管理人員的服務意識。

三、結束語

人事檔案管理工作的規范化直接反映了一個企業管理水平的高低，因此相關工作人員要給予高度重視。在新時期下，人事檔案管理工作中還存在許多的不足，企業要根據自身實際，做好問題的分析和研究，并探尋有效的解決對策，不斷提升企業檔案管理水平。

［1］王博珍.新時期人事檔案管理規范化探究［J］.科技風，2014（15）:109-111.

［2］楊麗麗.新時期人事檔案管理工作的對策與思考［J］.黑龍江科學，2014（10）:346-346.